Všichni partneři

Modul Všichni partneři obsahuje evidenci Vašich zákazníků a dodavatelů. Pomocí vyhledávacích nástrojů můžete vyfiltrovat Vámi požadované partnery.

Pomocí tlačítka Více lze partnery exportovat ve formátu XML nebo exportovat seznam právnických či fyzických osob do programu Excel. Import partnerů lze provést též z programu Excel (či jiných obdobných programů).

Obrázek 1: Všichni partneři

Nebo si zaplňte databázi postupně a ručně. Kliknutím na tlačítko Nový na pravé straně obrazovky. Zvolte typ subjektu, který vytváříte a pokračujte dál.

Obrázek 2: Typ partnera

1.1 Import partnerů z Excelu

Importování partnerů z Excelu lze provést velmi jednoduše pomocí nástroje Import partnerů z Excelu, který najdete v nabídce Více. Pro náhled či jako vzorovou šablonu máte zde k dispozici ukázkový soubor:

Import_partneru_vzor.xls
Velikost souboru: 10,50 kB

Určení zákazníka a dodavatele naleznete ve sloupcích Z a AA. V případě, že je partner zákazníkem vyplníte do jeho sloupce 1, pokud není zákazníkem tak 0.

Po zvolení možnosti Import partnerů z Excelu, se Vám zobrazí možnost vybrat daný soubor a co se s ním stane. Pečlivě si přečtěte tyto možnosti a zvolte na základě Vašich úmyslů. Tento soubor musí být ve formátu XLS a dané údaje musí mít označení (název) sloupce.

Pokud do prázdné databáze programu importujete nový seznam partnerů, zvolte tyto možnosti (viz. Obrázek 3).

Obrázek 3: Import údajů o partnerech ze souboru

Pokud chcete vkládat více informací o partnerovi, jednoduše si vložte jednoho zákazníka do adresáře a poté vyexportujte jeho data. Přes hlavní panel nástrojů pod tlačítkem Více - Export dat o zákaznících do excelu. Doplňte veškeré údaje o zákaznících a importujte stejnou cestou zpět.

Pokud jste názvy sloupců souboru upravovali, zobrazí se vám tato tabulka pro určení obsahu sloupců v souboru. V kolonce základní jméno záhlaví sloupce zvolte konečný název sloupců, kterým budou přepsány názvy sloupců Vašeho souboru, které nebyly programem rozeznány.

Obrázek 4: Změna základního záhlaví sloupce

Import partnerů neobsahuje import dodacích adres. Ten musí být naimportován zvlášť v sekci Adresář - Zákazníci.

Jak na to najdete v kapitole Import dodacích adres zákazníků.

Poté se Vám zobrazí kontrolní okno informující Vás o úspěšném importu. Nyní jsou všechny Vaše importované kontakty uložené v sekci Všichni partneři.

Obrázek 5: Přehled partnerů

1.2 Roztřídění partnerů

Pokud chcete rozdělit tyto kontakty na Zákazníky a Dodavatele, musíte přidat do Vašeho souboru XLS další dva sloupce, které určují, zda-li je partner zákazník či dodavatel.

Obrázek 6: Databáze partnerů ve formátu XLS s rozlišením zákazníků a dodavatelů

Pokud byste měli v daném souboru i další kontakty či jiné údaje, které byste nechtěli do programu importovat, zvolte následující nastavení importu údajů.

Obrázek 7: Přepis stávajících partnerů

V souboru 0 zastupuje slovo NE, a 1 slovo ANO. Tomuto označení opět vyberte příslušné označení v programu, tj. Zákazník nebo Dodavatel. Po dokončení procesu se Váše databáze parterů roztřídí do sekcí Zákazníci a Dodavatelé (v sekci Všichni partneři nadále zůstane kompletní obsah databáze).

Obrázek 8: Změna základního záhlaví sloupce

1.3 Import partnerů z Excelu pomocí průvodce

2. Údaje o bankovním účtu

Obrázek 9: Bankovní spojení partnera

Banka	Název banky partnera.
Číslo účtu/IBAN	Číslo bankovního účtu partnera, v případě zahraničního bankovního účtu (zahraničního partnera) zde vyplňte IBAN.
SWIFT	V případě, že se jedná o účet vedený v zahraničí, zadejte SWIFT.
Popis	Popis.

Vložení údajů potvrďte tlačítkem OK. Pro uložení změn je posledním krokem kliknutí na Uložit, které v případě změn, svítí žlutě.

3. Odstranění partnera

Přejete si odstranit partnera, ale program Vám to nedovoluje?

Obrázek 10: Chyba při smazání partnera

Důvodem může být to, že je partner propojen s nějakým dokumentem - v tom případě je nutné, abyste prošli veškeré dokumenty, které používáte a dovnímáte se, že by se tam daný partner mohl objevit (využijte vyhledávací filtrační pole). Např. Faktury přijaté - do vyhledávacího pole vložit jméno daného partnera.

Jsou zde dvě možnosti:

a) kompletní odstranění - otevřete si |Adresář |Partneři, vyhledejte daného partnera a klikněte na ikonu . V tomto případě dojde k odstranění partnera, zákazníka i dodavatele.

b) částečné odstranění - v |Adresář |Zákazníci a ze seznamu zákazníků odstraňte Vámi žádoucího. Poté bude možné smazat partnera ze seznamu partnerů.

V nové administraci partnerů / adresáře nelze odstranit dodavatele v záložce Adresář - Dodavatelé. Ale je nutné jej odstranit z Partnerů - viz bod a) výše.

4. Založení nového partnera

Nového partnera - dodavatele či zákazníka vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový partner. Lze také jednoduše importovat partnery z již existujícího souboru uloženého ve Vašem počítači či jiném zařízení.

Obrázek 11: Založení nového partnera, typ podnikatelský subjekt

Povinné údaje jsou označeny červenou hvězdičkou, další údaje jsou nepovinné.

IČO	Vložte IČO a veškeré údaje o zákazníkovi budou vyplněny z rejstříku ARES. Pokud do pole IČO chcete vložit údaje zahraničního zákazníka, je nutné správně označit jeho zemi (pokud je to český zákazník, probíhají kontroly na správnost IČO, v případě cizince ne).
DIČ	Vložte DIČ a veškeré údaje o zákazníkovi budou vyplněny z rejstříku ARES/VIES. Toto pole slouží výhradně pro EU DIČ, pokud systém odmítne vložené DIČ partnera, vložte jej do pole IČO a vyberte příslušnou zemi partnera (v tom případě kontroly neprobíhají a váš údaj zůstane uložen.)
Název společnosti	Vložte ručně nebo bude tento údaj natažen z rejstříku ARES na základě vloženého IČO.
Ulice	Adresa partnera.
PSČ / Město	Adresa partnera.

Vyplněný detail partnera může vypadat následovně.

Obrázek 12: Detail partnera

5. Sloučení duplicitních záznamů jednoho klienta

Při používání programu se může z různých důvodů stát, že vytvoříme určitého partnera více než jednou. Takové duplicitní záznamy mohou např. způsobit nepravdivé nebo nerealistické zobrazení zůstatku závazků nebo pohledávek v hlavní knize.

V programu lze duplicitní položku partnera opravit pomocí funkce sloučení duplicitního partnera.

Tato funkce umožňuje odstranit duplicitní partnery a zároveň přesměrovat všechny dokumenty od partnera, který bude odstraněn, na partnera, který zůstane ve vašem seznamu Všichni partneři.

Tato funkce je k dispozici pouze uživatelům s oprávněním pro zadávání a změnu partnerů a pro odstranění duplicitních partnerů.

Funkci odstranění duplikovaných partnerů najdete v |Adresář |Všichni partneři přes nabídku Více. Viz obrázek níže.

Obrázek 13: Adresář - Všichni partneři

Pro jednodušší vyhledání duplicitních partnerů využijte vyhledávací pole v |Adresář |Všichni partneři.

Obrázek 14: Výběr partnerů

Pro sloučení duplicitních partnerů je nutné vybrat minimálně dva a maximálně čtyři partnery. Pokud jste vybrali více než čtyři partnery současně, budete programem upozorněni.

V případě, že máte více než čtyři duplikované partnery, opakujte zpracování tolikrát, dokud neodstraníte všechny duplikáty.

Poté, co máte označeny požadované partnery, jděte přes Více a zvolte možnost Sloučit duplicitní záznamy jednoho partnera.

Obrázek 15: Odstranění duplicitních partnerů

Jakmile jste vybrali partnera, kterého chcete zachovat, potvrďte výběr kliknutím na Potvrdit výběr a odstranit duplikované záznamy. Poté program zobrazí rekapitulaci, který partner bude zachován a které duplikáty budou odstraněny.

Obrázek 16: Potvrzení o odstraněných duplikátech a partneru, který nahradí duplikáty

Kliknutím na Pokračovat zahájíte zpracování, které spojí vybrané partnery a zároveň odstraní duplikáty.

6. Změna typu partnera

Pokud jste omylem vytvořili partnera jako koncového zákazníka (FO) namísto právnické osoby, nebo naopak, jednoduše to změníte dle níže uvedeného návodu.

1. Otevřete si daného partnera.

2. Klikněte si na tři tečky v pravé části obrazovky - viz níže, a vyberte první možnost "Změnit na podnikatelský subjekt" // "Změnit na koncového zákazníka (FO)".

Obrázek 17: Změna typu partnera

3. Po kliknutí na jednu z možností se vám zobrazí nové okno, kde vyplníte dané náležitosti subjektu - pro vložení právnické osoby (podnikatelského subjektu) vložte IČO a údaje budou načteny z ARESU.

Obrázek 18: Změnit na podnikatelský subjekt

4. Změnu potvrďte kliknutím na OK a uložte.