Kniha příjmů a výdajů (peněžní deník)

Jedná se o klíčovou evidenci. Přehled příjmů a výdajů (peněžní deník) představuje skutečný tok peněžních prostředků.

Do peněžního deníku jsou přenášeny veškeré doklady, které představují pohyb peněz - doklady vystavené i přijaté, pokladní doklady (které nejsou spojenou s fakturou) a bankovní výpisy.

Každý doklad musí mít záznam o platbě, jinak do Knihy příjmů a výdajů nebude přenesen.

1.1 Tvorba Knihy příjmů a výdajů

Před samotným přenosem dokladů do daňové evidence je nutné ji vytvořit.

|Účetnictví |Daňová evidence zde si otevřete rok, pro který chcete Knihu příjmů a výdajů vytvořit, klikněte na Nová a vyberte možnost Evidence příjmů a výdajů.

Přes tlačítko Upravit v horním panelu nástrojů si můžete nadefinovat nebo upravit obsah Knihy příjmů a výdajů.

Příklad Knihy příjmů a výdajů s již zaevidovaný doklady.

Obrázek 1: Kniha příjmů a výdajů s transakcemi - vysvětlivky

1.2 Přenos jednotlivých dokladů do Knihy příjmů a výdajů

Pro přenos dokladů je určující, zda jsou nebo nejsou zaplaceny. Doklady, které byly zaplaceny musí mít záznam o platbě. V jiném případě nebudou do knihy příjmů a výdajů přesunuty.

Přenos jednotlivých typů dokumentů je rozepsán podrobně v dalších záložkách.

1.3 Export Knihy příjmů a výdajů

Po doplnění Knihy příjmů a výdajů všemi doklady si ji můžete vytisknout či exportovat v různých formátech pro další zpracování. Otevřete si danou Knihu příjmů a výdajů, přes tlačítko Tisk v hlavním panelu nástrojů klikněte na možnost "Tisk deníku za vybrané období" a zvolte si podle potřeby čas. rozmezí a formát souboru.

Obrázek 2: Export peněžního deníku

1.3.1 Přenos vystavených faktur a dalších prodejních dokladů

Tvorba všech dokladů se neliší od jejich pořízování při vedení účetnictví. Po vystavení faktury jednoduše vložte bankovní výpis a spárujte jej s danou fakturou nebo z ní vystavte pokladní doklad, pokud byla placena hotově.

Do Knihy příjmů a výdajů (peněžního deníku) se zapisují:

faktury
doklady k přijaté záloze
opravné daňové doklady

Nově jsou doklady zapsané v Knize příjmů a výdajů UZAMČENÉ. Pro odemčení vymažte záznam o přesení do daňové evidence ve spodní části dokladu.

1.3.2 Vytvoření záznamu o platbě na dokumentu

1. Faktura placena bank. převod - po likvidaci bankovního výpisu, bude na faktuře vytvořen záznam o platbě viz níže.

Obrázek 3: Záznam o platbě na zaplacené faktuře

A zlikvidovaná transakce na bankovním výpisu bude označena zeleně.

Obrázek 4: Likvidace bankovního výpisu

2. Faktura placena hotově - po ručním nebo automatickém vytvoření pokladního dokladu se na faktuře vytvoří platební záznam, a poté bude možné ji převést do Knihy příjmů a výdajů.

3. Faktury hrazeny jinými formami úhrady - klíčové je, aby faktura měla záznam o platbě (viz výše), nesmí být pouze označena jako zaplacená (na přehledu faktur svítit zeleně), bez záznamu o platbě. Záznam o platbě vytvoříte i ručně a to přes tlačítko Platby a možnost "Vložit úhradu dokladu".

Obrázek 5: Vložit ruční úhradu dokladu

Pokud máte zaplacené faktury i zlikvidované nebo z nich vytvořené pokladní doklady, můžete přejít k jejich přenosu do Knihy příjmů a výdajů.

1.3.3 Přenos do Knihy příjmů a výdajů

|Prodeje |Faktury na přehledu faktur si klikněte na tlačítko Více - Zanesení do daňové evidence a vyberte si vámi vytvořenou.

V případě Opravných daňových dokladů (ODD) je nutné mít vyplněné datum "Datum přijetí dokladu"! Podle tohoto data se poté zapisují do Knihy příjmů a výdajů. Ostatní doklady se zepisují podle data platby.

Obrázek 6: Přenos faktur do Knihy příjmů a výdajů

Poté se zobrazí výběr všech zobrazených faktur, které mají záznam o platbě. Červeně označené faktury jsou ty, které již byly do dané evidence přeneseny. Po kontrole všech ostatních faktur klikněte na tlačítko Přenést do evidence. Přenesené doklady si zkontrolujte v dané Knize příjmů a výdajů |Účetnictví |Daňová evidence.

Obrázek 7: Zapsání do daňové evidence

Na konkrétní faktuře se zobrazí detail s odkazem, do které knihy byl doklad zaevidován - viz níže.

Obrázek 8: Detail zápisu do Knihy příjmů a výdajů

1.3.4 Přenos přijatých faktur a dalších nákupních dokladů

Tvorba všech dokladů se neliší od jejich pořízování při vedení účetnictví. Po vložení přijaté faktury jednoduše vložte bankovní výpis a spárujte jej s danou fakturou nebo z něj vystavte pokladní doklad, pokud byla placena hotově.

Do Knihy příjmů a výdajů (platebního denníku) se zapisují:

přijaté faktury
přijaté doklady k zaplacené záloze
přijaté opravné daňové doklady

Nově jsou doklady zapsané v Knize příjmů a výdajů UZAMČENÉ. Pro odemčení vymažte záznam o přesení do daňové evidence ve spodní části dokladu.

1.3.5 Vytvoření záznamu o platbě na dokumentu

1. Faktura placena bank. převod - po likvidaci bankovního výpisu, bude na faktuře vytvořen záznam o platbě viz níže.

Obrázek 9: Záznam o platbě faktury

A zlikvidovaná transakce na bankovním výpisu bude označena zeleně.

Obrázek 10: Likvidace bankovního výpisu

2. Faktura placena hotově - po ručním vytvoření pokladního dokladu přes tlačítko Vystavit z dokladu se na faktuře vytvoří platební záznam, a poté bude možné ji převést do Knihy příjmů a výdajů.

Obrázek 11: Vložení úhrady dokladu - doklad byl zaplacen kartou, označen tedy jako zaplacený ale bez záznamu o platbě

Pokud máte zaplacené faktury i zlikvidované nebo z nich vytvořené pokladní doklady, můžete přejít k jejich přenosu do Knihy příjmů a výdajů.

1.3.6 Přenos do Knihy příjmů a výdajů

|Nákupy |Přijaté faktury na přehledu faktur si klikněte na tlačítko Více - Zanesení do daňové evidence a vyberte si vámi vytvořenou.

Obrázek 12: Přenos faktur do daňové evidence

Na konkrétní faktuře se zobrazí detail s odkazem, do které knihy byl doklad zaevidován - viz níže.

Obrázek 13: Detail zapsání faktury přijaté do daň. evidence

1.3.7 Přenos pokladních dokladů

Tvorba pokladních dokladů se neliší od jejich pořízování při vedení účetnictví. Do knih daňové evidence budou přeneseny ty pokladní doklady, které nejsou propojeny na žádnou fakturu či jiný doklad. Pokud jsou vystaveny z faktury přijaté nebo vystavené, znamená to, že tyto dokumenty jsou zaplaceny a právě faktury budou přeneseny do Knihy příjmů a výdajů.

1.3.8 Přenos do Knihy příjmů a výdajů

Pokladní doklady jsou sami o sobě dokladem o příjmu nebo výdaji peněžních prostředků, proto je lze rovnou přesunout do Knihy příjmů a výdajů.

|Pokladna |Příjmy/výdaje na přehledu dokladů klikněte na tlačítko Více - Zapsat doklad do evidence ... a vyberte si vámi vytvořenou.

Obrázek 14: Přenos pokladních dokladů do daňové evidence

Poté se zobrazí výběr všech pokladních dokladů, které se neváží na faktury či další daňové dokumenty. Červeně označené doklady jsou ty, které již byly do dané evidence přeneseny. Po kontrole všech ostatních klikněte na tlačítko Přenést do evidence. Přenesené doklady si zkontrolujte v dané Knize příjmů a výdajů |Účetnictví |Daňová evidence.

Na konkrétním pokladním dokladu se zobrazí detail s odkazem, do které knihy byl doklad zaevidován - viz níže.

Obrázek 15: Detail zapsání dokladu do daň. evidence

1.3.9 Přenos bankovních výpisů

Tvorba nebo import bankovních výpisů se neliší od jejich zpracování při vedení účetnictví. Import a likvidace bankovního výpisu je podrobně popsána zde modul Banka.

Do knih daňové evidence budou přeneseny pouze ty bankovní výpisy, které obsahují platby, které nebyly zlikvidované. Nezlikvidované částky poznáte jednoduše podle toho, že barva jejich celého řádku je šedá (viz Obrázek 2 níže).

Pokud bankovní výpis obsahuje pouze platby za faktury, které jsou v systému, tento bankovní výpis zlikvidujte a poté do Knihy příjmů a výdajů přeneste pouze tyto faktury (na základě jejich záznamů o platbě). Samotný bankovní výpis přenesen nebude.

Pokud bankovní výpis obsahuje i jiné platby - např. splátky úvěru či soukromé platby, je nutné jej přenést do Knihy příjmů a výdajů.

1.3.10 Přenos do Knihy příjmů a výdajů

|Banka |Přehled bankovních výpisů na přehledu výpisů klikněte na tlačítko Více - Zapsat doklad do evidence ... a vyberte si vámi vytvořenou.

Obrázek 16: Přenos bankovních výpisů do daňové evidence

Poté se zobrazí výběr všech bankovních výpisů, které obsahují nezlikvidované (nespárované) platby. Po kontrole zobrazených klikněte na tlačítko Přenést do evidence. Přenesené doklady si zkontrolujte v dané Knize příjmů a výdajů |Účetnictví |Daňová evidence.

Na konkrétním bankovním výpisu se zobrazí detail s odkazem, do které knihy byl zaevidován - viz níže.

Obrázek 17: Detail zapsání dokladu do daň. evidence