První kroky v Eurofaktuře
Tato kapitola poskytuje základní instrukce pro práci s programem Eurofaktura. Pro rychlý návod jak správně pracovat s dokumenty a daty, aby vše odpovídalo Vašim požadavkům slouží karta Základní práce v dokumentu:
- Nastavení - s čím začít [1]
- Základní práce v dokumentu [3]
- Panel nástrojů v dokumentu
- Zadávání dat [4]
- Tisk dokumentů [5]
- Zpracování a příprava sestav [6]
Pro správné fungování je nutné vyplnit údaje v sekci
- Nastavení
- Můj účet
- Změna hesla
- Mé nastavení
- Nastavení společnosti
- O nás
- Administrace společností
- Administrace uživatelů
 | If you're an English speaker, go to the page Help in English / other languages for help with translating the guide. |
Veškeré informace týkající se ovládání a funkcí programu Eurofaktura.cz naleznete v této nápovědě (uživatelské příručce), která je vždy dostupná, kdekoliv v programu pod ikonou otazníku. Viz níže.
| ||||
Kdekoliv v programu uvidíte samostatnou ikonu otazníku, také vás odkáže na nápovědu.
| ||||
V naší online nápovědě lze vyhledávat pomocí klíčových slov nebo podle přesnějších kritérií, pro rychlejší nalezení vaší odpovědi.
| ||||
| Před používáním programu Eurofaktura.cz doporučujeme důkladně pročíst tuto nápovědu. Pravidelně zveřejňujeme i videonávody na https://youtube.com/playlist?list=PLb8bSZn94o64Mv_OOaMYbpv0-4TwR-FdV. Další informace a novinky najdete na našem blogu https://eurofaktura.com/czfaktura/blog/. |
1. Nastavení - kde začít?
Před jakýmkoliv vystavováním či další prací je nutné si zkontrolovat, zda-li máte aktivní a vyplněné základní nastavení v programu.
1.1 Základní údaje o společnosti
Tuto sekci najdete v . Zde máte možnost změnit fakturační adresu a kontaktní údaje o společnosti, které jste vyplnili při registraci. Také zde můžete určit, zda-li jste či nejste plátci DPH či identifikovaná osoba. Více na Základní údaje o společnosti.
| ||||
1.2 Nastavení účetnictví
V sekci můžete upravit metodu účetnictví a Vaše výchozí účetní období - viz Účetnictví.
| ||||
1.3 Platební metody
V sekci si vyberete aktivní platební metody, které budete používat (např. bankovní převod, hotovost atd.) a jejich dodatečná nastavení.
| ||||
1.4 Výchozí text e-mailu e-faktur
V Eurofaktuře máte jedinečnou možnost zasílat e-faktury a nastavit si výchozí text doprovodného e-mailu. Více o jejich benefitech najdete na Výchozí text e-mailu.
| Pokud chcete používat přednastavený výchozí text e-mailu, je nutné jej potvrdit kliknutím na . Až poté bude brán v potaz. Pokud jej nepotvrdíte, bude text e-mailu prázdný. |
| ||||
1.5 Daně
V sekci vyberte příslušný finanční úřad (pro správné vyplnění DPH, KH a SH přiznání). Dále vyplňte i Vaši spisovou značku / označení živnostenského listu. Více o nastavení daní najdete na stránce Daně.
| ||||
1.6 Bankovní účet
Pokud používáte platební metodu bankovní převod, tak si v sekci přidejte bankovní účet. Jak na to najdete na Bankovní účty.
Pokud kliknete na šipku vedle tlačítka , tak vidíte možnost přidat další typy bankovních účtů, jako je Paypal, SumUp, Barion a další. Seznam online platebních bran, které podporujeme, najdete na Bankovní účty pro online platby.
| ||||
2. Popis úvodní stránky
Úvodní stránka se Vám zobrazí po přihlášení a slouží pro přehled aktuálních informací o stavu Vašeho podnikání. Může se jednat o měsíční hospodářský výsledek, přehled nezaúčtovaných dokladů, nezaplacených faktur, nezpracované pošty a dalších indikátorů, které si pro své potřeby budete chtít nastavit.
Úvodní stránka se dělí na:
- uživatelský panel a tlačítka
- grafy a přehledy
2.1 Uživatelský panel
V pravé horní části úvodní stránky vidíte uživatelský panel. Tento panel zůstává, ať už jste na jakékoliv stránce v programu. Můžete zde vidět, pod jakou společností a jakým uživatelským účtem jste přihlášený.
Uživatelský účet
Část ukazující Vaše jméno a uživatelské jméno (v závorce) slouží i ke změnám v rámci Vaší aktuální relace (aktuálního přihlášení). Slouží pro rychlé změny, např. když chcete použít program v jiném jazyce či účtovat v předchozím účetním období.
| Jakékoli změny, které zde uděláte (kromě změny kontaktních údajů a hesla) jsou platné pouze pro Vaši aktuální relaci. Po odhlášení se nákladové středisko, jazyk atd. nastaví zpět podle dat v modulu Nastavení. |
| Změna kontaktních údajů | Zde můžete změnit Váš kontaktní e-mail a telefon. Pro změnu telefonního čísla musíte zadat do programu kód odeslaný na nově zadané číslo. |
| Změnit heslo | Zde můžete trvale změnit heslo Vašeho uživatelského účtu. |
| Přepnout uživatelský účet | Pokud máte přístup do Více uživatelských účtů, můžete zde přepnout Vaši relaci. |
| ||||
Společnosti
Pokud máte více společností, můžete mezi nimi jednoduše přepínat pomocí šipky vedle názvu společnosti. Druhou firmu můžete spravovat v samostatném okně.
| ||||
2.2 Tlačítka
V pravém horním rohu najdete tlačítka: Odhlásit se , Podpora
a Nové okno
.
Podpora nabízí několik způsobů, jak se dostat k odpovědím.
| Pomoc | První řádek "Pomoc" odkazuje na uživatelskou příručku (databázi návodů, kde se nyní nacházíte). |
| Podpora | Zde najdete e-mailový kontakt na uživatelskou podporu, dostupnou od 8:00 do 16:00 hod každý pracovní den. |
| Telefonní pomoc | Zde najdete kontakt na telefonní podporu, dostupnou od 8:00 do 16:00 hod každý pracovní den. |
| Vzdálená podpora | Pro jednodušší komunikaci s uživatelskou podporou je zde možnost spojit se přes vzdálenou plochu (TeamViewer). Po stáhnutí (dle Vašeho operačního systému) a spuštění této aplikace můžete dát přístup uživ. podpoře na svoji plochu, kde můžete snadno ukázat, jaký problém řešíte, či vidět, co Vám podpora prezentuje. |
| ||||
2.3 Grafy a přehledy - přidání widgetu
Video návod o úpravě úvodní stránky máte k dispozici zde - https://youtu.be/eb2tsgkHQHM.
Pro přidání nového widgetu stačí kliknout na tlačítko . Poté si stačí vybrat, jaký widget si přejete na úvodní stránku umístit. V orientaci Vám pomůže kategorické rozdělení widgetů v menu vlevo (viz Obrázek 5).
Popis panelů a dalších tlačítek najdete na Panel nástrojů v dokumentu.
| ||||
| ||||
3. Základní práce v dokumentu
Po otevření programu se zobrazí panel s hlavní nabídkou modulů (Obrázek 1).
| ||||
Pro přístup k fakturám zvolte modul
| ||||
Poté pro přístup k vybraným dokumentům zadejte kritéria výběru v horním panelu podle kterých se dokumenty vygenerují (např. podle data u vystavených faktur podle Obrázku 3). Po zadání kritérií klikněte na tlačítko . Poté se vygeneruje seznam dokumentů, který se váže k Vámi vybrané sekci.
| ||||
| Tato ikona Vám dává informaci, že daný doklad doposud nebyl zaúčtován v hlavní knize. |
Kliknutím na požadovaný doklad se zobrazí stránka s podrobným náhledem na daný dokument. Podle charakteru dokumentu můžete provádět veškeré operace, které se k němu vztahují. Např. u vystavených faktur lze dokumenty upravovat/ zadat platbu, u pokladních dokladů a bankovních transakcí lze dokumenty zaúčtovat a další.
| ||||
Nastavení úprav dokumentů
Nastavení jazyka, výchozího formátu souboru a dalších funkcí dokumentu naleznete v Nastavení - Mé nastavení - Uživatelské rozhraní - Přehled a úprava dokumentů (Obrázek 5 a 6).
| ||||
| ||||
Dodatečné možnosti
| ||||
Více informací ohledně práce s fakturami naleznete v sekci Vystavení faktur.
3.1 Panel nástrojů v dokumentu
Na každé stránce v programu Vás bude provázet hlavní panel s hlavními funkcemi pro práci v programu.
| ||||
Význam jednotlivých ikon na hlavním panelu nástrojů:
| Kliknutím na tuto ikonu se vrátíte na svoji domovskou stránku v programu. Tato funkce je k dispozici také pomocí klávesnice Ctrl+Home . | |
| Kliknutím na tuto ikonu se Vám otevře nové okno na další záložce. | |
| Tato ikona Vás odkáže na uživatelskou podporu. Prostřednictvím této ikony se dostanete na nápovědu, emailovou podporu, telefonní pomoc nebo si můžete stáhnout aplikaci pro vzdálenou pomoc. | |
| Kliknutím na tuto ikonu se odhlásíte z programu. | |
| Kliknutím na tuto ikonu si můžete nastavit lištu pro zkratky nejvíce používaných funkcí. | |
| Tato ikona Vás odkáže na uživatelskou nápovědu, která Vám pomůže v případě, když si nebudete vědět rady. |
3.2 Panel nástrojů v dokumentu
V celém programu se téměř na každé stránce používá standardní panel nástrojů s tlačítky pro spouštění nejčastěji používaných funkcí. Najetím kurzoru uvidíte nápovědu s popisem funkce daného tlačítka a klávesové kombinace pro rychlou aktivaci těchto funkcí bez nutnosti použití myši.
| ||||
Význam jednotlivých ikon na panelu nástrojů:
 | Kliknutím na tuto ikonu se vrátíte k předchozí úloze. Není to nutně předchozí stránka. Tato funkce je k dispozici také pomocí klávesnice Esc . |
 | Kliknutím na tuto ikonu se Vám zobrazí vstupní maska pro vytvoření nového dokumentu stejného typu jako poslední dokument. Např. pokud se nacházíte v objednávce, kliknutím na tuto ikonu se zobrazí vstupní maska pro zadání nové objednávky. |
 | Kliknutím na tuto ikonu můžete zkopírovat aktuálně zobrazený dokument. Po kliknutí obdržíte vstupní masku pro nový dokument, do které jsou zkopírovány data z aktuálně zobrazeného dokumentu. |
 | Kliknutím na tuto ikonu se zobrazí maska pro zobrazení a vyhledávání dokumentů. Např. ve vstupním okně objednávky po kliknutí na tuto ikonu přejdete do formuláře pro prohlížení a vyhledávání objednávek. Tato funkce je k dispozici také pomocí klávesnice Shift+Home . |
 | Kliknutím na tuto ikonu můžete rychle procházet předchozí nebo následující dokumenty. Např. při procházení dokumentů můžete klepnutím na tuto ikonu zobrazit dokument, který byl v seznamu před nebo po zobrazeném dokumentu. Tímto způsobem se nemusíte vracet k celému seznamu dokumentů, ale stačí kliknout na tuto ikonu. Tato funkce je k dispozici také pomocí klávesnice Ctrl + <- nebo Ctrl + -> . |
 | Kliknutím na tuto ikonu se Vám zobrazí maska dokumentu, kde můžete dělat úpravy (např. změna jazyka či měny dokumentu, úprava dat, částky atd.) |
 | Po každé změně na dokumentu se tlačítko Uložit rozbliká žlutě. Pokud odejdete z dokumentu bez uložení a tlačítko by stále blikalo, přijdete o své změny. Tato funkce je k dispozici také pomocí klávesnice F2 . |
| Kliknutím na tuto ikonu se Vám na stejné stránce otevře náhled tisku. | |
 | Kliknutím na tuto ikonu se otevře nová stránka s dokumentem připraveným k tisku. V závislosti na typu dokumentu je dokument připraven ve formátech HTML, RTF nebo PDF. Pokud chcete na základě zobrazených údajů tisknout více formulářů, můžete také vybrat formát a typ dokumentu kliknutím na pravou rolovací stranu tlačítka  , kde se zobrazí nabídka, ze které vyberete požadovaný výtisk. |
 | Kliknutím zde můžete fakturu odeslat e-mailem, SMS, nebo přímo do programu jiného uživatele Eurofaktury. |
 | Kliknutím na tuto ikonu exportujete položky z dokladu do aplikace MS Excel, ISDOC a dalších nebo můžete importovat položky na dokument. |
 | Kliknutím na tuto ikonu se Vám vyrolují možnosti pro práci s daným dokumentem. Nabízené možnosti závisejí na typu daného dokumentu. |
 | Kliknutím zde můžete k dokumentu připnout přílohu libovolného formátu. U příloh PDF se Vám zobrazí náhled přímo v programu. |
 | Kliknutím na tuto ikonu zjistíte, kdo v minulosti změnil daný dokument. Každá změna dokumentu se zaznamenává pro přehled historie zadávání dat. |
 | Kliknutím na tuto ikonu vytvoříte novou poznámku, která se Vám bude zobrazovat v daném dokumentu. |
| Pokud je jedno tlačítko zobrazeno šedě, tj. je neaktivní, znamená to, že konkrétní funkce není na aktuální stránce dostupná nebo je zakázána. K tomu může dojít z důvodu chybějícího oprávnění uživatele nebo také proto, že stav, ve kterém je dokument umístěn, neumožňuje funkci, ke které se odkazuje. |
4. Zadávání dat
4.1 Vstupní pole s povinným zadáním
V případě, že pro zadávání dat je vždy požadováno zadání dat, je vstupní pole označeno hvězdičkou *. V případě, že formulář potvrdíte bez zadání povinných údajů, program Vás upozorní kontrolní zprávou.
4.2 Zadávání peněžních částek
- Desetinná čísla oddělujte desetinnou čárkou. Např. 100,20.
- Tečka v čísle se rozumí jako tečka, která odděluje tisíc a je ignorována. Např. 100.000,20.
- Aritmetické operátory pro agregaci + a odečítání - lze také použít při zadávání peněžních částek. Pokud zadáte např. vstupní pole, 100,24+25, program to pochopí jako vstupní částku 125,24.
4.3 Zadávání dat (datumů) - obecně
Zadávání dat na dokumentech si můžete zrychlit vynecháním tečky. Místo plného formátu data např. 13.05.2019, stačí do příslušného okénka pro datum napsat 13052019 a uloží se Vám datum 13.05.2019.
5. Tisk dokumentů
Program automaticky generuje dokumenty ve formátu PDF, které lze vytisknout nebo otevřít v programu Adobe Acrobat.
| ||||
Máte možnost si též upravit nastavení vzhledu dokumentu v , kde si můžete vybrat výchozí šablonu, nebo si přizpůsobit vzhled dokladu dle vlastního uvážení.
Při nahrávání loga na dokumenty, vždy prosím využívejte pouze druhou možnost s názvem "Obrázek záhlaví dokladu ve formátu HTML" viz níže na obrázku.
| ||||
6. Zpracování a příprava sestav
Zpracování a přípravu výsledkových zpráv najdete v sekci .
| ||||
Na výše uvedených sestavách (neboli výsledkových zprávách) se zobrazuje vyhledávací nástroj, který Vám usnadní vyhledávání příslušné sestavy, kterou si přejete zobrazit jak je vidět na Obrázku 2. Do vyhledávacího nástroje můžete vepsat buď celý název sestavy nebo stačí vyhledat pomocí jednoho slova.
| ||||
Na obrázku níže je uvedena vstupní maska s kritérii, které musíte zadat před přípravou zprávy. Po zadání kritérií se zpráva spustí a výsledek se získá ve vybraném záznamu (PDF, MS Word, RTF ...).
| ||||
Pokud vyberete kartu Vygenerované sestavy, zobrazí se Vám všechny zpracované přehledy, které byly z programu vygenerovány jednotlivými uživateli.
| ||||
7. Tipy k účtování a používání programu
7.1 Zadávání dat (datumů) - obecně
Zadávání dat na dokumentech si můžete zrychlit vynecháním tečky. Místo plného formátu data např. 13.05.2019, stačí do příslušného okénka pro datum napsat 130519 a uloží se Vám datum 13.05.2019. Popř. můžete vynechat i rok a napsat pouze 1305, a program vloží datum 13.05.2019.
7.2 Zobrazení QR kódu na faktuře
QR kód se na faktuře zobrazí poté, co máte vložený bank. účet ve Vašem uživatelském účtu - více naleznete v této záložce .
7.3 Propojení účetní operace s určitým dokumentem - banka
Pokud jsou transakce na bankovním výpise vázány na určitý dokument, je možné je po jejich likvidaci propojit s daným vázaným dokumentem. Toto propojení je pouze kontrolní a lze provést při zaúčtování dané faktury. Po otevření účtu (řádku) pohledávek nebo závazků se v poli Vázaný dokument zobrazí odkaz na danou fakturu a do pole Doklad se automaticky propíše číslo bankovního výpisu.
Pokud při ručním zaúčtování (interní doklady) chcete propojit účetní operaci s určitým dokladem, je nutné vyplnit pole Doklad ručně. Obsah tohoto pole je libovolný (může sloužit k lepší identifikaci účetní operace).
| ||||
7.4 Zadávání číselných výrazů (náhrada kalkulačky)
Při zadávání jakýchkoliv číselných hodnot (např. v přidání položky na fakturu, zaúčtování dokladu, přidávání/upravování produktu ve skladu či v pokladně) lze použít funkci automatického počítání ve vyhledávacím poli. Pokud je například částka rovna 1 500 Kč, tak stačí do pole Cena napsat 500*3 a po uložení se Vám zobrazí položka s cenou 1 500 Kč. Stejně jednoduše vám program vypočítá jakékoliv matematické zadání např. (2+4) * 0,5 * 200.
7.5 Řazení sloupců na přehledu dokumentů
V přehledu a vyhledávání různých dokumentů lze pro zjednodušení a větší přehlednost seřadit zobrazené dokumenty dle kteréhokoliv ze sloupců v přehledu. Na obrázku vidíte například seřazení dle Data vystavení vzestupně od nejnovějšího dokumentu.
| ||||
7.6 Zaokrouhlování dokladů
Zaokrouhlení dokladů lze nově (říjen 2020) nastavit dle Vašeho přání pro dané platební metody. Zůstává přitom platné, že program automaticky zaokrouhluje hotovostní vystavené doklady. Více zde Platební metody.
7.7. Významy barev na přehledech dokumentů
Pro jednodušší grafické roztřídění dokumentů je v programu systém barevných označení na jejich přehledech. Konkrétní typy dokumentů a významy jejich barevných označení najdete na:
- Barevné označení na nabídkách / proformách
- Barevné značení na objednávkách zákazníků
- Nákupní objednávky
- Barevné označení zásilek
7.8. Klávesové zkratky
7.8.1 Standardní klávesové zkratky
Pro jednodušší pohyb v programu při tvorbě faktur máte možnost používat několik základních klávesových zkratek.
| Enter | Slouží k potvrzení dat dialogu nebo formuláře. Na dokladech lze použít také k přidání nové položku. Enter v rolovací nabídce otevře volby menu. V rolovacích nabídkách/seznamech potvrdí výběr. |
| Insert | Vložit nový doklad nebo ruční položku na faktuře (nový doklad vložíte pokud máte zobrazen přehled vystavených / přijatých dokumentů). |
| Ctrl+Enter | Vybrat produkty ze skladu (rozšířený výběr). |
| Tab | Pohyb mezi poli vpřed - např. množstvím a slevou. |
| Shift+Tab | Pohyb mezi poli dozadu - např. slevou a množstvím. |
| Esc | Návrat na předchozí stránku, resp. ukončení dialogu nebo vstupního formuláře |
| Space | Slouží k povolení/zakázání možnosti v zaškrtávacích polích. |
| F2 | Uložit dokument, resp. vystavit již uložený dokument. |
| F8 | Upravit hlavičku dokladu. |
| F9 | Tisk dokumentu. |
| Ctrl + >/< | Listování mezi jednotlivými záznamy - např. dokumenty, produkty na skladu, DPH přiznáními, partnery... |
| Ctrl+Home | Zobrazit úvodní obrazovku (dashboard). |
| Alt+1,Alt+2,Alt+3,... | Zkratky do panelu nástrojů na první, druhou,... funkci. Více v nastaveni panelu nástrojů |
| Ctrl+Space | Otevřít možnosti v hlavním menu. |
| Ctrl+Esc | Přepnutí mezi uživatelskými účty, resp. mezi jednotlivými společnostmi. |
| Alt+M | Otevřít menu pro výběr možností z panelu nástrojů "Více...". |
| Alt+Q | Změnit "focus" na tlačítka pro zkratky vyhledávání (uložené rychlé vyhledávání). |
| Alt+S | Změnit "focus" na vyhledávací kritéria na přehledu. |
| Alt+N | Přidat poznámky. |
| Shift + Home | Zobrazení přehledu a vyhledávání dokumentů. Pokud jste si otevřeli jednu konkrétní vystavenou fakturu a chcete se vrátit na jejich přehled a vyhledat další, stiskněte uvedenou kombinaci kláves a zobrazí se Vám přehled vystavených faktur. |
| Ctrl | V přehledech dokumentů slouží Ctrl k označení více dokumentů najednou. Kliknete na řádek dokumentu, podržíte Ctrl a kliknete na další vyhovující dokumenty. |
| Shift | V přehledech dokumentů slouží Shift k označení řady dokumentů jdoucích za sebou. Kliknete na první v řadě, podržíte Shift, kliknete na poslední a označí se všechny dokumenty mezi prvním a posledním. |
7.8.2 Zadání data
Pole s datumem poskytují dodatečné možnosti při používání klávesnice. Pokud je pole s datumem prázdné, tak po stisknutí + nebo - na numerické klávesnici (nad klávesou ENTER) zadáme dnešní, resp. včerejší datum. Dalším stisknutím +/- se můžeme pohybovat po dnech vpřed a zpátky. Stisknutím šipky doprava / doleva se můžeme o jeden měsíc dopředu nebo zpátky.
Datum lze zadat rovněž pomocí numerické klávesnice.Pokud tedy chcete zadat datum 1.4.2023, zadáme 01042023 nebo jen 0104, pokud se jedná o den v aktuálním roce. Nebo jen 10, pokud se jedná např. o desátý den aktuálního měsíce. Vždy můžeme datum změnit pomocí kláves + a -, případně šipek doleva a doprava. Zadání potvrdíme klávesou Enter.
7.8.3 Použitý z výběrového seznamů
Na všech polích kde je výběrový seznam, můžeme kliknout šipkou dolů, pro rozbalení/zobrazení seznamu. Pomocí klávesy šipka nahoru / dolů můžeme pohybovat v seznamu. Výběr potvrdíme stisknutím klávesy ENTER. Pokud seznam umožňuje vybrat více možností, tak jejich označení / odznačení provedeme klávesou SPACE (mezerník).
---
© Eurofaktura s.r.o. 2003-2024