Kniha příchozí pošty

Kniha příchozí pošty slouží pro evidenci příchozí pošty, kdy Vám nebo Vašemu partnerovi stačí fakturu čitelně vyfotit a odeslat na emailovou adresu, která je ve formě: VašeIČO@eurofaktura.cz.

Vaše IČO - Vaše identifikační číslo.

Tato schránka je stále automaticky obnovována. Z obdržené faktury lze vystavit doklady, ihned bez přepisování.

Obrázek 1: Kniha příchozí pošty

1.1 Formáty a maximální velikost odesílaných dokumentů

Na tento unikátní email můžete posílat soubory v následujících formátech (jiné formáty program nezpracuje) : GIF, JPEG, JPG, PNG, BMP, TIF, TIFF, PDF, XML, HTML, HTM, TXT, CSV, DOC, DOCX, SXW, ODT, WRI, RTF, XLS, XLSX, SXC, ODS, CSV, ISDOC.

Soubory mohou být i v ZIPu, program si je automaticky rozbalí před přijetím do knihy příchozí pošty.

Maximální velikost emailu odeslaného do příchozí pošty v programu je 16 MB. Maximální velikost jednoho souboru je 4 MB.

1.2 Vložení nového dokumentu

Pro odeslání dokumentu do Knihy příchozí pošty použijte jako cílovou adresu VašeIČO@eurofaktura.cz, kterou najdete v |Nastavení |Nastavení společnosti |Procesy a integrace |Kniha příchozí pošty. Zde si můžete také nastavit emailovou adresu, na kterou se budou zasílat kopie nebo povolit automatický import bankovních výpisů z Knihy přijaté pošty.

Obrázek 2: Nastavení Knihy příchozí pošty

1.3 Vytvoření přijaté faktury

Po pár minutách se Vám dokument zobrazí v seznamu. Fotografie dokumentu je uvedená ve formě přílohy. Pokud je na faktuře QR kód, tak se podle jeho druhu předvyplní její údaje do programu. Nyní s ním můžete pracovat patřičně podle druhu dokumentu. Do knihy přijaté pošty můžete posílat např. přijaté faktury, účtenky, podklady ke mzdám nebo bankovní výpisy. Typ pošty vyberte po otevření dokumentu v pravém horním okně a uložte. Poté se Vám zobrazí nabídka dalšího zpracování dokumentu.

Obrázek 3: Nastavení typu pošty

Například u přijaté faktury máte možnost Vytvoření přijaté faktury, čímž se Vám doklad uloží do seznamu přijatých faktur. Doklad můžete také pouze Zaúčtovat, čímž se zaúčtuje do účetní knihy, ale neuloží do seznamu přijatých faktur. Tato funkce je vhodná například pro zjednodušené daňové doklady (účtenky).

Obrázek 4: Vytvoření přijaté faktury

Po zvolení možnosti Vytvoření přijaté faktury se zobrazí vstupní okno, kde vyplníte všechny potřebné údaje. Pole označené hvězdičkou jsou povinné.

Obrázek 5: Vložení přijaté faktury

1.4 Ruční vložení do knihy příchozí pošty

Pokud nechcete na ukládání faktur používat Vaši emailovou adresu či ji vůbec nemáte, tak můžete pomocí tlačítka Ruční vložení do knihy příchozí pošty vložit dokument a ručně informace vypsat. V tomto případě Vám Kniha příchozí pošty může sloužit jako archiv.

Obrázek 6: Ruční vložení do knihy příchozí pošty

Účetní rok	Účetní období, ke kterému se faktura vztahuje.
Číslo	Pořadové (interní) číslo faktury.
Datum přijetí	Datum přijetí faktury.
Dodavatel	Dodavatele si vyberte ze svého adresáře nebo vložte nového. Máte-li dodavatele zapsaného v adresáři, bankovní spojení se Vám vyplní automaticky, případně ho také můžete vyplnit ručně.
Číslo dokladu	Číslo dokladu na něm uvedené.
Datum vystavení	Datum vystavení faktury, dokumentu.
Splatnost	Splatnost faktury. Do prvního pole vyplňte dobu splatnosti ve dnech, datum se poté vypočítá automaticky.
Datum zdaň. pl.	Datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Částka k zaplacení	Částka k zaplacení bez DPH.
Částka s DPH	Částka k zaplacení s DPH.
Hal. vyrovnání	Haléřové vyrovnání.
Způsob platby	Způsob platby faktury.
Poznámky/popis	Poznámka k přijaté faktuře.

1.5. OCR zpracování dat

Optické rozpoznání naskenovaných dokumentů (OCR) je moderní metoda čtení dat, která Vám umožní digitalizaci tištěných dokumentů do elektronické podoby pro další zpracování v programu Eurofaktura. Jakýkoliv vyfocený, naskenovaný dokument z jakéhokoliv systému bude rozpoznán na základě této speciální metody. OCR je poskytováno externími partnery, proto je tato služba zpoplatněna. Aktuální sazba za jeden dokument je uvedena na našem ceníku - https://eurofaktura.com/czfaktura/cenik/.

Nastavení nejdříve proveďte v |Nastavení společnosti |Kniha příchozí pošty.

Jednotlivé možnosti OCR:

zakázán	dokumenty v knize přijaté pošty se nebudou zpracovávat metodou OCR
zpracování dat se provádí po odeslání dokumentu do OCR	na OCR zpracování odesíláte pouze vybrané dokumenty. V knize příchozí pošty je musíte odeslat ručně k OCR zpracování (dokument v knize příchozí pošty si otevřete a kliknete na tlačítko Odeslat k OCR zpracování). Druhou možností je dokumenty již při odeslání označit příznakem OCR tím, že je odešlete na VašeIČO+OCR@eurofaktura.cz (např.12345678+OCR@eurofaktura.cz) a dokument bude odeslán na OCR bez nutnosti dalšího zásahu.
automatické zpracování naskenovaných dokumentů po přijetí do knihy příchozí pošty	při přijetí dokumentu do knihy příchozí pošty se každý dokument automaticky odešle ke zpracování OCR (bez nutnosti odeslání dokumentu na speciální adresu IČO+OCR@eurofaktura.cz)

V poli Poskytovatel OCR zpracování dat je nutné zvolit požadovaného poskytovatele. Každý poskytovatel má trochu jinou úspěšnost "vytěžení" dat z PDF dokumentu. Je potřeba brát v potaz, že se jedná o umělou inteligenci, která se stále účí, tzn. čím více dokladů ji v delším horizontu dodáte, tím přesnější budou výsledky "vytěžení".

Po přijetí do knihy příchozí pošty (dále jen KPP) uvidíte následující zprávu a možnosti.

Obrázek 7: E-mail po přijetí do knihy příchozí pošty po zpracování OCR

Tlačítko Import přij. faktur z e-dokumentu umožňuje import JSON soubor (druhá příloha k vámi zaslané), který je výsledkem OCR zpracování. Po kliknutí na něj se zobrazí následující okno výběru.

Obrázek 8: Specifikujte import dokumentu

Vyplňte vše potřebné a klikněte na OK. Poté se zobrazí již známá vstupní maska pro vytvoření hlavičky přijaté faktury. Zkontrolujte data a pokračujte dál ve vytváření faktury.

Dodatečné možnosti - Importovat produkty a napojit na skladové položky - pokud tuto možnost zvolíte, musíte mít takový produkt již v seznamu produktů |Sklad |Produkty, poté program na základě kódu produktu propojí dokument se skladem např. při tvorbě příjemky z dané přijaté faktury.

Pokud máte fakturu přijatou od neznámého dodavatele (není uložen v adresáři), je nutné jej vytvořit ručně. Kliknutím na Vložit nového v novém formuláři vložte IČO a vyhledejte pomocí ikony .

Stav zpracování OCR sledujte ve žlutém stavovém řádku. Pokud po importu dokumentu nejsou vyplněná data správná, reportujte nedostatky přímo poskytovateli OCR. Ve žlutém stavovém řádku jednoduše klikněte na "Nesprávná data? Nahlašte chyby v OCR...".

1.6. Bankovní výpis

Do Knihy příchozí pošty můžete zasílat i Vaše bankovní výpisy. Možné formáty jsou PDF, XML, ABO a GPC. Pro rozpoznání výpisu je nutné mít daný bankovní účet vložený v modulu |Banka |Bankovní účet.

Obrázek 9: Nastavení importu bankovních výpisů z Knihy příchozí pošty

1.7. ISDOC import faktur přijatých

Pro co nejjednodušší vložení faktur přijatých použijte import ISDOC / ISDOCX souboru. Požádejte vašeho dodavatele o zasílání faktur v ISDOC formátu a máte jejich zadávání hotovo během několika sekund.

Pro import faktur ve formátu ISDOC zasílejte faktury do Knihy příchozí pošty (KPP) na váš unikátní e-mail VašeIčo@eurofaktura.cz.

Obrázek 10: Přijatá faktura - ISDOC formát

Po obdržení dokladu v KPP stačí zkontrolovat typ pošty "přijatá faktura" a vytvoříte doklad použitím tlačítka Import přij. faktury z e-dokumentu. Zobrazí se vám následující editační okno, kde pro ulehčení zaúčtování můžete vyplnit účet. Pro synchronizaci skladů zaklikněte možnost "Importovat produkty a napojit na skladové položky". Poté klikněte na OK a přijatá faktura bude vytvořena.

Obrázek 11: Dodatečné možnosti při vytváření dokumentu z ISDOC formátu

Nyní je už pouze na vás zkontrolovat importované údaje (pokud jste soubor neupravovali, bude vše správně uloženo), zaúčtování a nastavení DPH detailů.

Pokud máte více faktur, lze zaslat všechny doklady v jednom e-mailu, poté je rozdělit v Knize příchozí pošty a zpracovat samostatně. V případě formátu ISDOCX (ISDOC současně s PDF) nelze posílat více najednou.

1.8. Jak přiřadit dokument?

Využijte funkci Přiřazení / Přidělení dokumentu v Knize příchozí pošty, která umožní přiřazení konkrétních dokumentů / úkolů daným zaměstnancům (uživatelům).

Jakmile obdržíte do Knihy příchozí pošty nějaký dokument můžete jej rovnou přiřadit odpovědnému zaměstnanci společně s určením termínu (deadline) a poznámkou.

Obrázek 12: Přiřadit dokument - příchozí pošta

Přiřazený dokument se zaměstnanci zobrazí na hlavní stránce (po přidání widgetu Seznam úkolů) k vyřízení. Kliknutím na modrý odkaz dokumentu se dostane do Knihy příchozí pošty a dokument zde zpracuje dle instrukcí.

Obrázek 13: Seznam úkolů - úvodní stránka zaměstnance

Změnu stavu či zpracování dokumentu lze poznačit přes štítky pod panelem nástrojů příchozí pošty - tlačítko Hotovo a Přidělit jinému - viz níže.

Obrázek 14: Zpracování dokumentu - poznámky na příchozí poště