Fyzická inventura

Po kliknutí na agendu fyzická inventura se Vám zobrazí seznam provedených inventur. Uvedené inventury jsou tříděny podle skladů, ve kterých byla inventura provedena, a odpovídajícího data.

Po otevření konkrétní inventury se Vám zobrazí podrobnosti o produktech jednotlivých skladů a stavu zásob. U dokončených inventur se eviduje zapsaný stav zásob na skladech a skutečné zásoby na skladech, ze kterých je vypočten rozdíl.

Informace o vložení počátečních stavů zásob najdete zde.

1.1 Nová inventura zásob

Ke zpracování inventury skladových zásob k určitému datu a zaúčtování zjištěných rozdílů vyberte tlačítko Nová inventura zásob. Po dokončení úlohy Vám systém zobrazí zaúčtované (evidované) zásoby a dovolí Vám zanést i skutečné hodnoty pro zaúčtování rozdílů.

Po kliknutí na toto tlačítko Nová inventura zásob se Vám zobrazí tabulka, která Vám nabídne přepočet hodnot produktů podle metody oceňování zásob (průměrné vážené náklady, FIFO). Pro správný výpočet inventurních hodnot stiskněte Ano.

Obrázek 1: Nabídka metody FIFO

Poté si zvolíte datum, ke kterému má být inventura provedena a příslušný sklad. Vložit můžete i poznámku pro lepší identifikaci v případě více inventur za období. Dodatečné možnosti k výběru:

přidat řádky pro produkty s nulovou hodnotou zásob - budou přidány i produkty s nulovou zásobou. Pokud i jejich skutečný stav je 0, můžete je jednoduše hromadně odstranit.
přidat všechny produkty - budou přidány všechny produkty ze seznamu

Obrázek 2: Tvorba inventury - úvodní okno

1.2 Zjištění evidovaných stavů zásob a zápis skutečných

V novém okně máte k dispozici Inventurní list č. (koncept). Koncept znamená, že v něm ještě můžete provádět změny a dokument není konečný. Je zde přehled produktů a jejich evidovaných stavů. Nyní je potřeba doplnit skutečné stavy zásob podle provedené fyzické inventury - vložíte do sloupce skutečný stav.

Pokud disponujete větším množství zásob na skladě, pro rychlejší vložení skutečných stavů zásob můžete inventuru exportovat do Excelu - viz níže.

Obrázek 3: Export položek do excelu

Hodnoty ve sloupci Evidovaný stav souhlasí se stavem zásob ''Sklad -> Stav zásob''.

Rozdíl mezi skutečným a evidovaným stavem zásob najdete v uvedené tabulce ve sloupci Rozdíl, který Vám zobrazuje případné manko nebo přebytek.

Obrázek 4: Inventurní list - popis základních polí

Panel nástrojů obsahuje následující ikony pro další akce .

Tlačítko pro Tisk umožňuje tisk nebo stažení dvou dokumentů - Inventurní list a Inventarizační soupis pro danou inventuru (pro tisk a fyzické zaznamenání skutečného stavu zásob).

Tlačítko pro Přenos dat umožňuje export a import dat. Export využijete při velkém množství produktů pro pohodlnější úpravu v excelu a poté import dat zpět, kde jsou dvě možnosti:
Import skutečného stavu zásob z Excelu - import množství skutečné zásoby (množství do sloupce Skutečný stav) a inventurní (pořizovací) ceny a hodnoty. Pořizovací ceny a hodnoty jsou přenášeny pouze na pozadí a brány v potaz při zaúčtování (nejsou přeneseny na karty produktů).
Import skutečného stavu zásob z Excelu - pouze množství - pouze import množství skutečných zásob (množství do sloupce Skutečný stav)

Tlačítko Více skrývá více možností, jsou popsány v následující tabulce:

Přepočet evidovaného stavu zásob a jejich aktualizace v inventurním listu	Tuto možnost použijte v případě, že jste během inventury změnily stav zásob (výdejka, příjemka). Touto volbou bude přepočítán evidovaný stav na základě aktuálních záznamů stavů zásob.
Vypočítat nebo opravit data pro inventurní hodnotu zboží (hodnota = množství*cena)
Seřadit produkty dle kódů	Pokud po importu inventury zjistíte, že z nějakého důvodu (následné ruční vložení) nemáte produkty se stejným produkt. kódem pod sebou, touto operací to napravíte. Jednoduše stiskněte tuto volbu a produkty se stejným produktovým kódem budou seřazeny za sebe.
Hodnoty skutečného stavu nahradit evidovaným stavem ke dni inventury	V případě, že jste udělali chybu a chcete nastavit hodnoty skutečného stavu, použijte tuto volbu. Hodnoty ve sloupci "Skutečný stav" budou nahrazeny hodnotami ze sloupce "Evidovaný stav".
Odstranit řádky s nulovým rozdílem	Tato volba odstraní všechny řádky s produkty, kde je nulový rozdíl. Tudíž není zde nic k zaúčtování manka nebo přebytku.

1.3. Import skutečného stavu zásob inventury ze souboru pomocí průvodce

Podmínkou pro vytvoření fyzické inventury jsou již zadané produkty v seznamu Produktů.

Kromě ručního zadávání skutečného stavu zásob do fyzické inventury, program umožňuje také importovat stav skutečných zásob do inventuru z Excelového souboru pomocí průvodce.

Po zadání skutečného množství v excelové tabulce, otevřeme konceptu fyzické inventury v menu |Sklad |Fyzická inventura, který byl k tomuto účelu vytvořen.

V seznamu inventur kliknete na koncept, do kterého chceme skutečný stav zásob importovat:

Obrázek 5: Seznam fyzických inventur

V konceptu inventury pak v nabídce výměny dat vyberte možnost "Import skutečného stavu zásob z Excelu - Nový".

Obrázek 6: Import skutečného stavu zásob z Excelu - Nový

1.3.1 1. IMPORT ÚDAJŮ

Poté pokračujte stejným způsobem jako při ostatních importech pomocí průvodce, např. Import produktů ze souboru pomocí průvodce.

Obrázek 7: Import údajů

1.3.2 2. KONTROLA ÚDAJŮ

Po potvrzení vloženého souboru se nám v následujícím kroku otevře stránka, kde zkontrolujeme údaje, které chceme vložit do programu. Konkrétně zde vybereme, který údaj z karty produktu/inventury představuje daný sloupec v souboru.

Nejprve označíme, zda jsou v prvním řádku našeho souboru názvy sloupců (záhlaví) a dále vybereme formát dat a formát desetinných čísel. Poté provedeme postupně mapování dat ze souboru odpovídajícím polím v listu inventury, který chceme importovat. Mapování provádíme od sloupce A, pak B,C až do posledního sloupce v souboru.

Obrázek 8: Kontrola údajů

Po dokončení mapování dat pro všechny sloupce v souboru přejdeme k dalšímu kroku kliknutím na tlačítko Další

1.3.3 3. DODATEČNÉ ÚDAJE

Otevře se nám stránka s dalšími dodatečnými údaji, kde určíme co se má stát v případě, že položka již v programu existuje.

Obrázek 9: Dodatečné údaje

1.3.4 4. NÁHLED DOKUMENTU

Obrázek 10: Náhled dokumentu

Stav zásob v konceptu inventurního listu byl úspěšně naimportován. Pro dokončení importu zkontrolujeme importované údaje a poté klikneme na tlačítko Dokončit inventuru.

Po dokončení inventury můžete stejným tlačítkem inventuru vrátit do konceptu.

Obrázek 11: Dokončení inventury

Úpravy stavu zásob nebo změny jejich množství vedou ke vzniku inventarizačních přebytků/nedostatků, tzv. inventarizačních rozdílů, které je třeba zaúčtovat v soupladu se zvolenou metodou oceňování zásob.

Fyzická inventura se účtujé pouze tehdy, pokud jste inventarizaci provedli jako počáteční stav zásob nebo pokud jsme na základě inventarizace změnili stav zásob. Pokud po provedení inventarizace nedošlo k žádné změně stavu zásob, zaúčtování není potřeba.