Hromadné vystavení faktur ze souboru

Funkce je užitečná zejména pro sportovní kluby, spolky a firmy s měsíčními či periodickými členskými příspěvky. Také pro správce bytových jednotek či pronajímatele a další, kteří si účtují pravidelné služby.

Protože uživatelé uchovávají data v tabulkovém souboru ve zcela odlišných strukturách, průvodce importem dat vás provede procesem transformace struktury dat do vhodné struktury pro import do programu.

Pokud nahrajete soubor v jiném formátu, prázdný soubor, nebo přesáhnete limit 10 000 řádků, program Vás upozorní a v procesu není možné pokračovat, dokud není chyba odstraněna.

Každý sloupec v souboru musí mít určený nějaký údaj z programu, až poté tabulka vlevo zešedne a Vy můžete pokračovat tlačítkem Další.

Na místo sloupců, které nejsou k importu relevantní, stačí vybrat údaj (ignorovat údaje).

Údaje mohou být přesouvány hromadně pomocí označení více řádků, ručně či klávesovými zkratkami - seznam zkratek naleznete na Klávesové zkratky.

Popis údajů z programu najdete v Seznam názvů sloupců (hromadný import/tvorba ze souboru).

Pokud chcete vystavit fakturu se zahraniční DPH, musíte mít v souboru kromě sloupce pro zemi DPH také samostatný sloupec pro sazbu DPH a typ prodeje. Program tak bude položky na faktuře importovat odpovídajícím způsobem na základě kombinace sazby DPH, typu prodeje a země DPH!

V případě, že některé údaje v souboru chybí a jsou vyžadovány při zadávání faktury (např. pokladna apod.), bude toto nastaveno standardně dle výchozího nastavení firmy.

Pokud má být mapování údajů se sloupci souboru přesné, je nutné zadat následující data v konkrétních formátech:

• Pokud chcete určit sazbu DPH, zadávejte ji pouze číslem - „10“, „15“ nebo „21“, bez symbolu %.

• Pokud chcete zobrazit druh plnění (DPH), měl by sloupec souboru obsahovat pouze kód druhu plnění DPH. Seznam kódů najdete v kapitole Kódy typu prodeje pro import.

• Nákladové středisko by mělo být označené pouze číslem, nikoli popisem. Příklad: 01 - Předplatné, importuje se pouze "01".

Existuje několik speciálních pravidel, které je třeba při tvorbě faktur zohlednit:

• Pokud jsou v souboru dva sloupce, jeden pro velkoobchodní cenu a druhý pro maloobchodní cenu, lze při mapování vybrat pouze jeden z nich. Pro cenu, která nebude importována, musí být při mapování nastaveno ignorovat data.

• Při importu se kód položky používá k vyhledání produktu v seznamu produktů. V případě, že kód položky ze souboru kódů položek v programu neexistuje, bude importován jako volný text a nebude s položkou svázán.

• Každý uživatel, který chce importovat údaje pro sestavení faktury, musí mít dostatečná práva pro zadávání a editaci údajů na faktuře.

Pokud máte v programu seznam produktů a chcete při importu dat přiřadit položky faktur k odpovídajícím kódům produktů, můžete na další stránku přejít až po namapování alespoň těchto údajů:

• kód zákazníka
• kód položky
• množství

V případě, že v programu nepoužíváme seznam produktů, ale pouze volné textové položky, můžeme k dalšímu kroku přistoupit až tehdy, když se počet řádků v tabulce vpravo rovná počtu sloupců v souboru nebo když jsme upravili mapování pro všechny sloupce v souboru.

Pokud jste v rámci kroku 2 namapovali měny dokladů ze souboru a chcete je zachovat, při kroku 3 nechejte pole "Měna" prázdné. Pokud chcete nastavit stejnou měnu pro všechny doklady, určete ji v kroku 3. Stejný systém použijte pro nákladové středisko.