Vystavování opakujících faktur / nabídek za budoucí zúčtovací období
V menu je k dispozici sestava Vystavování opakujících faktur / nabídek za budoucí zúčtovací období. Tato sestava se používá v případě, že ve firmě existují opakující se doklady (nabídky, faktury) a chcete automaticky hromadně vystavit doklady na další období (např. nájemné, předplatné a další opakující se služby).
Jak funguje automatické vystavování opakujících se faktur
Základem pro vystavení dokladu na další období je existence nezaúčtované opakující se faktury za předchozí období. To znamená, že první opakující se faktura pro zákazníka se vždy vystavuje ručně s nastavením všech parametrů opakování, jako např:
- v jakém intervalu se má faktura opakovat (měsíčně, pololetně atd.);
- položky faktury (popis služeb), které mají být účtovány;
- částka faktury;
- vzhled, jazyk, umístění nákladů a další vlastnosti faktury.
Tato sestava vyhledá všechny existující opakující se faktury za předchozí období a zkopíruje je do nového období.
Pokud klienti platí za služby předem a není zaručeno, že faktura bude uhrazena, doporučujeme nejprve vystavit nabídku a poté fakturovat až na základě uhrazené nabídky.
Existují dvě možnosti, jak přerušit cyklus opakované fakturace:
- označit zákazníka jako neaktivního nebo
- označit poslední fakturu pro zákazníka jako neopakující se.
Spuštění sestavy pro automatickou opakovanou fakturaci
| | | ![]() |
| | | | Obrázek 1: Sestava pro vystavení periodických dokladů na další fakturační období |
|
Před spuštěním definujte kritéria pro výběr faktur, na jejichž základě se vygenerují doklady pro další fakturační období:
| Pro faktury v nákladovém středisku | Zvolte, zda chcete zohledňovat pouze opakující se faktury ve vybraném nákladovém středisku. |
| Pro zákazníky v nákladovém středisku | Zvolte, zda chcete vytvářet nové faktury pouze pro zákazníky v zadaném nákladovém středisku. |
| Jen pro aktivní zákazníky | Ve výchozím nastavení se doklady vytvoří pouze pro aktivní zákazníky. Pokud chcete vytvářet doklady pro všechny zákazníky, zrušte toto zaškrtnutí. |
| Periodičnost faktur | Zvolte režim opakování pro faktury z předchozího období, na jehož základě se vytvoří doklady pro následující období. Např. vyberte pouze měsíční faktury (lze vybrat více typů faktur). |
| Předchozí fakturační období do | Při kopírování do nového účetního období se berou v úvahu pouze opakující se faktury fakturované za období končící maximálně do zadaného data. |
| Nefakturovat za období před | Tento filtr omezuje, že se do nového fakturačního období kopírují pouze faktury fakturované za účetní období po zadaném datu. Např. pokud byla odběrateli naposledy vystavena faktura před 1. 1. 2022 a zadáme toto datum, pak se tato faktura nebude v roce 2023 opakovat. |
| Typ dokumentu | Zvolte typ dokumentu, který chcete připravit pomocí automatizace (nabídka/faktura nebo jejich koncept). |
| Kopírovat údaje o zákazníkovi z předchozí faktury | Pokud je tato možnost zaškrtnuta, údaje o zákazníkovi se zkopírují z předchozího opakujícího se dokladu, nikoli z adresáře. |
| Automaticky odeslat nabídku/fakturu zákazníkovi e-mailem | Je-li tato možnost zaškrtnuta, bude doklad po vystavení automaticky odeslán na e-mailovou adresu zákazníka. Tato volba funguje pouze při vytváření vystavených dokumentů. Návrhy faktur nelze odesílat na e-mail. |
| Spuštění simulace bez ukládání a odesílání dokumentů | Tuto možnost zaškrtněte, pokud chcete pouze spustit simulaci a zkontrolovat, kterým zákazníkům se bude skutečně fakturovat. Program připraví sestavu shrnující fakturaci na základě předem definovaných kritérií. |
| Formát souboru | Zvolte formát souboru, ve kterém bude připravena sestava o simulované fakturaci. |
Po nastavení všech kritérií klikněte na tlačítko Spustit pro přípravu sestavy:
| | | ![]() |
| | | | Obrázek 2: Generování periodických faktur pro další fakturační období |
|
 | Chcete-li automaticky vystavovat pravidelné faktury, můžete jejich zpracování naplánovat na konkrétní datum tak, že je zahrnete do automatického plánovače úloh a procesů a aktivujete tak automatické vystavování faktur a jejich zasílání zákazníkům e-mailem. |
