Kódy a nastavení
Kódy a nastavení najdete v modulu . Modul Kódy a nastavení slouží pro nastavení vašeho účetnictví.
Účetní osnova [1]
Nastavení automatického zaúčtování [2]
Nákladová střediska [3]
Účetní období [4]
Odpisové skupiny [6]
Projekty
1. Účetní osnova
Účetní osnova (nebo také Účetní rozvrh) je seznam všech účtů, které budete v účetnictví používat. Účty jsou řazeny podle účtových tříd (0 9) a skupin, které jsou dále členěny do syntetických (třetí číslice) a analytických účtů (většinou další tři číslice účtu). V Účetní osnově je možné přidávat účty nebo upravovat jejich vlastnosti, které následně ovlivňují chování programu.
Operace, které můžete v účetní osnově provádět:
- Vytvořit nový účet
- Přenos položek do jiného účtu knihy [1.2]
- Import účetní osnovy z XML
- Import účetní osnovy z Excelu
- Hromadné vymazání vybraných účtů z osnovy
- Zkontrolovat účetní osnovu
- Nastavit úroveň důvěrnosti dokumentu
Pro rychlé vyhledání požadovaného účtu využijte vstupní vyhledávač, kde se podle čísla účtu nebo jeho popisu vygenerují všechny požadované účty.
1.1 Vytvoření nového účtu
Program již obsahuje výchozí účty, které jsou vytvořeny dle platné účetní legislativy. Pokud budete chtít vytvořit nový účet klikněte na tlačítko v pravé části panelu.
| ||||
| Číslo účtu | Vložte číselné označení účtu (syntetického nebo analytického). |
| Popis | Pojmenování účtu. |
| Popis v angličtině | Pojmenování účtu v anglickém jazyce. Popis anglického jazyka se používá v případě tisku rozvahy v angličtině nebo v případě přepnutí programu do anglického jazyka. |
| Popis v němčině | Pojmenování účtu v německém jazyce. Popis německého jazyka se používá v případě tisku rozvahy v němčině nebo v případě přepnutí programu do německého jazyka. |
| Stav | Vybíráte mezi aktivním a neaktivním stavem. Účet může být označen jako neaktivní a brání tak účtování na tento účet. |
| Typ účtu: | |
| Syntetický | Zvolte, zda je účet analytický nebo syntetický. Syntetický účet nelze započítat, ale používá se pouze jako popis třídy účtů v rozvaze. |
| Při účtování je povinné vybrat partnera | Tuto možnost zaškrtněte, pokud budete účty analyticky přidávat k vašim obchodním partnerům. |
| Saldokonto | Tuto volbu zaškrtněte, pokud chcete ručně uzavřít otevřené položky. |
| Při zapisování je povinné nákladové středisko | Tuto možnost zaškrtněte, pokud při účtování je povinné zadat nákladové středisko. |
| Účtování v zahraniční měně | Tuto možnost zaškrtněte, pokud budete chtít účtovat v cizí měně. |
| Počáteční zůstatek | Zadejte aktuální stav účtu. |
| Vztah partnera | Pokud je konkrétní účet používán pouze pro jednoho partnera, můžete jej definovat zde. |
| Nákladové středisko | Tuto možnost zaškrtněte, pokud se účet bude vztahovat ke konkrétnímu nákladovému středisku. |
| Daňově odečitatelné | Zde si vyberete, zda je pro tento účet vstupní DPH odečitatelní či nikoliv. |
| Úroveň důvěrnosti dat | Zde si můžete zvolit, zda se jedná o veřejný, výchozí, důvěrný nebo přísně důvěrný dokument. Tohle nastavení ovlivňuje, jaký uživatel může vidět takové dokumenty (úroveň přístupu pro uživatele). Nastavení přístupu najdete v modulu Uživatelé. |
V případě, že účet je neaktivní, vedle čísla účtu se rozsvítí červená kontrolka, jak je znázorněno na obrázku:
| ||||
1.1.1 Import účetní osnovy ze souboru XML
Pomocí tlačítka můžete jednoduše importovat účetní osnovu ze souboru XML nebo provádět další povolené změny.
1.1.2 Vzorový soubor pro import účetní osnovy v XML
 | UcetniOsnovaDefault.xml Velikost souboru: 201,12 kB |
| ||||
Import účtovací osnovy slouží k přenosu účtů z jiné společnosti nebo z jiného programu. Tato funkce užitečná zejména když začínáte používat tento program a potřebujete počáteční schéma účtů nebo v případě účetnictví pro několik společností, které používají stejné schéma účtů. Účetní osnovu máte možnost naimportovat ze souboru XML.
| ||||
1.1.3 Import účetní osnovy z Excelu
Pokud jde o import plánu aplikace Excel, znamená to, že můžeme importovat data v následujících formátech:
- MS Excel - přípony XLS
- Formát CSV
- Formát TXT
- OpenOffice.org Calc
- SXC nebo ODS
1.1.4 Vzorový soubor pro import účetní osnovy z Excelu
| UcetniOsnovaVychozi.xls Velikost souboru: 97,50 kB |
 | Výchozí šablona slouží v ideálním případě jako základ pro tvorbu účetní osnovy pro vaší firmu. Předtím než začnete účtovat na analytické účty, je potřeba účetní osnovu zkontrolovat / přizpůsobit vaší firmě. |
V aplikaci Excel nebo v aplikaci OpenOffice Calc (nebo podobných) zorganizujte tabulku, kde jsou do každého sloupce zadány data a informace o účtu. Pro úspěšné naimportování účetní osnovy do programu Eurofaktura je potřeba tabulku zorganizovat podle nadefinovaného vzoru:
| ||||
| Sloupec A | Číslo účtu. Informace jsou povinné. |
| Sloupec B | Název/popis účtu. Informace jsou povinné. |
| Sloupec C | 0 = neaktivní účet, 1 = aktivní účet. Na nekativní účty nelze účtovat. |
| Sloupec D | Vepište D, pokud se jedná o syntetický účet, N pokud o analytický účet. |
| Sloupec E | Vepište D, pokud je povinné vložit partnera na tomto účtu (311, 321, ...). |
| Sloupec F | Vepište D, pokud je dovoleno vložit částku v zahraniční měně. |
| Sloupec G | Vepište D, pokud je povinné při zaúčtování vložit částky v cizí měně. |
| Sloupec H | Vepište D, pokud se jedná o saldokontní účet (zaznamenávají se otevřené položky a platby). |
| Sloupec I | Vepište D, pokud je při zaúčtování povinnost vložit nákladové středisko. |
| Sloupec J | Slouží pro označení druhu účtu (1 pro Aktiva, 2 pro Pasiva, 3 pro Náklady a 4 pro Výnosy). |
| Sloupec K | Slouží pro název účtu v angličtině. Tento text se používá v případě tisku rozvahy v angličtině. |
| Sloupec L | Slouží pro název účtu v němčině. Tento text se používá v případě tisku rozvahy v němčině. |
| Při importu účetní osnovy je nutné přesně dodržet strukturu importovaných sloupců v souboru. Doporučujeme tedy váš soubor zkontrolovat s výchozí účetní osnovu, kterou si můžete stáhnout o krok výše, zda je struktura dat totožná. |
Do účetní osnovy se dostaneme přes menu . Import účetní osnovy z Excelu vybereme přes tlačítko "Více...", jak je zobrazeno na obrázku níže:
| ||||
Poté co vybereme možnost importu z Excelu se nám otevře nové okno, kde lze vybrat dodatečné možnosti pro import. Co se má např. dělat z účty, které již v účetní osnově jsou, apod. Na konci je jen potřeba stisknout tlačítko a data z Excelu se naimportují do Eurofaktury!
| ||||
1.2. Přenos položek na jiný účet
V případě, že chcete převést položky z jednoho účtu na jiný, můžete to provést výběrem položky Posunout zapsané položky do jiného účtu knihy.
| ||||
| Účetní rok | Obchodní rok, pro který chcete převést účet. |
Aktuální účet hlavní účetní knihy|Vyberte účet, který chcete převést.
| Cílový účet hlavní účetní knihy | Vyberete cílový účet převodu. |
| Pro partnery | Vyberte tuhle možnost v případě, že se jedná o konkrétního partnera. |
| Převod záznamů v období | Zde si vymezíte pro jaké období chcete převod uskutečnit. |
| Podkategorie | Vyberte tuhle možnost v případě, že se jedná o konkrétní položku. |
| Změň pouze otevřené deníky hlavní účetní knihy | Převod bude uskutečněn pouze pro otevřené deníky. |
 | Program umožňuje přenos položek z libovolného účtu na libovolný účet nebo z jakéhokoli saldokonta na libovolné saldokonto. Převod mezi účty a saldokonty však možný není. |
2. Automatické předkontace
Automatické zaúčtování dokladů se provádí podle předem nastavených pravidel, které jsou přijaty podle platné účetní legislativy. V programu je nastavena výchozí interní účetní osnova, podle které probíhá automatické účtování (na základě automatických předkontací). Pro automatické zaúčtování dokladů je tedy nutné spárovat vaší firemní účetní osnovu s výchozí interní osnovou.
2.1 Postup nastavení
Zautomatizování účtové osnovy Vaší společnosti nastavíte na kartě . Poté se Vám zobrazí tabulka se 3 sloupci a možnostmi nastavení podle třídy hlavní účetní knihy (1,2,3,5,6).
| ||||
| Cílový účet hlavní účetní knihy | V tomto sloupci si vybíráte účty, které se generují z Vaší účetní osnovy a které si přejete, aby byly spárovány s interním číslováním. |
| Popis nebo účel účtu hlavní účetní knihy | Tento sloupec obsahuje popis výchozích interních účtů. |
| Interní čís. | Tento sloupec obsahuje výchozí interní účetní osnovu, na základě které probíhá automatické zaúčtování příslušných operací. |
Po nadefinování všech účtů vybrané třídy, klikněte na tlačítko v dolní části okna.
Pomocí ikony Výměna dat lze importovat nastavení z souboru XML nebo exportovat nastavení do souboru XML.
3. Nákladová střediska
Nákladové středisko je označení pro organizační jednotku uvnitř firmy, na kterou jsou evidovány náklady a která není odpovědná za generování výnosů - na rozdíl od hospodářského střediska, které je odpovědné jak za náklady tak za výnosy. Nákladové středisko slouží k alokaci nákladů k určité organizační jednotce. Cílem je sledování nákladů a zvyšování transparentnosti a odpovědnosti za vznik nákladů a tedy k řízení nákladů ve firmě. Za řízení nákladů v těchto jednotkách je vždy odpovědná konkrétní osoba (např. vedoucí oddělení).
V této agendě lze vytvořit jednotlivé oddělení ve společnosti, pro které chcete samostatně sledovat náklady, příjmy a celkové hospodaření. Snadno přidáte nové nákladové středisko s příslušným kódem a popř. odpovědnou osobou. Všechny tyto informace pak můžete zadat do faktur či plateb týkajících se jednotlivých středisek. Jeho role ale může sloužit i pro jiné účely - sledování projektů, vytvoření více číselných řad z různých důvodů, vytvoření nových typů dokladů - ostatní pohledávky či závazky, a další.
Kliknutím na kód nákladového střediska můžete středisko libovolně upravovat. Pomocí tlačítka lze střediska importovat pomocí průvodce (v tabulkovém formátu .XLS nebo .CSV), případně exportovat/importovat ve formátu XML.
| ||||
3.1 Přidání nového nákladového střediska
Přidat nové nákladové středisko můžete pomocí tlačítka , které najdete v pravém rohu přehledu NS.
| ||||
| Kód | Zadejme libovolní kód NS. |
| Popis | Volný text popisující NS. |
| Stav | Zvolte, zda je nákladové středisko aktivní nebo ne. |
| Místo vystavení dokladu | Adresa nákladového střediska. |
| Měna | Měna pro nákladové středisko. |
| Bankovní účet | Možnost přidat bankovní účet ke konkrétnímu nákladovému středisku. Bankovní účet se bude automaticky doplňovat na faktuře, při zvolení konkrétního nákladového střediska. |
| Ponížený odpočet DPH na vstupu na PF(%) | Pokud by se měl při výpočtu DPH na vstupu zohlednit ponížený nárok (nárok na odpočet v poměrné výši), uvede se zde výše (v %) odpočitatelného nároku na DPH na vstupu. Zadané procento se použije na všechny přijaté faktury, které se vztahují k tomuto NS. Pokud je ponecháno prázdné místo, nastavení je ignorováno (nárok na odpočet vstupního DPH se bere podle nastavení na jednotlivých přijatých fakturách). |
| Druh plnění (DPH) | Druh plnění DPH se přednastaví na dokladě, který byl vystaven pod takovýmto NS. Výchozí hodnota je prázdné pole, tzn. druh plnění se vyplňuje dle výchozího nastavení. |
| Úroveň důvěrnosti dat | Nastavení úrovně důvěrnosti dokumentu. |
| Zodpovědné osoby | Ze seznamu všech uživatelů vyberte ty, kteří mají přístup k dokladům přidělených k NS (např. faktury, nabídky viditelné pouze pro určitá NS). |
| Nastavený druh plnění na NS má vyšší prioritu než např. druh plnění převzatý při importu objednávek z e-shopu. Tzn. pokud bude NS napojeno na nějaký webshop v rámci e-shop synchronizace, tak veškeré objednávky budou mít převzatý druh plnění nastavený z nákladového střediska. Podobně to funguje i např. pro ponížený odpočet DPH na přijatých fakturách |
3.2 Využíváte více nákladových středisek?
Pokud využíváte více nákladových středisek, pak doporučujeme dodatečně nastavit povinnost jejich zadávání na dokladech. V případě, že máte na nákladová střediska napojeno číslování, tak se vyhnete nepříjemnostem v podobě zapomenutého označení dokladu a chybného číslování.
Dodatečné nastavení provedete v a výběrem níže uvedených možností.
| ||||
3.3. Import nákladových středisek přes průvodce
Import seznamu nákladových středisek ze souboru pomocí průvodce je dostupný v nabídce , kde v panelu nástrojů nad zobrazeným seznamem nákladových středisek přes tlačítko vyberte možnost Import nákladových středisek z Excelu.
| ||||
| Funkce je užitečná zejména pro firmy, které přecházejí na program Eurofaktura a dosud vedly seznam nákladových středisek v Excelu nebo si ho exportovaly z programu, který dosud používaly. Při použití této funkce není před importem dat nutné upravovat datovou strukturu na příslušné pořadí sloupců v tabulce. Data lze importovat ze souborů ve formátu Excel, CSV nebo ODS. |
3.3.1 Postup
Následující postup je stejný jako u importu jiných dat pomocí průvodce - např. Import účetních deníků přes průvodce nebo Import produktů ze souboru pomocí průvodce.
Seznam kódů druhů plnění DPH pro import najdete zde.
| Pokud chcete nákladové středisko importovat jako aktivní, musíte do sloupce 'Stav' zadat hodnotu 1 a 0 jako neaktivní. |
Náhled dokumentů
Ve 3. kroku se otevře stránka s dalším nastavením, kde určíte, co se má stát v případě, že jsou v souboru nákladová střediska, která ještě v programu nemáte.
| Pokud byste si chtěli připravenou datovou strukturu zkontrolovat, můžete kliknout na odkaz Zobrazení řádků dat nákladových středisek a otevře se Vám seznam nákladových středisek s uspořádaným mapováním dat, která budou importována do programu. |
| ||||
4. Účetní období
Účetní období je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem, který trvá od 1.1. do 31.12 příslušného roku nebo se jedná o hospodářský rok. V tomto modulu máte možnost nahlédnutí do všech vašich účetních období.
Charakteristiky účetního období:
- Výchozí účetní období je obdobím aktuálním.
- Začátek a konec účetního období
- Měna pro dané účetní období
- Způsob výpočtu počátečního zůstatku, který se může nastavit tak, že bude vypočítán z předešlého roku.
- Stav údajů udává, zda je možné pro dané období měnit údaje.
| Můžete zde také exportovat data účetních období pro potřeby archivace - více najdete v Export účetních dat pro účely archivace účet. období |
5. Úpravy a vytvoření nového účetního období
Pomocí tlačítka můžete účetní období archivovat/ aktivovat nebo nastavit jejich důvěrnost.
Pro přidání nového účetního období klikněte na tlačítko .
| ||||
5.1. Přechod do nového účetního období
Pro šetření Vašich nervů během nového roku, vytvoří náš program Eurofaktura automaticky nové účetní období ještě před ukončením starého období. Pro informace o číslování dokumentů na přelomu roku klikněte na Číslování dokumentů.
Výchozí účetní období má vliv pouze na vyhledávání v dokumentech a v zaúčtování (v hlavní knize a v účetních denících). Toto nastavení najdete v , ve kterém v levé části označíte dané období jako výchozí.
1. V tomto nastavení rovněž zkontrolujte zda na aktuálním účetním období máte nastaven správný způsob výpočtu počátečního stavu (PS). Dokud skutečně není zaúčtován účetní deník pro uzavření výsledkových účtů, měl by být způsob výpočtu PS v následném účetním období nastaven na "PS převzaty z konečných stavů předchozího roku".
2. Jakmile máte skutečně vše zaúčtováno pro aktuální účetní období, je potřeba uzavřít výsledkové účty pomocí speciálního účetního deníku. Program dle pokynů provede uzavření výsledkových účtů 5* a 6*.
3. Po zaúčtování uzavíracího účetního deníku je vhodné aktuální účetní období archivovat, resp. "uzamknout" pro případné úpravy. Současně pro následující účetní období nastavíme způsob pro výpočet PS na "PS ručně zaúčtovány v daném roce".
4. Přesun zůstatků z předchozího úč. období do PS následujícího uč. období spustíme sestavou Přesun zůstatků z předchozího účetního období do otevřeného nového účetního období. Tímto se v následujícím úč. období vytvoří nový "otevírací" účetní deník.
Více informací vč. přehledného návodu "Jak na uzavření roku" najdete na našem blogovém článku zde: https://eurofaktura.cz/czfaktura/ucetni-zaverka/.
| ||||
5.2. Smazání dat
Pokud již v programu nepotřebujeme data společnosti za jednotlivé účetní období, protože jsme je z programu kompletně vyexportovali, můžeme je také smazat.
Vymazání dat účetní období je dostupné v menu kliknutím na ikonu za již archivované účetní období. Proces smazání účetního období se otevře v novém okně.
Pečlivě si přečteme jednotlivé pokyny procesu vymazání dat a vybereme údaje, které chcete vymazat ve vybraném účetní období:
Poté na telefonní číslo, uložené na uživateli, který spustil proces mazání dat obdržíte bezpečnostní kód pro pokračování v smazání dat:
Po zadání kódu z SMS začne proces mazání, který proběhne za 48 hodin. Během této lhůty máte stále možnost smazání dat zrušit. Všichni uživatelé s administrátorskými právy v této společnosti, u které jste proces mazání dat zahájili, budou o zahájeném procesu mazání dat rovněž informováni e-mailem. V samotné zprávě je také k dispozici odkaz pro zrušení smazání.
| Ke smazání dojde po 48 hodinách od začátku procesu smazání. Po dokončení smazání bude uživatel informován a data tak budou TRVALE smazána. Nebudou již na serverech a neexistuje způsob, jak je obnovit! |
Na přehledu účetních období je probíhající proces mazání viditelný na obrázku níže.
| Smazání dat lze přerušit do 48 hodin. To lze provést kliknutím na odkaz, který správce společnosti obdrží na e-mailovou adresu nebo přímo v programu na přehledu účetních období: Možnost přerušení smazání dat přes odkaz v e-mailu: Přerušení procesu smazání v Eurofaktuře na přehledu účetních období: |
6. Odpisové plány
V tomto modulu vidíte přehled o všech vašich vytvořených odpisových plánech. Jednotlivé odpisové plány můžete libovolně upravovat nebo přidávat nové. Pomocí tlačítka můžete seznam exportovat nebo importovat v povolených formátech.
Jak na výpočet odpisů najdete v kapitole Výpočet odpisů.
6.1 Přidání nového odpisového plánu
Pomocí tlačítka můžete přidat nový odpisový plán.
| ||||
| Kód | Zadejte kód identifikující odpisový plán (libovolné označení). |
| Roční sazba odpisu (%) | Zadejte roční odpisovou sazbu. |
| Popis | Zadejte libovolný text, který označuje odpisový plán. |
| Metoda odpisu | Vyberte zde pouze lineární (ostatní metody nejsou momentálně aktivní). |
| Stav | Zadejte, zda se jedná o aktivní nebo neaktivní odpisový plán. |
---
© Eurofaktura s.r.o. 2003-2024