Nabídky/Proformy

Proforma faktura (neboli zálohová faktura či nabídka) je dokument o množství a ceně, který nezávazně zasílá prodejce kupujícímu dopředu před dodáním služeb nebo zboží. Proforma faktura obsahuje zpravidla veškeré předepsané náležitosti účetního, resp. běžného daňového dokladu. Údaje však mají pouze informativní charakter a slouží např. jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace. Proforma faktura je vžitý název, který se obvykle používá pro označení neúčetního dokladu, který časově předchází skutečnému účetnímu dokladu např. faktuře. Z pohledu plátce DPH je pojem proforma faktura neúčetním dokladem bez vlivu na daň. Její nezaplacení tedy nezpůsobí žádné důsledky v účetnictví.

1.1 Vystavení a evidence nabídek/proforem

Nabídky/proformy najdete v sekci |Prodeje |Nabídky/proformy. Nabídky/proformy se vytváří stejným způsobem jako ostatní doklady v systému Eurofaktura. Novou nabídku/proformu vystavíte kliknutím na tlačítko Vytvořit novou nabídku. Zobrazí se Vám vstupní maska, kde můžete vybrat zákazníka z adresáře nebo přidat nového. Je zde také možnost jednorázového vyplnění zákazníka bez uložení do seznamu Partnerů. Stačí vyplnit alespoň Název společnosti. Do nabídky můžete přidat položky ze skladu nebo je vložit ručně. Vložení ze skladu nezmění stav zásob, ale později poslouží k vytvoření objednávky a faktury z příslušné nabídky. Plátce DPH může ke každé položce přiřadit DPH v příslušné sazbě. Do pole text je možné přidat detailnější popis nabídky.

	Obrázek 1: Seznam proforem faktur

Pokud zákazník Vaši nabídku akceptuje, tak z ní rovnou můžete vytvořit objednávku, fakturu či jiný účetní doklad pomocí tlačítka Vystavit z dokladu.

	Obrázek 2: Proforma faktura

1.2. Návod na vystavení daň. dokladu ze zaplacené proformy / nabídky

Jakmile je nabídka / proforma zaplacena, ať už částečně nebo celkově, stává se z ní daňový doklad a je nutné z něj odvést DPH a další daně. Jak pohodlně vystavit daňový doklad ze zaplacené nabídky bankovním převodem je popsáno níže.

1.2.1 1. Vystavení a zaslání nabídky zákazníkovi

Jděte přes menu |Prodeje |Nabídky a vytvořte novou nabídku přes tlačítko Nová nabídka.

	Obrázek 3: Vystavená nabídka

1.2.2 2. Zaplacení nabídky a spárování platby v bance

Nejdřív importujte bankovní výpis (automaticky nebo ručně) a přejděte k párování plateb a dokladů klikněte na Připravit k likvidaci. Po vyhledání správného partnera a dokladu klikněte na OK a v dolní části obrazovky se zobrazí modré okno viz obr. 3. Klikněte na černý text "Přejete si vystavit daňové doklady k přijatým platbám?".

	Obrázek 4: Likvidace platby

	Obrázek 5: Upozornění na možnost jednoduchého vystavení daňového dokladu ze zaplacené nabídky

Po kliknutí na černě zbarvený text se vám zobrazí nové okno pro vystavení faktury nebo konceptu a další dodatečné možnosti. Pro vytvoření konceptu nebo faktury/daň. dokladu klikněte na Hromadné vystavení faktur z vybraných nabídek. Budete mít možnost vystavit daňový doklad i z jiných doposud nevyfakturovaných zaplacených nabídek. Dále se vám objeví potvrzovací okno s informací, kolik faktur vytváříte. Jakmile je proces úspěšně dokončen můžete přejít ke kontrole či odeslání faktur zákazníkovi.

	Obrázek 6: Nové okno pro vytvoření daňového dokladu

1.2.3 3. Odeslání daňového dokladu (faktury) zákazníkovi

Po úspěšném vytvoření konceptu nebo faktury si můžete zkontrolovat doklad a přejít k jeho odeslání zákazníkovi. Doporučujeme využít přednastavený text - více informací zde.

	Obrázek 7: Daňový doklad (faktura) s napojením na zaplacenou nabídku

1.3. Hromadné příprava konceptů nabídek/proforem ze souboru

Kromě ručního tvoření lze tvořit koncepty nabídek i hromadně na základě fakturačních údajů připravených v Excelové tabulce. Pokud si například vedete evidenci fakturačních a dalších údajů klientů v Excelu, tak jim můžete vždy hromadně vytvořit koncepty nabídek z tohoto souboru a následně je hromadně vystavit.

V sekci |Prodeje |Nabídky / Proformy vedle tlačítka Nová nabídka / proforma rozbalte menu pomocí šipky a zvolte možnost Připrava konceptů nabídek z importovaného souboru.

Funkce je užitečná zejména pro sportovní kluby, spolky a firmy s měsíčními či periodickými členskými příspěvky. Také pro správce bytových jednotek či pronajímatele a další, kteří si účtují pravidelné služby.

Možné formáty pro import:

• XLS, XLSX (Excel)
• CSV
• ODS (OpenSource Document)

	Obrázek 8: Připravit koncepty nabídek z importovaného souboru

1.3.1 1. Import údajů

V tomto okně nahrajte daný soubor obsahující fakturační údaje a stiskněte tlačítko Další.

Pokud nahrajete soubor v jiném formátu, prázdný soubor, nebo přesáhnete limit 10 000 řádků, program Vás upozorní a v procesu není možné pokračovat, dokud není chyba odstraněna.

	Obrázek 9: Import údajů

1.3.2 2. Kontrola údajů

Po nahrání souboru je třeba namapovat sloupce ze souboru se sekcemi v programu. Z levého okna přesuňte pomocí šipek údaje programu doprava ve stejném pořadí, jako jsou v Excelovém souboru. Pokud chcete údaje z pravého okna odebrat, použijte šipky v opačném směru.

Pokud chcete na jednu nabídku přidat více různých položek, nebo více nabídek pro stejného zákazníka, postupujte podle návodu v kapitole Více položek na fakturu / faktur na zákazníka.

Každý sloupec v souboru musí mít určený nějaký údaj z programu, až poté tabulka vlevo zešedne a Vy můžete pokračovat tlačítkem Další.

Na místo sloupců, které nejsou k importu relevantní, stačí vybrat údaj (ignorovat údaje). Tento údaj je možné použít opakovaně.

Pokud přesunete údaj, který není poslední v řadě, zpět do levé tabulky pomocí šipek <<, údaje následující ho v řadě se posunou v mapování sloupců o dané pole doleva. Posun opačným směrem se stane v případě vkládání údaje do pravé tabulky jinam než na konec seznamu.

Údaje mohou být přesouvány hromadně pomocí označení více řádků, ručně či klávesovými zkratkami - seznam zkratek naleznete na Klávesové zkratky.

Např. A - Název zákazníka koresponuje se sloupcem A - Společnost, B - (údaje ignorovány) koresponduje s Příjmením, protože příjmení kontaktní osoby není zásadní pro tvorbu nabídek.

	Obrázek 10: Kontrola dat

Popis údajů z programu najdete v Seznam názvů sloupců (hromadný import/tvorba ze souboru).

V případě, že některé údaje v souboru chybí a jsou vyžadovány při zadávání nabídky (např. pokladna apod.), bude toto nastaveno standardně dle výchozího nastavení firmy. Pokud má být mapování údajů se sloupci souboru přesné, je nutné zadat následující data v konkrétních formátech: Pokud chcete určit sazbu DPH, zadávejte ji pouze číslem - „10“, „15“ nebo „21“, bez symbolu %. Pokud chcete zobrazit druh plnění (DPH), měl by sloupec souboru obsahovat pouze kód druhu plnění DPH. Seznam kódů najdete v kapitole Kódy typu prodeje pro import. Nákladové středisko by mělo být označené pouze číslem, nikoli popisem. Příklad: 01 - Předplatné, importuje se pouze "01". Pokud jsou v souboru oba sloupce, velkoobchodní a maloobchodní ceny, je nutné vybrat pouze jeden z nich. K druhému sloupci s cenou je nuté vybrat údaj (ignorovat údaje). Při importu je produkt nalezen v katalogu produktů podle jeho kódu. Pokud kód produktu ze souboru v katalogu produktů v programu neexistuje, je importován jako ruční položka (Označení zboží - služby) a nebude s produktem spojen. Každý uživatel, který si přeje importovat koncepty nabídek ze souboru musí mít dostatečná oprávnění k zadávání a úpravě dat nabídek. Pokud máme v programu katalog produktů a chceme při importu dat propojit produkt s odpovídajícím kódem produktu, můžeme pokračovat na další stránku, až po namapování následujících údajů: Kód zákazníka Kód produktu Množství

1.3.3 3. Dodatečné údaje

V této sekci určíte obecné údaje pro všechny připravované nabídky jako jsou povinné náležitosti, forma úhrady, jazyk nabídek apod.

Pokud jste v rámci kroku 2 namapovali měny dokumentů ze souboru a chcete je zachovat, při kroku 3 nechejte pole "Měna" prázdné. Pokud chcete nastavit stejnou měnu pro všechny dokumenty, určete ji v kroku 3. Stejný systém použijte pro nákladové středisko.

	Obrázek 11: Dodatečné údaje

1.3.4 4. Náhled dokumentu

Zde již vidíte náhled připravovaných dokumentů. Pokud jsou na náhledu jakékoliv nesrovnalosti, vždy je možné se vrátit o krok zpět pomocí tlačítka Předchozí a chyby opravit. Po kliknutí na tlačítko Dokončit se Vám vytvoří koncepty těchto dokumentů.

Poté je můžete upravovat, vystavit ručně či hromadně pomocí tlačítka Více možností Hromadné vystavení dokladů z konceptů v přehledu faktur.

	Obrázek 12: Náhled dokumentů

1.4. Barevné označení na nabídkách / proformách

Sloupec "Dok. čís" je zabarven 3 barvami na základě různých chování a akcí s dokumenty. Barvy znamenají následující:

	Obrázek 13: Barevné rozlišení sloupce "Dok. čís."