Účetní deník

Účetní deník je seznam účetních záznamů Vaší společnosti uspořádaných v časové posloupnosti. V rámci účetního deníku je možné si vytvářet podkategorie, obvykle specializované podle druhů (např. přijaté a vydané faktury). Záznamy se mohou do účetního deníku vkládat přímo nebo vznikají přenosem z jiné agendy.

V deníku jsou uvedeny základní údaje - číslo účetního dokladu, druh, typ deníku, datum zaúčtování a datum transakce, účtovací předpis (strany Má dáti/ Dal) a částka. Vždy je třeba, aby v rámci jednoho záznamu byly vyrovnány částky na straně Má Dáti a Dal. Tím je zajištěna vyrovnanost celkových obratů a vyrovnanost rozvahy.

Pokud nejsou částky vyrovnané, označí se sloupce daného řádku Má dáti a Dal červeně.

Obrázek 1: Náhled účetního deníku

1.1 Práce se záznamy

V Účetním deníku lze provádět všechny operace se záznamy jako v ostatních agendách. Navíc je zde funkce Hromadné uzavření účetních deníků, kterou můžete uzavřít vícero deníků najednou, kterou naleznete v nabídce Více. Po uzavření není možné do deníků již nic zapisovat, proto je vhodné je uzavřít v rámci účetní uzávěrky. Ve stejné nabídce lze deníky znovu otevřít, pokud chcete provést dodatečné úpravy.

Obrázek 2: Hromadné uzavření účetních deníků

1.2 Druhy účetních deníků

Pro větší přehlednost v účetnictví si máte možnost založit více účetních deníků a rozdělit je podle specializovaných druhů (např. vystavené faktury, přijaté faktury atd.). Ty slouží pouze pro dodatečnou evidenci, na zaúčtování a účetní výstupy nemají vliv.

1.3 Číslování účetních deníků

Číslování není nutné speciální nastavovat, všechny účetní deníky se automaticky číslují na základě jejich vytvoření (čas. posloupnost). Pokud si i přesto chcete zachovat číselnou řadu - např. využíváte interní doklady jako samostatnou evidenci dokladů, doporučujeme si nastavit individuální číslování.

Provedete tak v |Nastavení |Nastavení společnosti |Číslování dokumentů - pole Číslování účetních deníků nastavte na možnost podle interního druhu. Poté potvrďte změnu. Při vytváření nového účetního deníku bude vždy brán v potaz jeho druh a ten účtován v samostatné číselné řadě.

Vytvoření nového účetního deníku

Pro založení nového účetního deníku klikněte na tlačítko Nový účetní deník v pravém horním rohu.

Obrázek 3: Vstupní maska pro založení nového nebo úpravu stávajícího účetního deníku

Účetní období	Zadejte účetní období, ke kterému se účetní deník vztahuje.
Číslo deníku	Zadejte pořadové číslo deníku. Bude automaticky předvyplněno.
Druh	Vyberte druh účetního deníku, např. interní doklady.
Typ deníku	Tento údaj není povinný, používejte pouze v případě potřeby. Typ účetního deníku (podkategorie), např. pokladna v EUR a CZK.
Datum zaúčtování	Datum, kdy se doklad zaúčtoval.
DUZP	Datum uskutečnění zdanitelného plnění. Podle tohoto data se deník promítne do příslušného účetního období. Doporučujeme vyplnit stejné datum, jako datum zaúčtování.
Poznámky	Můžete vytvořit poznámku k deníku, např. interní doklad.
Použít poznámky jako výchozí text u jednotlivých záznamů	Pokud zvolíte tuto možnost, propíše se poznámka do textu účetního záznamu.

1.4. Vložení počátečního stavu účtů (ručně)

V případě, že přecházíte do Eurofaktury z jiného účetní SW a potřebujete si vložit PS (počáteční stavy) ručně (nemáte k dispozici data pro import), postupujte podle návodu níže.

1. |Účetnictví |Účetní deník zde vytvořte účetní deník.

Jako druh zvolte otevření účetního období.

Datum zaúčtování vyplňte 1.1. příslušného nového účetního období (v našem příkladu 1.1.2021)

Datum DUZP vyplňte poslední den předchozí roku (v našem příkladu 31.12.2020).

Poznámku si vložte pouze pro vaši orientaci a lepší identifikaci účetního zápisu v budoucnu.

Klikněte na OK a účetní deník bude vytvořen.

Obrázek 4: Vytvoření účetního deníku pro vložení PS účtů

2. Vyplnění počátečních stavů na účtech

Pro vložení transakcí klikněte na Přidat novou položku, v tomto okně vložte číslo účtu, částku na příslušnou stranu účtu (Má dáti / Dal) a také popis (text). Kliknutím na OK, bude přidán tento záznam. Nyní ještě musíte vložit protiúčet pro zachování vyrovnanosti aktiv a pasiv. Zápis si usnadněte kliknutím na tlačítko Vyrovnání účetního deníku - viz obrázek 3.

Obrázek 5: Vložení PS stavu účtů

Obrázek 6: Vyrovnání účetního deníku

3. Uložení účetního deníku a ověření správnosti účetních záznamů

Jestliže máte veškeré účty vloženy do tohoto otevíracího účetního deníku, vše uložte (kliknutím na Uložit) a můžete přistoupit k rychlé kontrole. Tu provedete v |Účetnictví |Obratová předvaha - zobrazte si aktuální nový rok a zkontrolujte sloupec Počáteční zůstatek.

Obrázek 7: Ověření vloženích PS v obratovce

Při správném vložení PS budou transakce promítnuty do sloupce "Počáteční stav" v sestavách - např. v Obratové předvaze.

1.5. Interní doklady

V našem programu nemáme samostatnou kategorii Interní doklady jak jste možná zvyklí z jiných účetní programů. Samozřejmě ale u nás interní doklady účtovat lze.

Interní doklady nevstupují do DPH přiznání ani příslušných hlášení, stejně tak je nelze likvidovat v Bance.

Vždy postupujte následovně |Účetnictví |Účetní deník, klikněte na Nový účetní deník. Automaticky je doplněno účetní období a čís. deníku. V poli Druh zvolte interní doklady, vyberete vhodné data a vložte Poznámky - text zde uvedený je možné použít jako popis všech účetních operací v deníku zakliknutím funkce Použít poznámky jako výchozí popis účtů na deníku.

Obrázek 8: 1. krok - vytvoření interního dokladu

Po kliknutí na OK se Vám otevře prázdný účetník deník. Pro samotné účtování klikněte na znaménko plus v liště na levé straně okna, nebo na Přidat novou položku na pravé straně okna. A otevře se Vám následující:

Obrázek 9: 2. krok - vložení dat a zaúčtování

Tlačítko Potvrdit a přidat další Vám automaticky uloží předchozí zaúčtování a můžete pokračovat. Pokud kliknete pouze na OK, program Vás upozorní, že tato transakce není úplně, a účetní deník není vyrovnaný. Můžete si ušetřit opisování stejných částek nebo textu a kliknout rovnou na Vyrovnání účetního deníku. Tato volba Vám zkopíruje data z předchozí vložení dat, vy vyplníte pouze účet, na který má být druhá část účetní operace zaúčtována.

Nezapomeňte kliknout na Uložit. Dokud na toto tlačítko nekliknete, bude stále žlutě blikat.Po uložení záznamů bude zaúčtování daného interního dokladu vypadat následovně:

Obrázek 10: 3. krok - zaúčtování interního dokladu

1.6. Přehled interních dokladů

Pokud chcete vyhledat určitý interní doklad, ve vyhledávacím poli Druh zvolte interní doklady, potvrďte tlačítkem Hledat a zobrazí se Vám vytvoření interní doklady za dané období.

Obrázek 11: Vyhledávání interních dokladů

1.7. Ostatní pohledávky a ostatní závazky

V našem programu nemáme samostatnou kategorii Ostatní pohledávky a ostatní závazky jak jste možná zvyklí z jiných účetních programů. Samozřejmě ale lze tyto dokumenty evidovat a účtovat.

Ostatní pohledávky a ostatní závazky vstupují do DPH přiznání a příslušných hlášení, stejně tak je lze likvidovat v Bance.

Mezi ostatní pohledávky a ostatní závazky se mohou řadit předpisy, jako je např. nájemné, pojistky, půjčky, reklamace apod.

Postup jak si vytvořit Ostatní pohledávky a Ostatní závazky jako samostatné druhy účetních dokladů je popsán níže.

1.7.1 1. Vytvoření nákladového střediska

V modulu |Účetnictví |Kódy a nastavení |Nákladová střediska vyberete možnost Přidat nové nákladové středisko. Vyplníte zde povinné údaje označené hvězdičkou - kód a popis. V popisu můžete ihned vepsat agendu, kterou si tvoříte - např. Ostatní pohledávky (viz Obrázek 1).

Obrázek 12: Vytvoření nákladového střediska

1.7.2 2. Vytvoření číselné řady

V pravém horním rohu klikněte na |Nastavení |Nastavení společnosti |Číselné řady a nadefinujte si zde číselnou řadu propojenou s Ostatními pohledávky. Více informací o formátu číslování v kapitole Číselné řady.

Pro Ostatní pohledávky zvolte jako typ dokladu Vystavená faktura. Agendu ostatních pohledávek budete spravovat pod vystavenými fakturami.

Pro Ostatní závazky zvolte jako typ dokladu Přijatá faktura. Agendu ostatních závazků budete spravovat pod přijatými fakturami.

Obrázek 13: Vyvtoření číselné řady

1.7.3 3. Číslování dokumentů podle nákladových středisek

Před samotným vystavením Ostatní pohledávky nebo Ostatního závazku, je nutné ještě změnit způsob číslování dokumentů.

|Nastavení |Nastavení společnosti |Číslování dokumentů u možností Číslování vystavených faktur a Číslování přijatých faktur zvolte číslování podle nákladových středisek a klikněte na Potvrdit

Obrázek 14: Zvolit nový způsob číslování dokumentů poodle nákladových středisek

1.7.4 4. Tvorba dokladu

Při samotném tvoření těchto dokladů postupujte stejně jako při vytvářením faktury / přijaté faktury. S tím rozdílem, že vždy musíte připojit doklad k již vytvořenému nákladovému středisku, který představuje buď Ostatní pohledávky nebo Ostatní závazky.

Ostatní pohledávky	jsou spravovány v modulu \|Prodeje \|Faktury
Ostatní závazky	jsou spravovány v modulu \|Nákupy \|Přijaté faktury

Při vytváření Ostatní pohledávky v modulu Prodeje, vytvořte Novou fakturu. V novém okně klikněte v horní liště pod panelem nástrojů na Upravit a vyberte příslušné nákladově středisko.

Obrázek 15: Volba nákladového střediska na detailu dokumentu

Dále postupujete jako při vystavování klasické faktury. Po uložení tohoto dokumentu se Vám číslo ostatní pohledávky vytvoří podle Vámi vloženého vzoru v číselných řadách (viz Obrázek 5).

Obrázek 16: Vystavená ostatní pohledávka

1.7.5 5. Přehled ostatních pohledávek a ostatních závazků

Ostatní pohledávky a jejich přehled najdete jednoduše |Prodeje |Faktury a ve vyhledávacím poli u možnosti Náklad. stř. zvolíte dané nákladové středisko. Např. 007 - Ost. pohledávky (viz Obrázek 6).

Ostatní závazky a jejich přehled najdete jednoduše |Nákupy |Přijaté faktury a ve vyhledávacím poli u možnosti Náklad. stř. zvolíte dané nákladové středisko.

Obrázek 17: Přehled ostatních pohledávek

1.7.6 6. Likvidace ostatních pohledávek a ostatních závazků

Stejně jako vystavené a přijaté faktury, tak i ostatní pohledávky a závazky budete moci likvidovat v bance.

Stejný postup lze aplikovat pro interní doklady, pro evidování plateb kartou a další důležité dokumenty.

1.8. Zaúčtování dokladů - jednotlivě

Vystavené a přijaté doklady lze účtovat jednotlivě. Na každém dokladu, který je připraven k zaúčtování, tzn. má všechny náležitosti vyplněny (je vystaven, má vyplněn účet pro zaúčtování nákladů v případě přijaté faktury), naleznete tlačítko Zaúčtování.

Možnost jednotlivě účtovat doklady doporučujeme. Obzvlášť pokud s naším programem nebo s účetnictvím začínáte. Touto cestou máte tak větší přehled a možnost zachytit případné nepřesnosti ihned.

Po kliknutí na tlačítko Zaúčtování se vám zobrazí následující stránka, která nabízí zaúčtování do jednoho hromadného deníku či samostatného deníku. Více o tomto tématu naleznete v kapitole Druhy účetních deníků [1.11]. V případě, že doklady účtujete samostatně (netvoříte si dodatečnou evidence dle druhů účet. deníků), klikněte na horní tlačítko Vybrat>>

Obrázek 19: Výběr účetního deníku pro zaúčtování faktury

Zobrazí se vám nové okno se zaúčtováním daného dokladu. V případě, že potřebujete změnit zaúčtování / předkontaci, jednoduše klikněte na číslo účtu a změňte. Po změnách použijte tlačítko Uložit.

Obrázek 20: Detail zaúčtování faktury v účetním deníku

Po uložení bude vždy v dolní části dokumentu zobrazeno zaúčtování.

Obrázek 21: Zaúčtování dokumentu - detail zaúčtování

1.9. Zaúčtování dokladů - hromadně

Vystavené a přijaté doklady lze účtovat i hromadně např. jednou týdně, měsíčně, denně. Na přehledu dokladů naleznete tlačítko Více, pod kterým se skrývá možnost Hromadné zaúčtování dokladů.

Obrázek 22: Hromadné zaúčtování vystavených faktur

Každý doklad, který je připraven k zaúčtování, tzn. má všechny náležitosti vyplněny (je vystaven, má vyplněn účet pro zaúčtování nákladů v případě přijaté faktury), bude zobrazen na seznamu pro zaúčtování.

Po kliknutí na tlačítko "Hromadné zaúčtování dokladů" se zobrazí seznam pro jejich zaúčtování. Po kontrole dokladů klikněte na tlačítko Zaúčtovat.

Obrázek 23: Seznam faktur pro zaúčtování

Tlačítko Výběr účetního deníku pro zaúčtování vás odkáže na výběr deníku, do kterého chcete zatřídit zaúčtování faktur v případě, že evidujete všechny vystavené faktury v jednom účetním deníku.

1.10. Účtování dokladů v cizí měně

Při účtování dokladů v cizí měně je potřeba dodržovat zápis cizí měny do zaúčtovacího předpisu.

Obrázek 24: Zaúčtování cizích měn - faktura v cizí měně

1.10.1 Jak povolit účtování cizí měny?

V menu |Účetnictví |Kódy a nastavení |Účetní osnova si otevřete daný účet, který chcete nastavit jako možný k účtování v cizí měně.

Dále zvolte tyto možnosti účtu:

Účtování v cizí měně povoleno - bude možné vkládat cizí měnu na daný účet, ale nebude to povinností
Při zaúčtování je povinné vložit částku v cizí měně - zaúčtování v cizí měně je povinné, proto se vám nestane, že na vložení částky zapomenete. Účtování s touto volbou budete mít správně.

1.11. Druhy účetních deníků

Zaúčtování dokladů lze provést jednotlivě dle dokladů nebo hromadně do podskupiny účetního deníku.

Obrázek 25: Zaúčtování do deníku - nového nebo existujícího

1.12. Import účetních deníků přes průvodce

Importujte zaúčtování (účetní záznamy) ze souboru pomocí průvodce. Takový soubor není potřeba předem upravovat dle požadované struktury, ale pomocí průvodce jednoduše namapujete obsah jednotlivých sloupců.

Program si mapování pamatuje a pokud vždy exportujete záznamy z jiného programu ve stejném formátu, namapování stačí pouze zkontrolovat a pokračovat dalším krokem.

Tato funkce je určena pro uživatele, kteří přenášejí účetní data z jiných programů do Eurofaktury. Není třeba ztrácet čas tvořením struktury dle požadovaných parametrů programu, ale jednoduše namapovat pomocí průvodce. Data lze importovat ze souborů ve formátech Excel, CSV, ODS.

V menu |Účetnictví |Účetní deník otevřete si existující nebo vytvořte nový deník a pod ikonu převodu dat vyberte možnost "Import vstupů do účetního deníku ze souboru - NOVÝ".

Obrázek 26: Výběr možnosti pro import

Popis celého procesu viz níže.

1.13. 1. IMPORT SOUBORU

Vybereme soubor, který máme v počítači uložený a nahrajeme. Klikneme na tlačítko Další >.

Obrázek 27: Nahrání souboru pro import

Pokud není soubor ve správném formátu nebo neobsahuje data, program na to upozorní. Upozorní také v případě, že je v souboru více než 10 000 řádků.

1.14. 2. MAPOVÁNÍ A KONTROLA ÚDAJŮ

Po importu následuje mapování údajů ze souboru na parametry programu a jejich následná kontrola. Tímto mapováním jednoznačně určíme, která data ze souboru chceme importovat do deníku a která představují data v jednotlivých sloupcích.

Obrázek 28: Kontrola a mapování dat

Z obrázku viz výše lze vidět, že je ve sloupci A údaj o datu DUZP. V tabulce vlevo vyberte atribut DUZP (datum dod.) (1) a kliknutím na tlačítko >> (2) provedete namapování prvního údaje / sloupce. Namapovaný sloupec se převede do tabulky napravo.

Obrázek 29: Namapování prvního sloupce

Mapování dat takto provedeme pro všechny sloupce až po ten poslední. Pokud je v souboru sloupec s daty, která pro import nebudeme potřebovat, zvolíte atribut (přeskočit sloupec) pro každý takový sloupec. Toto označení lze používat v souboru vícekrát, zatímco ostatní atributy z levé tabulky lze použít pouze jednou.

Obrázek 30: Mapování dat souboru

Pokud jsme při namapování udělali chybu, lze ji opravit pomocí tlačítka <<. Pokud nešlo o data z posledního řádku, budou mít data z pravé tabulky přehozené názvy (posunuté o jeden odstraněný řádek). Pokud chcete zpět zatřídit namapováný sloupec, je nutné v pravé tabulce kliknout na řádek nad tím (pokud chcete namapovat sloupec B, klikněte na sloupec A vpravo) a vyberte z levé tabulky příslušný atribut.

Pro pokračování v importu klikněte na tlačítko Další >. Kdykoliv se můžete vrátit i zpět přes < Předchozí.

1.15. 3. DODATEČNÉ ÚDAJE

Po dokončení mapování je před samotným importem k dispozici poslední kontrola a potvrzení počtu nových či již existujících importovaných dat. Je možné založit i nové partnery, které ještě v adresáři neexistují.

Obrázek 31: Poslední kontrola a potvrzení údajů

Pokud je vše v pořádku klikněte na tlačítko Dokončit. Pokud si nepřejete soubor naimportovat klikněte na Zrušit.