Zákazníci

V adresáři Zákazníci si můžete evidovat všechny stávající, minulé nebo potenciální zákazníky a veškeré informace o nich.

Na úvodní stránce se Vám zobrazí seznam veškerých zákazníků, které ale můžete jednoduše filtrovat a zobrazit si jen zákazníky, které v danou chvíli potřebujete. V seznamu se Vám zobrazí nejdůležitější informace o zákaznících jako jméno nebo název zákazníka, adresa a také identifikační čísla. Pro více informací o konkretním zákazníkovi si můžete otevřít jeho profil a zadané údaje si prohlédnout nebo je upravit.

1.1 Přidání nového zákazníka

Pokud chcete přidat nového zákazníka, tak klikněte na tlačítko Nový na pravé straně obrazovky. Zvolte typ subjektu, který vytváříte a pokračujte dál. Pro lepší přehlednost si můžete zákazníky vložit kódy zákazníka.

Podrobnější popis vložení povinných údajů partnera / zákazníka naleznete zde.

	Obrázek 1: Vložení nového zákazníka

V případě zahraničního zákazníka (mimo EU), vložte jeho DIČ do pole IČO. Pole DIČ je kontrolováno na správnost DIČ pro EU, tedy napojeno na registr VIES. Také zvolte správnou zemi zákazníka.

1.2 Přednastavení údajů na zákazníkovi pro ulehčení práce

Na detailu zákazníka si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření zákazníka se vám zobrazí levé menu. Záložka Obchodní podmínky umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

	Obrázek 2: Obchodní podmínky zákazníka - detail

1.3. Import dodacích adres zákazníků

Pokud má zákazník více dodacích adres, je nejlepším řešením jejich import ze souboru. Dodací adresy mohou být importovány z excel souborů - soubory z programů Excel, OpenOffice Calc, CSV formát.

Pro import dodacích adres si otevřete daného zákazníka v menu |Adresář |Zákazníci a vyhledejte si ho zde. Budou vám zobrazeny následující základní informace.

Soubor pro import dodacích adres musí mít následující strukturu (je nutné dodržet obsah i pořadí sloupců):

Import dodacích adresa zákazníka je dostupný přímo na konkrétním zákazníkovi nebo pod tlačítkem Více v menu |Adresář |Všichni partneři          Obrázek 3: Export dodacích adres ze všech partnerů nebo |Adresář |Zákazníci.          Obrázek 4: Export dodacích adres ze zákazníka příklad souboru s dodacími adresami deliveryaddresses_zakaznik Velikost souboru: 19,00 kB

Jakmile máte soubor s dodacími adresy vyplněn a připraven dle výše uvedené struktury, můžete naimportovat dodací adresy v menu |Adresář |Zákazníci, kde kliknete na vybraného zákazníka. V horní liště panelu nástrojů najdete tlačítko pro převod dat, kde dále zvolíte možnost Import dodacích adres z XLS / CSV souboru. Soubor nahrajte a uložte.

V souboru můžete mít vloženy dodací adresy pro více zákazníků, jednoduše rozlišeny podle kódů a názvu partnera. Ty budou importovány ke každému konkrétnímu zákazníkovi a ke zobrazení v záložce Dodací adresy.

	Obrázek 5: Importovaná dodací adresa

Po importu lze doručovací adresy také měnit nebo upravit kliknutím na záložku Dodací adresy, a poté klikněte na konkrétní název adresy.

	Obrázek 6: Úprava importované dodací adresy

Jakmile jste provedli dodatečné úpravy dodací adresy, nezapomeňte nová data potvrdit a uložit změnu!

1.4. Zahraniční zákazník

Přidat zahraničního zákazníka do Adresáře lze dvěma způsoby:

• skrze dokument

• přímo v Adresáři

1.4.1 Přidání skrze dokument

Zahraničního zákazníka je nutné v dokumentu přidat skrze tlačítko Nový, které najdete vedle pole pro vyhledání zákazníka. Dané pole se ukáže jakmile kliknete na popisek (klikněte zde pro výběr zákazníka...) v levém okně dokumentu. Následující proces je totožný s přidáním zákazníka skrze Adresář.

Stejné tlačítko najdete, pokud v pravém horním rohu okna zákazníka kliknete na tlačítko Upravit (viz. Obrázek 1).

	Obrázek 7: Místa, kde najít tlačíko "Nový"

	Obrázek 8: Nový zákazník

1.4.2 Přidání v Adresáři

V modulu |Adresář |Zákazníci najdete tlačítko Nový na pravé straně přehledu kontaktů.

Vyberete, zda jde o koncového zákazníka nebo o podnikatelský subjekt.

	Obrázek 9: Vyberte typ zákazníka

V případě koncového zákazníka vyplníte povinné údaje a uložíte.

V případě podnikatelského subjektu je nutné dodržet následující pravidla při vyplňování údajů: název, město a zemi, případně další náležitosti, které máte k dispozici u zákazníků z EU je nutné vyplnit DIČ (probíhá kontrola přes registr VIES)

	Obrázek 10: Zadání údajů nového zákazníka

1.4.3 Jazyk komunikace

Pokud máte zákazníka ze zahraničí, lze zjednodušit vzájemnou komunikaci několika kroky.

Při tvorbě nového zákazníka či při úpravě stávajícího lze v kartě zákazníka v sekci Obchodní podmínky nastavit Jazyk komunikace. Pokud necháte dané pole prázdné, nastaví se automaticky výchozí jazyk (Čeština). Po změně budou veškeré faktury, e-maily a jiné způsoby komunikace v daném jazyce.

	Obrázek 11: Jazyk komunikace

Pro správné fungování komunikace v dalším jazyce je nutné nastavit výchozí text pro e-mail, SMS a upomínky a výchozí šablonu dokumentů.

Nastavení výchozích textů upomínek, e-mailu či SMS naleznete na |Nastavení |Nastavení společnosti.

1.5. Individuální ceník pro zákazníka

Existuje mnoho možností, jak vytvářet různé strategie cen v programu. Můžete mít individuální ceníky produktů pro skupiny zákazníků [1.6], jednotlivé zákazníky nebo sezónní ceny.

V tomto případě při vytváření dokladů pro konkrétního zákazníka bude místo obecného ceníku produktů použit ceník produktů pro zákazníka. Můžete určit jak ceny maloobchodní tak i velkoobchodní.

Pro definování ceníku pro konkrétního zákazníka (např. VIP, dlouholetý atd.), je nutné následovat tyto kroky:

1. |Adresář |Zákazníci a otevřít si daného zákazníka, pro kterého chcete ceník vytvořit. V horním panelu nástrojů klikněte na a vyberte možnost "Export ceníku pro zákazníka > Otevřít v Excelu".

	Obrázek 12: Export ceníku na detailu zákazníka

2. Export dat - otevře se vám okno, které bude vypadat následovně:

• pole "export ceníku platného ke dni" - je vždy nastaveno aktuální datum, máte tak zaručeno, že jsou v exportovaném XLS souboru všechny aktivní produkty.
• zatrhávací možnost "Export pouze těch produktů, které mají platný ceník" - v případě, že tuto možnost vyberete, budou brány v potaz pouze produkty, u kterých je aktivní ceník (záložka ceník v kartě produktu).
• měna ceníku - tvoříte buď pro všechny měny nebo pouze pro určitou

	Obrázek 13: Export dat - ceník produktů

3. Úprava cen v XLS - exportovaný XLS soubor si otevřete a upravte potřebná data. Pokud definujete ceny pouze některých produktů, ostatní řádky s produkty můžete smazat pro lepší přehlednost. Vysvětlení jednotlivých polí:

	Obrázek 14: Upravený XLS soubor připraven pro import

Pokud chcete vložit ceník produktu pro více měn, je nutné pro každou měnu vytvořit zvlášť řádek s údaji o produktu. V tom případě vždy nastavujte měnu na celém dokumentu, nikoliv pouze na položce. Více o měně dokladu zde.

4. Import dat / ceníku - provedete opět stejnou cestou jako export dat. V menu |Adresář |Zákazníci si otevřete konkrétního zákazníka. Poté klikněte na a vyberte možnost "Import ceníku pro zákazníka ze souboru". Nastavte datum platnosti ceníku a klikněte na OK.

	Obrázek 15: Import ceníku

Dodatečná možnost používání ceníku musí být v tomto okně (níže) vybrána, jinak by se ceník nenaimportoval.

	Obrázek 16: Import ceníku - detail

Jakmile máme všechno kroky z výše uvedeného návodu provedeny, můžete přistoupit k testovací či ostré faktuře pro daného zákazníka. Nejprve vyberte zákazníka, uložte a poté vyberte produkty, pro které jste nadefinovali ceník.

1.6. Ceník pro skupinu zákazníků

Stejně jako je možné tvořit individuální ceníky pro jednotlivé zákazníky [1.5], můžete je zařadit do skupin a k nim přiřadit ceníky, např. dle regionu.

Postup je následující:

1. vytvořit skupiny zákazník - přejděte do |Nastavení společnosti |Skupiny zákazníků - vytvořte příslušné skupiny podle vašich kritérií.

	Obrázek 17: Vytvořte skupiny zákazníků

2. zatřídění zákazníka do skupiny - každého zákazníka lze zatřídit do vytvořené skupiny ručně nebo hromadně přes export a import XLS souboru. Kompletní návod naleznete zde [1.7.2].

• ručně - otevřete si daného zákazníka, vyberte záložku "Obchodní podmínky" a klikněte na "Upravit". V otevřené nabídce najděte pole "Skupina zákazníků". Vyberte příslušnou skupinu, klikněte na Potvrdit a změny uložte.

• hromadně - provedete exportem a následným importem upravených dat o zákaznících. V |Adresář |Zákazníci klikněte na Více a vyberte "Export dat o zákaznících do excelu". Ve staženém XLS najděte sloupec BC s název "Skupina zákazníka" pro vložení označení skupiny.

	Obrázek 18: Export dat o zákaznících

	Obrázek 19: Sloupec v XLS souboru pro doplnění označení skupiny zákazníků

Jakmile máte XLS soubor upraven a doplněn o označení skupiny zákazníků, přejděte zpět k importu dat. Opět přes |Adresář |Zákazníci tlačítko "Více - Import dat o zákaznících z Excelu". Zkontrolujte si importovaná data na jednotlivých zákaznících. Doporučujeme vždy hromadně zatřídit pouze několik záznamů a poté zopakovat pro všechny.

Dostupnost funkce import dat / zákazníků, závisí na příslušných uživatelských právech. Pokud ji nevidíte, kontaktujte administrátora vašeho účtu nebo naši uživatelskou podporu.

3. vytvořit ceníky s danými produkty a napojení na skupiny zákazníků - postupujete přes stejnou logiku export / import dat pro danou skupinu zákazníků. V |Nastavení společnosti |Skupiny zákazníků otevřete danou skupinu, klikněte na a vyberte první možnost "Export ceníku pro skupinu zákazníků". Soubor upravte a importujte stejnou cestou zpět a vyberte druhou možnost "Import ceníku pro skupinu zákazníků". Po výběru zákazníka z určité skupiny na fakturu by měla být brána v potaz importovaná data z ceníku.

1.7. Skupiny zákazníků

Program umožňuje propojit jednotlivé zákazníky a vytvořit z nich skupiny dle různých kritérií. Může to být např. různé ceny, slevy pro zákazníky a další. Pomocí skupin se tak vyhnete ručnímu nastavování ceny nebo slevy pro každého zákazníka individuálně. Pomocí skupin zákazníků lze vyhledávat či filtrovat data v přehledech a reportech.

Nejprve je nutné vytvoření skupin, což je popsáno v kapitole Vytvoření skupiny zákazníků [1.7.1].

Po vytvoření skupiny je nutné zatřídění zákazníka do konkrétní skupiny. To můžete provést jednotlivě nebo hromadně - více o tomto tématu zde [1.7.2].

1.7.1. Jak vytvořit skupinu zákazníků

Funkce Skupiny zákazníků slouží pro vytvoření přehlednější evidence zákazníků v případě, že se jedná o stejnou skupinu, např. při poskytování slev nebo určování konkrétních ceníků. Více o specifikaci ceníků pro skupiny zákazníků zde [1.6].

Chcete-li zadat novou skupinu zákazníků, klikněte na tlačítko Nový, kde se otevře následující vstupní okno.

	Obrázek 20: Skupiny zákazníků

1.7.2. Jak zatřídit zákazníka do skupiny

Každého zákazníka lze zatřídit do vytvořené skupiny ručně nebo hromadně přes export a import XLS souboru.

1. ručně - otevřete si daného zákazníka, vyberte záložku "Obchodní podmínky" a klikněte na "Upravit". V otevřené nabídce najděte pole "Skupina zákazníků". Vyberte příslušnou skupinu, klikněte na Potvrdit a změny uložte.

	Obrázek 21: Zatřídění do skupiny

2. hromadně - provedete exportem a následným importem upravených dat o zákaznících. V |Adresář |Zákazníci klikněte na Více a vyberte "Export dat o zákaznících do excelu". Ve staženém XLS najděte sloupec BC s název "Skupina zákazníka" pro vložení označení skupiny.

	Obrázek 22: Export souboru dat o zákaznících

Jakmile máte XLS soubor upraven a doplněn o označení skupiny zákazníků, přejděte zpět k importu dat. Opět přes |Adresář |Zákazníci tlačítko "Více - Import dat o zákaznících z Excelu" - viz níže. Zkontrolujte si importovaná data na jednotlivých zákaznících v záložce "Obchodní podmínky". Doporučujeme vždy hromadně zatřídit pouze několik záznamů a poté zopakovat pro všechny.

	Obrázek 23: Import aktualizovaného souboru se zákazníky zpět

Dostupnost funkce import dat / zákazníků, závisí na příslušných uživatelských právech. Pokud ji nevidíte, kontaktujte administrátora vašeho účtu nebo naši uživatelskou podporu.

1.8. Účetnictví

Na detailu zákazníka si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření zákazníka se vám zobrazí levé menu. Záložka Účetnictví umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

	Obrázek 24: Záložka Účetnictví - náhled