Adresář

Pro přehlednou práci s databází Vašich obchodních partnerů je určen modul Adresář, který umožňuje efektivně vytvářet, udržovat a využívat adresář obchodních partnerů, zákazníků, a zaměstnanců.

Všichni partneři [1]
Zákazníci [2]
Dodavatelé
Zaměstnanci [4]
Osobní evidence [5]
Uživatelé [7]
Kniha příchozí pošty [8]

1. Všichni partneři

Modul Všichni partneři obsahuje evidenci Vašich zákazníků a dodavatelů. Pomocí vyhledávacích nástrojů můžete vyfiltrovat Vámi požadované partnery.

Pomocí tlačítka Více lze partnery exportovat ve formátu XML nebo exportovat seznam právnických či fyzických osob do programu Excel. Import partnerů lze provést též z programu Excel (či jiných obdobných programů).

Obrázek 1: Všichni partneři

Nebo si zaplňte databázi postupně a ručně. Kliknutím na tlačítko Nový na pravé straně obrazovky. Zvolte typ subjektu, který vytváříte a pokračujte dál.

Obrázek 2: Typ partnera

1.1.1 Import partnerů z Excelu

Importování partnerů z Excelu lze provést velmi jednoduše pomocí nástroje Import partnerů z Excelu, který najdete v nabídce Více. Pro náhled či jako vzorovou šablonu máte zde k dispozici ukázkový soubor:

Import_partneru_vzor.xls
Velikost souboru: 10,50 kB

Určení zákazníka a dodavatele naleznete ve sloupcích Z a AA. V případě, že je partner zákazníkem vyplníte do jeho sloupce 1, pokud není zákazníkem tak 0.

Po zvolení možnosti Import partnerů z Excelu, se Vám zobrazí možnost vybrat daný soubor a co se s ním stane. Pečlivě si přečtěte tyto možnosti a zvolte na základě Vašich úmyslů. Tento soubor musí být ve formátu XLS a dané údaje musí mít označení (název) sloupce.

Pokud do prázdné databáze programu importujete nový seznam partnerů, zvolte tyto možnosti (viz. Obrázek 3).

Obrázek 3: Import údajů o partnerech ze souboru

Pokud chcete vkládat více informací o partnerovi, jednoduše si vložte jednoho zákazníka do adresáře a poté vyexportujte jeho data. Přes hlavní panel nástrojů pod tlačítkem Více - Export dat o zákaznících do excelu. Doplňte veškeré údaje o zákaznících a importujte stejnou cestou zpět.

Pokud jste názvy sloupců souboru upravovali, zobrazí se vám tato tabulka pro určení obsahu sloupců v souboru. V kolonce základní jméno záhlaví sloupce zvolte konečný název sloupců, kterým budou přepsány názvy sloupců Vašeho souboru, které nebyly programem rozeznány.

Obrázek 4: Změna základního záhlaví sloupce

Import partnerů neobsahuje import dodacích adres. Ten musí být naimportován zvlášť v sekci Adresář - Zákazníci.

Jak na to najdete v kapitole Import dodacích adres zákazníků [2.3].

Poté se Vám zobrazí kontrolní okno informující Vás o úspěšném importu. Nyní jsou všechny Vaše importované kontakty uložené v sekci Všichni partneři.

Obrázek 5: Přehled partnerů

1.1.2 Roztřídění partnerů

Pokud chcete rozdělit tyto kontakty na Zákazníky a Dodavatele, musíte přidat do Vašeho souboru XLS další dva sloupce, které určují, zda-li je partner zákazník či dodavatel.

Obrázek 6: Databáze partnerů ve formátu XLS s rozlišením zákazníků a dodavatelů

Pokud byste měli v daném souboru i další kontakty či jiné údaje, které byste nechtěli do programu importovat, zvolte následující nastavení importu údajů.

Obrázek 7: Přepis stávajících partnerů

V souboru 0 zastupuje slovo NE, a 1 slovo ANO. Tomuto označení opět vyberte příslušné označení v programu, tj. Zákazník nebo Dodavatel. Po dokončení procesu se Váše databáze parterů roztřídí do sekcí Zákazníci a Dodavatelé (v sekci Všichni partneři nadále zůstane kompletní obsah databáze).

Obrázek 8: Změna základního záhlaví sloupce

1.1.3 Import partnerů z Excelu pomocí průvodce

1.2. Údaje o bankovním účtu

Obrázek 9: Bankovní spojení partnera

Banka	Název banky partnera.
Číslo účtu/IBAN	Číslo bankovního účtu partnera, v případě zahraničního bankovního účtu (zahraničního partnera) zde vyplňte IBAN.
SWIFT	V případě, že se jedná o účet vedený v zahraničí, zadejte SWIFT.
Popis	Popis.

Vložení údajů potvrďte tlačítkem OK. Pro uložení změn je posledním krokem kliknutí na Uložit, které v případě změn, svítí žlutě.

1.3. Odstranění partnera

Přejete si odstranit partnera, ale program Vám to nedovoluje?

Obrázek 10: Chyba při smazání partnera

Důvodem může být to, že je partner propojen s nějakým dokumentem - v tom případě je nutné, abyste prošli veškeré dokumenty, které používáte a dovnímáte se, že by se tam daný partner mohl objevit (využijte vyhledávací filtrační pole). Např. Faktury přijaté - do vyhledávacího pole vložit jméno daného partnera.

Jsou zde dvě možnosti:

a) kompletní odstranění - otevřete si |Adresář |Partneři, vyhledejte daného partnera a klikněte na ikonu . V tomto případě dojde k odstranění partnera, zákazníka i dodavatele.

b) částečné odstranění - v |Adresář |Zákazníci a ze seznamu zákazníků odstraňte Vámi žádoucího. Poté bude možné smazat partnera ze seznamu partnerů.

V nové administraci partnerů / adresáře nelze odstranit dodavatele v záložce Adresář - Dodavatelé. Ale je nutné jej odstranit z Partnerů - viz bod a) výše.

1.4. Založení nového partnera

Nového partnera - dodavatele či zákazníka vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový partner. Lze také jednoduše importovat partnery z již existujícího souboru uloženého ve Vašem počítači či jiném zařízení.

Obrázek 11: Založení nového partnera, typ podnikatelský subjekt

Povinné údaje jsou označeny červenou hvězdičkou, další údaje jsou nepovinné.

IČO	Vložte IČO a veškeré údaje o zákazníkovi budou vyplněny z rejstříku ARES. Pokud do pole IČO chcete vložit údaje zahraničního zákazníka, je nutné správně označit jeho zemi (pokud je to český zákazník, probíhají kontroly na správnost IČO, v případě cizince ne).
DIČ	Vložte DIČ a veškeré údaje o zákazníkovi budou vyplněny z rejstříku ARES/VIES. Toto pole slouží výhradně pro EU DIČ, pokud systém odmítne vložené DIČ partnera, vložte jej do pole IČO a vyberte příslušnou zemi partnera (v tom případě kontroly neprobíhají a váš údaj zůstane uložen.)
Název společnosti	Vložte ručně nebo bude tento údaj natažen z rejstříku ARES na základě vloženého IČO.
Ulice	Adresa partnera.
PSČ / Město	Adresa partnera.

Vyplněný detail partnera může vypadat následovně.

Obrázek 12: Detail partnera

1.5. Sloučení duplicitních záznamů jednoho klienta

Při používání programu se může z různých důvodů stát, že vytvoříme určitého partnera více než jednou. Takové duplicitní záznamy mohou např. způsobit nepravdivé nebo nerealistické zobrazení zůstatku závazků nebo pohledávek v hlavní knize.

V programu lze duplicitní položku partnera opravit pomocí funkce sloučení duplicitního partnera.

Tato funkce umožňuje odstranit duplicitní partnery a zároveň přesměrovat všechny dokumenty od partnera, který bude odstraněn, na partnera, který zůstane ve vašem seznamu Všichni partneři.

Tato funkce je k dispozici pouze uživatelům s oprávněním pro zadávání a změnu partnerů a pro odstranění duplicitních partnerů.

Funkci odstranění duplikovaných partnerů najdete v |Adresář |Všichni partneři přes nabídku Více. Viz obrázek níže.

Obrázek 13: Adresář - Všichni partneři

Pro jednodušší vyhledání duplicitních partnerů využijte vyhledávací pole v |Adresář |Všichni partneři.

Obrázek 14: Výběr partnerů

Pro sloučení duplicitních partnerů je nutné vybrat minimálně dva a maximálně čtyři partnery. Pokud jste vybrali více než čtyři partnery současně, budete programem upozorněni.

V případě, že máte více než čtyři duplikované partnery, opakujte zpracování tolikrát, dokud neodstraníte všechny duplikáty.

Poté, co máte označeny požadované partnery, jděte přes Více a zvolte možnost Sloučit duplicitní záznamy jednoho partnera.

Obrázek 15: Odstranění duplicitních partnerů

Jakmile jste vybrali partnera, kterého chcete zachovat, potvrďte výběr kliknutím na Potvrdit výběr a odstranit duplikované záznamy. Poté program zobrazí rekapitulaci, který partner bude zachován a které duplikáty budou odstraněny.

Obrázek 16: Potvrzení o odstraněných duplikátech a partneru, který nahradí duplikáty

Kliknutím na Pokračovat zahájíte zpracování, které spojí vybrané partnery a zároveň odstraní duplikáty.

1.6. Změna typu partnera

Pokud jste omylem vytvořili partnera jako koncového zákazníka (FO) namísto právnické osoby, nebo naopak, jednoduše to změníte dle níže uvedeného návodu.

1. Otevřete si daného partnera.

2. Klikněte si na tři tečky v pravé části obrazovky - viz níže, a vyberte první možnost "Změnit na podnikatelský subjekt" // "Změnit na koncového zákazníka (FO)".

Obrázek 17: Změna typu partnera

3. Po kliknutí na jednu z možností se vám zobrazí nové okno, kde vyplníte dané náležitosti subjektu - pro vložení právnické osoby (podnikatelského subjektu) vložte IČO a údaje budou načteny z ARESU.

Obrázek 18: Změnit na podnikatelský subjekt

4. Změnu potvrďte kliknutím na OK a uložte.

2. Zákazníci

V adresáři Zákazníci si můžete evidovat všechny stávající, minulé nebo potenciální zákazníky a veškeré informace o nich.

Na úvodní stránce se Vám zobrazí seznam veškerých zákazníků, které ale můžete jednoduše filtrovat a zobrazit si jen zákazníky, které v danou chvíli potřebujete. V seznamu se Vám zobrazí nejdůležitější informace o zákaznících jako jméno nebo název zákazníka, adresa a také identifikační čísla. Pro více informací o konkretním zákazníkovi si můžete otevřít jeho profil a zadané údaje si prohlédnout nebo je upravit.

zakaznici

2.1 Přidání nového zákazníka

Pokud chcete přidat nového zákazníka, tak klikněte na tlačítko Nový na pravé straně obrazovky. Zvolte typ subjektu, který vytváříte a pokračujte dál. Pro lepší přehlednost si můžete zákazníky vložit kódy zákazníka.

Podrobnější popis vložení povinných údajů partnera / zákazníka naleznete zde [1.4].

Obrázek 19: Vložení nového zákazníka

V případě zahraničního zákazníka (mimo EU), vložte jeho DIČ do pole IČO. Pole DIČ je kontrolováno na správnost DIČ pro EU, tedy napojeno na registr VIES. Také zvolte správnou zemi zákazníka.

2.2 Přednastavení údajů na zákazníkovi pro ulehčení práce

Na detailu zákazníka si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření zákazníka se vám zobrazí levé menu. Záložka Obchodní podmínky umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

Stav	Upozornění na jiný než "normální zákazník" se zobrazuje na dokumentech.
Doba splatnosti faktur (dny)	Při vyplnění tohoto údaje je předvyplněna individuální splatnost faktur tohoto zákazníka.
Platnost nabídky / proformy (dny)	Při vyplnění tohoto údaje je předvyplněna individuální splatnost nabídek / proforem tohoto zákazníka.
Stanovení data splatnosti	Od data vystavení faktury nebo data DUZP.
Základní sleva	Bude brána v potaz jako sleva na celý dokument. Zadejte v procentech.
Smlouva č.	Evidenční údaj.
Objednávka	Číslo objednávky, které se propisuje do vystavených dokladů (objednávky, faktury...).
Fakturační měna	Nastavením fakturační měny si ulehčíte fakturování danému zákazníkovi. Při tvorbě dokumentů bude vždy předvyplněna měna zákazníka, např. USD, EUR atd.
Skupina zákazníka	Pokud zákazníky evidujete v určitých skupinách (např. z důvodu různých cenových strategií), přiřaďte mu ji tady.
Jazyk komunikace	Nastavením jazyka komunikace nastavíte jazyk, ve kterém bude probíhat fakturace. Veškeré výstupy pro zákazníka budou nastaveny na zvolený jazyk.
Pro tisk použít šablonu	Pro konkrétního zákazníka můžeme mít individuální šablonu, kterou nahrajete v Nastavení společnosti - Nastavení vzhledu dokladů.
Max. otevřená pohledávka zákazníka (limit zákazníka)	Pokud fakturované částky překročí tento limit, při další fakturaci budete na překročení upozorněni.

Obrázek 20: Obchodní podmínky zákazníka - detail

2.3. Import dodacích adres zákazníků

Pokud má zákazník více dodacích adres, je nejlepším řešením jejich import ze souboru. Dodací adresy mohou být importovány z excel souborů - soubory z programů Excel, OpenOffice Calc, CSV formát.

Pro import dodacích adres si otevřete daného zákazníka v menu |Adresář |Zákazníci a vyhledejte si ho zde. Budou vám zobrazeny následující základní informace.

Zakaznik_novy

Soubor pro import dodacích adres musí mít následující strukturu (je nutné dodržet obsah i pořadí sloupců):

1.	Kód partnera
2.	Kód zákazníka
3.	Kód dodavatele
4.	Název partnera
5.	Název dodací adresy
6.	Dodatečný název
7.	Ulice
8.	Poštovní směrovací číslo (PSČ)
9.	Město
10.	Země
11.	Tel. číslo
12.	Fax
13.	Nákladové středisko

Import dodacích adresa zákazníka je dostupný přímo na konkrétním zákazníkovi nebo pod tlačítkem Více v menu |Adresář |Všichni partneři

Obrázek 21: Export dodacích adres ze všech partnerů

nebo |Adresář |Zákazníci.

Obrázek 22: Export dodacích adres ze zákazníka

příklad souboru s dodacími adresami

deliveryaddresses_zakaznik
Velikost souboru: 19,00 kB

Jakmile máte soubor s dodacími adresy vyplněn a připraven dle výše uvedené struktury, můžete naimportovat dodací adresy v menu |Adresář |Zákazníci, kde kliknete na vybraného zákazníka. V horní liště panelu nástrojů najdete tlačítko pro převod dat, kde dále zvolíte možnost Import dodacích adres z XLS / CSV souboru. Soubor nahrajte a uložte.

V souboru můžete mít vloženy dodací adresy pro více zákazníků, jednoduše rozlišeny podle kódů a názvu partnera. Ty budou importovány ke každému konkrétnímu zákazníkovi a ke zobrazení v záložce Dodací adresy.

Obrázek 23: Importovaná dodací adresa

Po importu lze doručovací adresy také měnit nebo upravit kliknutím na záložku Dodací adresy, a poté klikněte na konkrétní název adresy.

Obrázek 24: Úprava importované dodací adresy

Jakmile jste provedli dodatečné úpravy dodací adresy, nezapomeňte nová data potvrdit a uložit změnu!

2.4. Zahraniční zákazník

Přidat zahraničního zákazníka do Adresáře lze dvěma způsoby:

skrze dokument

přímo v Adresáři

2.4.1 Přidání skrze dokument

Zahraničního zákazníka je nutné v dokumentu přidat skrze tlačítko Nový, které najdete vedle pole pro vyhledání zákazníka. Dané pole se ukáže jakmile kliknete na popisek (klikněte zde pro výběr zákazníka...) v levém okně dokumentu. Následující proces je totožný s přidáním zákazníka skrze Adresář.

Stejné tlačítko najdete, pokud v pravém horním rohu okna zákazníka kliknete na tlačítko Upravit (viz. Obrázek 1).

Obrázek 25: Místa, kde najít tlačíko "Nový"

Obrázek 26: Nový zákazník

2.4.2 Přidání v Adresáři

V modulu |Adresář |Zákazníci najdete tlačítko Nový na pravé straně přehledu kontaktů.

Vyberete, zda jde o koncového zákazníka nebo o podnikatelský subjekt.

Obrázek 27: Vyberte typ zákazníka

V případě koncového zákazníka vyplníte povinné údaje a uložíte.

V případě podnikatelského subjektu je nutné dodržet následující pravidla při vyplňování údajů:

název, město a zemi, případně další náležitosti, které máte k dispozici

u zákazníků z EU je nutné vyplnit DIČ (probíhá kontrola přes registr VIES)

Obrázek 28: Zadání údajů nového zákazníka

2.4.3 Jazyk komunikace

Pokud máte zákazníka ze zahraničí, lze zjednodušit vzájemnou komunikaci několika kroky.

Při tvorbě nového zákazníka či při úpravě stávajícího lze v kartě zákazníka v sekci Obchodní podmínky nastavit Jazyk komunikace. Pokud necháte dané pole prázdné, nastaví se automaticky výchozí jazyk (Čeština). Po změně budou veškeré faktury, e-maily a jiné způsoby komunikace v daném jazyce.

Obrázek 29: Jazyk komunikace

Pro správné fungování komunikace v dalším jazyce je nutné nastavit výchozí text pro e-mail, SMS a upomínky a výchozí šablonu dokumentů.

Nastavení výchozích textů upomínek, e-mailu či SMS naleznete na |Nastavení |Nastavení společnosti.

2.5. Individuální ceník pro zákazníka

Existuje mnoho možností, jak vytvářet různé strategie cen v programu. Můžete mít individuální ceníky produktů pro skupiny zákazníků [2.6], jednotlivé zákazníky nebo sezónní ceny.

V tomto případě při vytváření dokladů pro konkrétního zákazníka bude místo obecného ceníku produktů použit ceník produktů pro zákazníka. Můžete určit jak ceny maloobchodní tak i velkoobchodní.

Pro definování ceníku pro konkrétního zákazníka (např. VIP, dlouholetý atd.), je nutné následovat tyto kroky:

1. |Adresář |Zákazníci a otevřít si daného zákazníka, pro kterého chcete ceník vytvořit. V horním panelu nástrojů klikněte na a vyberte možnost "Export ceníku pro zákazníka > Otevřít v Excelu".

Obrázek 30: Export ceníku na detailu zákazníka

2. Export dat - otevře se vám okno, které bude vypadat následovně:

pole "export ceníku platného ke dni" - je vždy nastaveno aktuální datum, máte tak zaručeno, že jsou v exportovaném XLS souboru všechny aktivní produkty.
zatrhávací možnost "Export pouze těch produktů, které mají platný ceník" - v případě, že tuto možnost vyberete, budou brány v potaz pouze produkty, u kterých je aktivní ceník (záložka ceník v kartě produktu).
měna ceníku - tvoříte buď pro všechny měny nebo pouze pro určitou

Obrázek 31: Export dat - ceník produktů

3. Úprava cen v XLS - exportovaný XLS soubor si otevřete a upravte potřebná data. Pokud definujete ceny pouze některých produktů, ostatní řádky s produkty můžete smazat pro lepší přehlednost. Vysvětlení jednotlivých polí:

sloupec A	Kód produktu
sloupec B	Název produktu
sloupec C	Katalogové číslo
sloupec D	Primární skupina produktů
sloupec E	Velkooobchodní cena bez DPH
sloupec F	Maloobchodní cena s DPH
sloupec G	Měna, ve které je určena cena pro zákazníka
sloupec H	Určuje použití ceníku na produktu. Výchozí hodnoty (ano, ne) nijak neovlivňují import dat. Pokud vyplníte hodnotu "DEL", budou všechny již importované (existující) ceníku produktu smazány.

Obrázek 32: Upravený XLS soubor připraven pro import

Pokud chcete vložit ceník produktu pro více měn, je nutné pro každou měnu vytvořit zvlášť řádek s údaji o produktu. V tom případě vždy nastavujte měnu na celém dokumentu, nikoliv pouze na položce. Více o měně dokladu zde.

4. Import dat / ceníku - provedete opět stejnou cestou jako export dat. V menu |Adresář |Zákazníci si otevřete konkrétního zákazníka. Poté klikněte na a vyberte možnost "Import ceníku pro zákazníka ze souboru". Nastavte datum platnosti ceníku a klikněte na OK.

Obrázek 33: Import ceníku

Dodatečná možnost používání ceníku musí být v tomto okně (níže) vybrána, jinak by se ceník nenaimportoval.

Obrázek 34: Import ceníku - detail

Jakmile máme všechno kroky z výše uvedeného návodu provedeny, můžete přistoupit k testovací či ostré faktuře pro daného zákazníka. Nejprve vyberte zákazníka, uložte a poté vyberte produkty, pro které jste nadefinovali ceník.

2.6. Ceník pro skupinu zákazníků

Stejně jako je možné tvořit individuální ceníky pro jednotlivé zákazníky [2.5], můžete je zařadit do skupin a k nim přiřadit ceníky, např. dle regionu.

Postup je následující:

1. vytvořit skupiny zákazník - přejděte do |Nastavení společnosti |Skupiny zákazníků - vytvořte příslušné skupiny podle vašich kritérií.

Obrázek 35: Vytvořte skupiny zákazníků

2. zatřídění zákazníka do skupiny - každého zákazníka lze zatřídit do vytvořené skupiny ručně nebo hromadně přes export a import XLS souboru. Kompletní návod naleznete zde [2.7.2].

ručně - otevřete si daného zákazníka, vyberte záložku "Obchodní podmínky" a klikněte na "Upravit". V otevřené nabídce najděte pole "Skupina zákazníků". Vyberte příslušnou skupinu, klikněte na Potvrdit a změny uložte.

hromadně - provedete exportem a následným importem upravených dat o zákaznících. V |Adresář |Zákazníci klikněte na Více a vyberte "Export dat o zákaznících do excelu". Ve staženém XLS najděte sloupec BC s název "Skupina zákazníka" pro vložení označení skupiny.

Obrázek 36: Export dat o zákaznících

Obrázek 37: Sloupec v XLS souboru pro doplnění označení skupiny zákazníků

Jakmile máte XLS soubor upraven a doplněn o označení skupiny zákazníků, přejděte zpět k importu dat. Opět přes |Adresář |Zákazníci tlačítko "Více - Import dat o zákaznících z Excelu". Zkontrolujte si importovaná data na jednotlivých zákaznících. Doporučujeme vždy hromadně zatřídit pouze několik záznamů a poté zopakovat pro všechny.

Dostupnost funkce import dat / zákazníků, závisí na příslušných uživatelských právech. Pokud ji nevidíte, kontaktujte administrátora vašeho účtu nebo naši uživatelskou podporu.

3. vytvořit ceníky s danými produkty a napojení na skupiny zákazníků - postupujete přes stejnou logiku export / import dat pro danou skupinu zákazníků. V |Nastavení společnosti |Skupiny zákazníků otevřete danou skupinu, klikněte na a vyberte první možnost "Export ceníku pro skupinu zákazníků". Soubor upravte a importujte stejnou cestou zpět a vyberte druhou možnost "Import ceníku pro skupinu zákazníků". Po výběru zákazníka z určité skupiny na fakturu by měla být brána v potaz importovaná data z ceníku.

2.7. Skupiny zákazníků

Program umožňuje propojit jednotlivé zákazníky a vytvořit z nich skupiny dle různých kritérií. Může to být např. různé ceny, slevy pro zákazníky a další. Pomocí skupin se tak vyhnete ručnímu nastavování ceny nebo slevy pro každého zákazníka individuálně. Pomocí skupin zákazníků lze vyhledávat či filtrovat data v přehledech a reportech.

Nejprve je nutné vytvoření skupin, což je popsáno v kapitole Vytvoření skupiny zákazníků [2.7.1].

Po vytvoření skupiny je nutné zatřídění zákazníka do konkrétní skupiny. To můžete provést jednotlivě nebo hromadně - více o tomto tématu zde [2.7.2].

2.7.1. Jak vytvořit skupinu zákazníků

Funkce Skupiny zákazníků slouží pro vytvoření přehlednější evidence zákazníků v případě, že se jedná o stejnou skupinu, např. při poskytování slev nebo určování konkrétních ceníků. Více o specifikaci ceníků pro skupiny zákazníků zde [2.6].

Chcete-li zadat novou skupinu zákazníků, klikněte na tlačítko Nový, kde se otevře následující vstupní okno.

Obrázek 38: Skupiny zákazníků

2.7.2. Jak zatřídit zákazníka do skupiny

Každého zákazníka lze zatřídit do vytvořené skupiny ručně nebo hromadně přes export a import XLS souboru.

1. ručně - otevřete si daného zákazníka, vyberte záložku "Obchodní podmínky" a klikněte na "Upravit". V otevřené nabídce najděte pole "Skupina zákazníků". Vyberte příslušnou skupinu, klikněte na Potvrdit a změny uložte.

Obrázek 39: Zatřídění do skupiny

2. hromadně - provedete exportem a následným importem upravených dat o zákaznících. V |Adresář |Zákazníci klikněte na Více a vyberte "Export dat o zákaznících do excelu". Ve staženém XLS najděte sloupec BC s název "Skupina zákazníka" pro vložení označení skupiny.

Obrázek 40: Export souboru dat o zákaznících

Jakmile máte XLS soubor upraven a doplněn o označení skupiny zákazníků, přejděte zpět k importu dat. Opět přes |Adresář |Zákazníci tlačítko "Více - Import dat o zákaznících z Excelu" - viz níže. Zkontrolujte si importovaná data na jednotlivých zákaznících v záložce "Obchodní podmínky". Doporučujeme vždy hromadně zatřídit pouze několik záznamů a poté zopakovat pro všechny.

Obrázek 41: Import aktualizovaného souboru se zákazníky zpět

Dostupnost funkce import dat / zákazníků, závisí na příslušných uživatelských právech. Pokud ji nevidíte, kontaktujte administrátora vašeho účtu nebo naši uživatelskou podporu.

2.8. Účetnictví

Na detailu zákazníka si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření zákazníka se vám zobrazí levé menu. Záložka Účetnictví umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

Účet pro tržby	Při zaúčtování vystavené faktury bude tento účet pro výnosovou stranu (Dal) brán automaticky v potaz.
Účet pro pohledávky	Při zaúčtování vystavené faktury bude tento účet pro pohledávkovou stranu (MD) brán automaticky v potaz.
Nákladové středisko	Nákladové středisko se automaticky vybere při volbě tohoto partnera - číslování dokumentu nebo sledování nákladů tak máte jednoduše vyřešeno.

Obrázek 42: Záložka Účetnictví - náhled

3. Dodavatelé

Agenda Dodavatelé pracuje na stejném principu jako agenda zákazníci.

Na úvodní straně se Vám zobrazí seznam všech Vašich evidovaných dodavatelů. Mezi dodavateli můžete snadno vyhledávat podle přednastavených kategorií. V seznamu se Vám zobrazují základní informace, které obsahují označení, název nebo jméno, adresu a identifikační čísla. Pro více informací o konkretním dodavateli si můžete otevřít jeho profil a zadané údaje si prohlédnout nebo je upravit.

Obrázek 43: Dodavatelé

3.1 Přidání nového dodavatele

Po kliknutí na tlačítko Nový se vám otevře nové okno, kam můžete zadat podrobné informace o dodavateli. Po vložení IČO budou načteny základní informace z ARESu.

Můžete si zde nastavit mnoho parametrů, podobně jako u zákazníka, které vám později ušetří čas. Mimo jiné zde lze nastavit účty sloužící k účtování s daným dodavatelem, pokud je ze zahraničí či z tuzemska.

Podrobnější popis vložení povinných údajů partnera / dodavatele naleznete zde [1.4].

3.2 Přednastavení údajů na dodavateli pro ulehčení práce

Na detailu dodavatele si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované. Informace si nastavíte v jednotlivých záložkách na levé straně obrazovky:

Základní údaje
Kontaktní osoby
Obchodní podmínky [3.3]
Elektronická výměna dat
Poznámky
Bankovní účet
Účetnictví [3.4]

3.3. Obchodní podmínky

Na detailu dodavatele si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření dodavatele se vám zobrazí levé menu. Záložka Obchodní podmínky umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

Stav	Upozornění na jiný než "normální dodavatel" se zobrazuje na dokumentech.
Lhůta splatnosti	Při vyplnění tohoto údaje je předvyplněna individuální splatnost faktury přijaté i nákupní objednávky od tohoto dodavatele.
Lhůta pro potvrzení objednávky
Stanovení data splatnosti	Od data vystavení nebo přijetí faktury, nebo od data převzetí zboží.
Základní sleva	Bude brána v potaz jako sleva na celý dokument. Zadejte v procentech.
Nákupní měna	Nastavením fakturační měny si ulehčíte vytváření přijatých faktur i objednávek danému dodavateli. Při tvorbě dokumentů bude vždy předvyplněna měna dodavatele, např. USD, EUR atd.
Výchozí jazyk pro objednávky	Nastavením jazyka komunikace nastavíte jazyk, ve kterém bude probíhat fakturace. Veškeré výstupy pro zákazníka budou nastaveny na zvolený jazyk.

Obrázek 44: Záložka Obchodní podmínky - detail

3.4. Účetnictví

Na detailu dodavatele si můžete přednastavit spoustu informací, které vám při vytváření dokumentů a účtování usnadní práci a vše bude více automatizované.

Po otevření dodavatele se vám zobrazí levé menu. Záložka Účetnictví umožňuje nastavit následující. Jednotlivé možnosti zobrazíte kliknutím na tlačítko Upravit.

Účet pro náklady na přij. faktuře	Při zaúčtování přijaté faktury bude tento účet pro nákladovou stranu (MD) brán automaticky v potaz.
Účet pro závazky	Při zaúčtování přijaté faktury bude tento účet pro závazkou stranu (Dal) brán automaticky v potaz.
Nákladové středisko	Nákladové středisko se automaticky vybere při volbě tohoto partnera - číslování dokumentu nebo sledování nákladů tak máte jednoduše vyřešeno.

Obrázek 45: Záložka Účetnictví - náhled

4. Zaměstnanci

Tato sekce je momentálně nedostupná.

Více informací o personalistice a základních údajích o zaměstnanci zde [5].

5. Personalistika

Sekce Personalistika slouží k evidenci Vašich zaměstnanců, brigádníků a jiných pracovníků. Na úvodní stránce máte celkový přehled všech zaměstnanců, ve kterém můžete jednoduše vyhledávat podle daných kritérií. Po otevření konkrétního zaměstnance se Vám zobrazí informace o zaměstnanci jako kontaktní informace, dovolené, pracovní pozice, mzdy a další informace, které je možno ručně navolit.

V tuto chvíli není možné provádět výpočet mzdy přímo v Eurofaktuře, data v sekci Personalistika slouží pouze pro evidenční účely. Jediná aktivní funkce Evidence docházky slouží jako podklad pro výpočet mzdy atd - viz Evidence docházky [5.2].

Tato funkce je ve vývoji, proto pokud máte jakoukoliv zpětnou vazbu, rádi ji uslyšíme. Se zpětnou vazbou se obracejte na naši podporu +420 515 223 100 nebo info@eurofaktura.cz.

5.1 Vložení nového zaměstnance

Pokud chcete vložit nového zaměstnance nebo jinou osobu pracující ve Vaší společnosti na jakýkoliv pracovní poměr, klikněte na tlačítko 'Nový'. Poté se Vám otevře okno, kde můžete vyplnit potřebné informace o zaměstnanci. Okno je rozděleno do několika sekcí a to do základních kontaktních údajů, dovolená a doprava, pracovní poměr a mzda, úvěry, rodinní členové a bankovní účet. Každému zaměstnanci můžete určit práva správy programu Eurofaktura. Kliknutím na záložku Uživatelský přístup a Upravit můžete definovat nový uživatelský účet pro zaměstnance a také, které programové funkce může využívat a jaká data mu jsou přístupná.

Obrázek 46: Vložení nového zaměstnance

V záložce uživatelský přístup máte přehled, zda má zaměstnanec oprávnění, případně v jakém rozsahu, pro práci s programem Eurofaktura.

Obrázek 47: Uživatelský přístup zaměstnance do Eurofaktury

5.2. Evidence docházky

Funkce evidence docházky slouží pro monitorování odpracovaných hodin zaměstnanců a jako podklad pro následný výpočet mzdy. To je možné pomocí mobilního internetového rozhraní specifického pro každého zaměstance. Více o Mobilní evidenci docházky zde [https://www.youtube.com/watch?v=a3js8aw0wWA].

Obrázek 48: Prostředí evidence docházky

Obrázek 49: Prostředí evidence docházky při zapnutí

Pro aktivaci aplikace Evidence docházky můžete zaměstnanci zaslat odkaz na aplikaci v SMS či e-mailu. Běžte do menu |Adresář |Personalistika, otevřete si daného zaměstnance a klikněte si na Více a vyberte způsob sdílení odkazu na mobilní evidenci docházky.

Obrázek 50: Sdílení odkazu na spuštění aplikace

Jakmile bude aplikace používána, můžete vidět a stáhnout tyto data v detailu zaměstnance v sekci Evidence docházky.

Obrázek 51: Evidence docházky v detailu zaměstnance

Tlačítko "Nová událost" je k dispozici pouze v případě, že je již nějaké zařízení aktivní. Tzn. byl odeslán e-mail či SMS zaměstnance a ten aktivoval příslušné zařízení (mobil, tablet či počítač).

V případě, že potřebujete doplnit docházku za delší čas. období či zpětně za celý měsíc, tak můžete využít tlačítko Kopírovat do docházky - viz níže. Při vložení údajů a kliknutím na OK se překopírují údaje do menu |Mzdy |Evidence docházky (mzdy).

Obrázek 52: Kopírování do docházky

Obrázek 53: Docházka v menu Evidence docházky (mzdy)

6. Přehled odchozí pošty

Přehled odchozí pošty je evidence veškeré pošty, která byla z programu odeslána. Odchozí poštu lze filtrovat podle příjemce, čísla dokladu, dle typu dokumentu, data odeslání nebo stavu.

Obrázek 54: Přehled odchozí pošty

7. Uživatelé

Na této stránce vidíte přehled všech (účetních i běžných) uživatelů, kteří mají přístup do systému Eurofaktura a rozsah jejich oprávnění.

Obrázek 55: Přehled uživatelů

7.1 Vytvoření nového uživatele

Pomocí tlačítka 'Nový' vytvoříte nového uživatele. Do vstupní masky vyplňte základní data o uživateli a jeho oprávnění.
Při otevření jednotlivých uživatelů můžete spravovat jejich data a příslušné oprávnění lze nastavit v záložce 'výchozí oprávnění', kde si vyberete žádoucí moduly.
Do první části zadejte základní informace o uživateli (příjmení a jméno, organizace, adresa bydliště, E-mail, kontakt, případně poznámku).
Do části Uživatelská data zadejte data, která se budou vztahovat k uživatelskému přístupu do systému.

Nastavení uživatelských dat:

Uživatelské jméno	Jméno uživatele, které se bude zobrazovat v systému a pod kterým se bude uživatel do systému přihlašovat. Po uložení nového uživatele již nelze uživatelské jméno změnit.
Heslo	Heslo, pod kterým se bude uživatel do systému přihlašovat.
Potvrzení hesla	Potvrzení hesla.
Jazyk	Jazyk, ve kterém bude uživatel v systému pracovat.
Stav účtu uživatele	Zde můžete zablokovat přihlášení pro uživatele. Žádný uživatel nelze vymazat, ale touto funkcí můžete zamezit jeho přístupu do systému.
Omezený počet přihlášení k IP adrese	Kolikrát se může uživatel do systému přihlásit. Pokud nic nevyplníte, je automaticky nastaveno neomezené přihlášení.
Úroveň přístupu dat	Do jakého typu dokumentu bude mít uživatel přístup.

Po vyplnění informací o uživateli zaškrtněte jednotlivé sekce, do kterých bude mít uživatel přístup. Každá složka obsahuje podsložky, kde můžete omezit přístup do konkrétního modulu.*

Obrázek 56: Vstupní maska pro vytvoření nového uživatele a jeho oprávnění pro přístup do systému

7.2. Změna kontaktních údajů uživatele

Na domovské stránce programu máte možnost změnit kontaktní údaje Vašeho uživatelského účtu.

V pravém horním rohu vedle názvu společnosti klikněte na své jméno či uživatelské jméno a z rozrolované nabídky klikněte na Změna kontaktních údajů.

Po potvrzení Vašeho hesla dostanete možnost editovat Váš kontaktní e-mail či telefon.

Pro změnu telefonního čísla musíte potvrdit Vaše nové číslo zadáním kódu, který byl poslán na Vaše nové číslo

Obrázek 57: Změna kontaktních údajů uživatele

8. Kniha příchozí pošty

Kniha příchozí pošty slouží pro evidenci příchozí pošty, kdy Vám nebo Vašemu partnerovi stačí fakturu čitelně vyfotit a odeslat na emailovou adresu, která je ve formě: VašeIČO@eurofaktura.cz.

Vaše IČO - Vaše identifikační číslo.

Tato schránka je stále automaticky obnovována. Z obdržené faktury lze vystavit doklady, ihned bez přepisování.

Obrázek 58: Kniha příchozí pošty

8.1 Formáty a maximální velikost odesílaných dokumentů

Na tento unikátní email můžete posílat soubory v následujících formátech (jiné formáty program nezpracuje) : GIF, JPEG, JPG, PNG, BMP, TIF, TIFF, PDF, XML, HTML, HTM, TXT, CSV, DOC, DOCX, SXW, ODT, WRI, RTF, XLS, XLSX, SXC, ODS, CSV, ISDOC.

Soubory mohou být i v ZIPu, program si je automaticky rozbalí před přijetím do knihy příchozí pošty.

Maximální velikost emailu odeslaného do příchozí pošty v programu je 16 MB. Maximální velikost jednoho souboru je 4 MB.

8.2 Vložení nového dokumentu

Pro odeslání dokumentu do Knihy příchozí pošty použijte jako cílovou adresu VašeIČO@eurofaktura.cz, kterou najdete v |Nastavení |Nastavení společnosti |Procesy a integrace |Kniha příchozí pošty. Zde si můžete také nastavit emailovou adresu, na kterou se budou zasílat kopie nebo povolit automatický import bankovních výpisů z Knihy přijaté pošty.

Obrázek 59: Nastavení Knihy příchozí pošty

8.3 Vytvoření přijaté faktury

Po pár minutách se Vám dokument zobrazí v seznamu. Fotografie dokumentu je uvedená ve formě přílohy. Pokud je na faktuře QR kód, tak se podle jeho druhu předvyplní její údaje do programu. Nyní s ním můžete pracovat patřičně podle druhu dokumentu. Do knihy přijaté pošty můžete posílat např. přijaté faktury, účtenky, podklady ke mzdám nebo bankovní výpisy. Typ pošty vyberte po otevření dokumentu v pravém horním okně a uložte. Poté se Vám zobrazí nabídka dalšího zpracování dokumentu.

Obrázek 60: Nastavení typu pošty

Například u přijaté faktury máte možnost Vytvoření přijaté faktury, čímž se Vám doklad uloží do seznamu přijatých faktur. Doklad můžete také pouze Zaúčtovat, čímž se zaúčtuje do účetní knihy, ale neuloží do seznamu přijatých faktur. Tato funkce je vhodná například pro zjednodušené daňové doklady (účtenky).

Obrázek 61: Vytvoření přijaté faktury

Po zvolení možnosti Vytvoření přijaté faktury se zobrazí vstupní okno, kde vyplníte všechny potřebné údaje. Pole označené hvězdičkou jsou povinné.

Obrázek 62: Vložení přijaté faktury

8.4 Ruční vložení do knihy příchozí pošty

Pokud nechcete na ukládání faktur používat Vaši emailovou adresu či ji vůbec nemáte, tak můžete pomocí tlačítka Ruční vložení do knihy příchozí pošty vložit dokument a ručně informace vypsat. V tomto případě Vám Kniha příchozí pošty může sloužit jako archiv.

Obrázek 63: Ruční vložení do knihy příchozí pošty

Účetní rok	Účetní období, ke kterému se faktura vztahuje.
Číslo	Pořadové (interní) číslo faktury.
Datum přijetí	Datum přijetí faktury.
Dodavatel	Dodavatele si vyberte ze svého adresáře nebo vložte nového. Máte-li dodavatele zapsaného v adresáři, bankovní spojení se Vám vyplní automaticky, případně ho také můžete vyplnit ručně.
Číslo dokladu	Číslo dokladu na něm uvedené.
Datum vystavení	Datum vystavení faktury, dokumentu.
Splatnost	Splatnost faktury. Do prvního pole vyplňte dobu splatnosti ve dnech, datum se poté vypočítá automaticky.
Datum zdaň. pl.	Datum uskutečnění zdanitelného plnění.
Částka k zaplacení	Částka k zaplacení bez DPH.
Částka s DPH	Částka k zaplacení s DPH.
Hal. vyrovnání	Haléřové vyrovnání.
Způsob platby	Způsob platby faktury.
Poznámky/popis	Poznámka k přijaté faktuře.

8.5. OCR zpracování dat

Optické rozpoznání naskenovaných dokumentů (OCR) je moderní metoda čtení dat, která Vám umožní digitalizaci tištěných dokumentů do elektronické podoby pro další zpracování v programu Eurofaktura. Jakýkoliv vyfocený, naskenovaný dokument z jakéhokoliv systému bude rozpoznán na základě této speciální metody. OCR je poskytováno externími partnery, proto je tato služba zpoplatněna. Aktuální sazba za jeden dokument je uvedena na našem ceníku - https://eurofaktura.com/czfaktura/cenik/.

Nastavení nejdříve proveďte v |Nastavení společnosti |Kniha příchozí pošty.

Jednotlivé možnosti OCR:

zakázán	dokumenty v knize přijaté pošty se nebudou zpracovávat metodou OCR
zpracování dat se provádí po odeslání dokumentu do OCR	na OCR zpracování odesíláte pouze vybrané dokumenty. V knize příchozí pošty je musíte odeslat ručně k OCR zpracování (dokument v knize příchozí pošty si otevřete a kliknete na tlačítko Odeslat k OCR zpracování). Druhou možností je dokumenty již při odeslání označit příznakem OCR tím, že je odešlete na VašeIČO+OCR@eurofaktura.cz (např.12345678+OCR@eurofaktura.cz) a dokument bude odeslán na OCR bez nutnosti dalšího zásahu.
automatické zpracování naskenovaných dokumentů po přijetí do knihy příchozí pošty	při přijetí dokumentu do knihy příchozí pošty se každý dokument automaticky odešle ke zpracování OCR (bez nutnosti odeslání dokumentu na speciální adresu IČO+OCR@eurofaktura.cz)

V poli Poskytovatel OCR zpracování dat je nutné zvolit požadovaného poskytovatele. Každý poskytovatel má trochu jinou úspěšnost "vytěžení" dat z PDF dokumentu. Je potřeba brát v potaz, že se jedná o umělou inteligenci, která se stále účí, tzn. čím více dokladů ji v delším horizontu dodáte, tím přesnější budou výsledky "vytěžení".

Po přijetí do knihy příchozí pošty (dále jen KPP) uvidíte následující zprávu a možnosti.

Obrázek 64: E-mail po přijetí do knihy příchozí pošty po zpracování OCR

Tlačítko Import přij. faktur z e-dokumentu umožňuje import JSON soubor (druhá příloha k vámi zaslané), který je výsledkem OCR zpracování. Po kliknutí na něj se zobrazí následující okno výběru.

Obrázek 65: Specifikujte import dokumentu

Vyplňte vše potřebné a klikněte na OK. Poté se zobrazí již známá vstupní maska pro vytvoření hlavičky přijaté faktury. Zkontrolujte data a pokračujte dál ve vytváření faktury.

Dodatečné možnosti - Importovat produkty a napojit na skladové položky - pokud tuto možnost zvolíte, musíte mít takový produkt již v seznamu produktů |Sklad |Produkty, poté program na základě kódu produktu propojí dokument se skladem např. při tvorbě příjemky z dané přijaté faktury.

Pokud máte fakturu přijatou od neznámého dodavatele (není uložen v adresáři), je nutné jej vytvořit ručně. Kliknutím na Vložit nového v novém formuláři vložte IČO a vyhledejte pomocí ikony .

Stav zpracování OCR sledujte ve žlutém stavovém řádku. Pokud po importu dokumentu nejsou vyplněná data správná, reportujte nedostatky přímo poskytovateli OCR. Ve žlutém stavovém řádku jednoduše klikněte na "Nesprávná data? Nahlašte chyby v OCR...".

8.6. Bankovní výpis

Do Knihy příchozí pošty můžete zasílat i Vaše bankovní výpisy. Možné formáty jsou PDF, XML, ABO a GPC. Pro rozpoznání výpisu je nutné mít daný bankovní účet vložený v modulu |Banka |Bankovní účet.

Obrázek 66: Nastavení importu bankovních výpisů z Knihy příchozí pošty

8.7. ISDOC import faktur přijatých

Pro co nejjednodušší vložení faktur přijatých použijte import ISDOC / ISDOCX souboru. Požádejte vašeho dodavatele o zasílání faktur v ISDOC formátu a máte jejich zadávání hotovo během několika sekund.

Pro import faktur ve formátu ISDOC zasílejte faktury do Knihy příchozí pošty (KPP) na váš unikátní e-mail VašeIčo@eurofaktura.cz.

Obrázek 67: Přijatá faktura - ISDOC formát

Po obdržení dokladu v KPP stačí zkontrolovat typ pošty "přijatá faktura" a vytvoříte doklad použitím tlačítka Import přij. faktury z e-dokumentu. Zobrazí se vám následující editační okno, kde pro ulehčení zaúčtování můžete vyplnit účet. Pro synchronizaci skladů zaklikněte možnost "Importovat produkty a napojit na skladové položky". Poté klikněte na OK a přijatá faktura bude vytvořena.

Obrázek 68: Dodatečné možnosti při vytváření dokumentu z ISDOC formátu

Nyní je už pouze na vás zkontrolovat importované údaje (pokud jste soubor neupravovali, bude vše správně uloženo), zaúčtování a nastavení DPH detailů.

Pokud máte více faktur, lze zaslat všechny doklady v jednom e-mailu, poté je rozdělit v Knize příchozí pošty a zpracovat samostatně. V případě formátu ISDOCX (ISDOC současně s PDF) nelze posílat více najednou.

8.8. Jak přiřadit dokument?

Využijte funkci Přiřazení / Přidělení dokumentu v Knize příchozí pošty, která umožní přiřazení konkrétních dokumentů / úkolů daným zaměstnancům (uživatelům).

Jakmile obdržíte do Knihy příchozí pošty nějaký dokument můžete jej rovnou přiřadit odpovědnému zaměstnanci společně s určením termínu (deadline) a poznámkou.

Obrázek 69: Přiřadit dokument - příchozí pošta

Přiřazený dokument se zaměstnanci zobrazí na hlavní stránce (po přidání widgetu Seznam úkolů) k vyřízení. Kliknutím na modrý odkaz dokumentu se dostane do Knihy příchozí pošty [8] a dokument zde zpracuje dle instrukcí.

Obrázek 70: Seznam úkolů - úvodní stránka zaměstnance

Změnu stavu či zpracování dokumentu lze poznačit přes štítky pod panelem nástrojů příchozí pošty - tlačítko Hotovo a Přidělit jinému - viz níže.

Obrázek 71: Zpracování dokumentu - poznámky na příchozí poště

9. Registr ekonomických subjektů ARES

Registr ARES vyhledává podnikatelské subjekty zapsané v obchodním rejstříku. Tímto způsobem ověřuje partnery při jejich vložení do adresáře, přímo na faktuře apod.

Registr je dostupný přes |Adresář |Registry |Registr ekonomických subjektů. Můžete zde nalézt základní informace o subjektech zapsaných v obchodním rejstříku.

Obrázek 72: Údaje o ekonomickém subjektu v registru ARES