Prodeje

V modulu Prodeje můžete evidovat vystavené faktury, vytvářet nové, vystavit nabídky pro Vaše klienty, vystavovat a evidovat výdejky a zálohové daňové doklady, přijímat a evidovat objednávky od zákazníků a spravovat opravné daňové doklady.

• Vystavené faktury [2]
  
• Nabídky/ Proformy [3]
  
• Výdejky [4]
  
• Objednávky zákazníků [5]
  
• Zálohové daňové doklady [6]
  
• Opravné daňové doklady [7]
  
• POS Faktury
  
• Evidence pracovních výkazů [11]
  
• Přehled a výpočet hodin [12]
  
• Pracovní příkazy [9]
  
• Přehled odchozí pošty
  
• Nastavení
  

	Obrázek 1: Prodeje

 

1. Jak začít?

Před použitím menu Prodeje doporučujeme projít níže uvedené body a pokud je potřeba. upravit vaše údaje v programu.

1.1 Před vystavením prvního dokumentu

Před vystavením jakéhokoli dokladu v programu nastavte nejprve, zde jste plátci nebo neplátci DPH - |Nastavení |Nastavení společnosti |Základní údaje společnosti. Na tomto nastavení závisí charakter a obsah vystavených dokladů.

Pokud jste program Eurofaktura začali používat v průběhu účetního období, musíte nejprve nastavit počáteční číslo pro číslování dokladů. Jak na to se dozvíte v této kapitole.

1.2 Před tiskem dokumentu

Před vystavováním první faktury použijte záložku Nastavení vzhledu dokladů k vytvoření vzhledu faktur, nahrání loga a nastavení výchozího textu na dokumentech.

Existují dvě základní možnosti, jak si nastavíte vzhled dokladů - výběr z našich výchozích šablon nebo implementování vaší vlastní šablony v HTML.

V případě problémů při počátcích používání programu či vystavování faktur, nám pošlete zprávu na náš HelpDesk (podpora@eurofaktura.cz) a naše uživatelská podpora vám ráda pomůže a naučí vás pracovat s programem.

 

1.3. Význam barev čísel dokumentů

Program také používá různé barvy pozadí sériových čísel pro různé stavy určitých dokladů. Různé barvy pro jednotlivé stavy v programu používáme pro následující dokumenty:

• Nabídky
• Objednávky zákazníků
• Nákupní objednávky
• Stav zásilek

 

2. Faktury

Faktura, neboli daňový doklad obvykle obsahuje popis zboží nebo služby, za kterou se má zaplatit, způsob platby a datum splatnosti. Dle zákona musí daňový doklad obsahovat:

• označení daňového dokladu,
• obsah účetního případu a jeho účastníky,
• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
• okamžik vyhotovení daňového dokladu,
• okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení daňového dokladu,
• podpisový záznam podle 33a odst. 4 zákona o účetnictví, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat daňové doklady bez zbytečného odkladu do 15 dní po zjištění skutečností, které se jimi zachycují.

• Nová faktura [2.1]
  
• Vystavené faktury [2.3]
  
• Operace s fakturami [2.4]
  

	Obrázek 2: Vystavené faktury

 

2.1. Nová faktura

Článek, který Vás provede vystavením první faktury najdete zde [https://eurofaktura.cz/czfaktura/jak-na-prvni-fakturu/].

Před samotným vystavením faktury si nejdříve zkontrolujte Vaše základní nastavení popsané v kapitole Nastavení - s čím začít.

Pro vystavení nové faktury postupujte podle návodu níže:

• 1. Nová faktura
  

• 2. Vložení zákazníka
  

• 3. Fakturační údaje
  

• 4. Položky
  

• 5. Uložit a Vystavit
  

2.1.1 1. Nová faktura

V modulu |Prodeje vyberte sekci |Faktury a poté klikněte na tlačítko Nová faktura, které najdete v pravém horním rohu. Nebo postupujte přes rychlé volby (widgety) na hlavní stránce programu.

2.1.2 2. Vložení zákazníka

V úvodní masce se Vám zobrazí hlavička o zákazníkovi, fakturační údaje a fakturované položky. Nejdříve vyplňte údaje o zákazníkovi. Již evidovaného zákazníka najdete pomocí rolovacího okna, stačí vepsat počáteční písmeno zákazníka. Pro zobrazení Karty zákazníka stačí kliknout na ikonu info . Máte možnost změnit dodací adresu zákazníka - viz Dodatečné funkce [2.1.18].

Pokud nemáte zákazníka evidovaného v Adresáři postupujte podle pokynů v sekci Úprava údajů o partnerovi [2.1.10].

	Obrázek 3: Údaje o zákazníkovi

2.1.3 3. Fakturační údaje

V pravé části vstupní masky jsou uvedeny fakturační údaje. Pro rychlou editaci klikněte do příslušného řádku.

	Obrázek 4: Fakturační údaje

Pro rozšířené nastavení klikněte na tlačítko  Upravit v pravém horním rohu a zobrazí se Vám tabulka údajů o faktuře. Zde můžete vybrat například vztah k DPH, metodu platby faktury, nákladové středisko, provozovnu a sklad. Na fakturu můžete dopsat poznámku do zápatí. Více o poznámkách v záhlaví a zápatí najdete na stránce Dodatečné funkce [2.1.18].

	Obrázek 5: Údaje o faktuře

Pro více informací o panelu nástrojích faktury přejděte na Panel nástrojů v dokumentu. Více informací o nastavení EET v našem programu najdete v kapitole Digitální certifikát EET.

2.1.4 4. Položky

V dolní části se nachází přehled fakturovaného zboží či služeb. Dále jsou zde také údaje o cenách s a bez DPH, sazbách DPH, slevách a příslušném účtu.

2.1.5 Našeptávací okno přidání položek

Pro jednoduché zadávání položek ze skladu ji stačí vyhledat v našeptávacím okně a potvrdit tlačítkem Enter nebo Potvrdit položku. Pro ruční přidání položky pouze vyplňte daná pole a potvrďte stejným způsobem.

V případě, že nemáte skladové položky (nevidíte tlačítko "Vybrat produkt", ale prodáváte nějaké zboží či služby opakovaně a vypisujete je ručně, program si takové položky zapamatuje a bude vám je zde v našeptávači nabízet.

	Obrázek 6: Zrychlené vybrání/přidání položky

2.1.6 Položky ze skladu

Pokud chcete na fakturu přidat produkt ze skladu, klikněte na tlačítko Vybrat položku a otevře se Vám následující okno, kde si můžete vyhledat a přidat produkty přímo ze skladu.

Zároveň se automaticky upraví i skladové zásoby. V přehledu skladových zásob je v pravé části uvedeno množství, které je dostupné na skladě. Položky, které nejsou na skladě nebo jsou v minusovém počtu se zobrazí červeně. Můžete také přidat položky, které nejsou na skladě, v takovém případě Vám program pouze oznámí, že daný produkt není na skladě.

Při výběru produktu ze skladu se můžete mezi položkami pohybovat pomocí klávesových zkratek, které najdete na stránce Klávesové zkratky.

	Obrázek 7: Výběr položek ze skladu

Položky bez skladové evidence (ruční vložení)

Pokud chcete přidat produkt, který nemáte ve skladové evidenci, klikněte na tlačítko Přidat položku, kde se Vám otevře vstupní maska, do které vyplňte všechny potřebné informace.

	Obrázek 8: Přidat položku ručně

2.1.7 5. Uložit a Vystavit

Po zadání všech údajů klikněte na tlačítko Uložit a poté na Vystavit fakturu.

Teprve po vystavení faktury dostane pořadové číslo a může být vytištěna nebo odeslána e-mail / SMS zákazníkovi.

 

2.1.8. Přidání produktů na fakturu a jiné prodejní doklady

Kliknutím na tlačítko Vybrat produkt nebo klávesovou zkratkou Ctrl+Enter  se dostaneme na stránku Přidat produkty na fakturu, kde můžeme vybrat z produktů z adresáře a přidat je na fakturu. Funkce na této stránce nám umožňuje přehledně vyhledávat mezi produkty a zároveň zobrazit vlastnosti produktů, vč. aktuální zásoby na skladech. Můžeme také zobrazit rezervované množství produktu (na základě otevřených objednávek zákazníků). V horní části obrazovky máme k dispozici vyhledávací kritéria, podle nichž můžeme výběr produktů filtrovat/omezit. Ve spodní částí se zobrazuje seznam produktů a další údaje (popis, ceny, skladové zásoby,...). Produkt přidáme na doklad stisknutím tlačítka "Přidat" vedle kódu produktu (1) nebo jednoduše stisknutím klávesy Enter, když se nacházíme na řádku s požadovaným produktem. Přidaný produkt se přesune do horní tabulky, kde vidíme posledně přidané produkty na dokladu. Přidané produkty můžeme následně upravit kliknutím na popis produktu (2), jak je vidět na obrázku níže:

	Obrázek 9: Přidání produktů na fakturu

Jak je znázorněno na obrázku výše, u každého produktu vidíme zásoby na skladě (sloupec "Na skladě"), celkové zásoby na všech skladech (sloupec "Celkem na skladech"), rezervované zásoby (objednávky zákazníků) a případně objednáno (tj. množství, které bylo objednáno u dodavatele, ale ještě nebylo přijato na sklad). U všech množství, kde se zobrazuje součet zásob z více skladů, můžeme kliknout na odkaz a zobrazit tak skladové množství na jednotlivých skladech.

Na detail faktury se vrátíme kliknutím na tlačítko Zpět na dokument nebo stisknutím klávesy Esc.

 

2.1.9. Nová faktura - koncept

Všechny prodejní doklady (nabídka/proformy, faktury, opravné daňové doklady, doklady k přijaté záloze) lze při práci průběžně ukládat, abyste neztratili připravená data.

Příklad:

Jakmile fakturu uložíte, v pravém horním rohu se nově objeví (2021-00019 - koncept). Toto označení znamená, že faktura ještě není dokončena a řádně vystavena, proto obsahuje slovo koncept. Ale zároveň, že její odhadované pořadové číslo po vystavení bude 2021-00019.

Po kontrole všech vložených údaje je vždy nutné kliknout na tlačítko Vystavit fakturu či obdobné podle druhu dokladu (nebo provést hromadné vystavení přes tlačítko Více na přehledu dokladů). Teprve po kliknutí na toto tlačítko je doklad řádně vystaven a dostane pořadové číslo nyní bez slova "koncept". Doklad je po vystavení připraven na odeslání e-mailem či SMS zákazníkovi, tisk či další účetní úkony.

 

2.1.10. Úprava údajů o zákazníkovi

1. Pokud chcete upravit údaje o již existujícím zákazníkovi, kliknětě na Upravit. Zde můžete doplnit nebo změnit email nebo telefonní číslo, nebo využít pole dodatečný název a vyplnit jej dle Vaší potřeby.

2. Pokud chcete vložit nového zákazníka a jeho údaje načíst z ARESu, zadejte jeho IČO/DIČ nebo název či jméno zákazníka do vyhledávacího okna klikněte zde pro výběr obchodního partnera. Poté se Vám zobrazí daný zákazník z ARESu a jeho zvolením ho přidáte na fakturu. Takto vložený zákazník bude po vystavení faktury uložen v Adresáři, kde jej můžete dál editovat a doplnit další údaje (bank. účet, dodací adresy a další poznámky).

	Obrázek 11: Přidání zákazníka pomocí IČO/DIČ

Také je možné přidat zákazníka přes tlačítko Upravit. Do pole IČO/DIČ vyplňte daný údaj zákazníka a klikněte na ikonu lupy pro spuštění vyhledávání.

	Obrázek 12: Vyhledávání přes IČO - zadání

Po kliknutí na vyhledávácí lupu se Vám v novém okně zobrazí výsledky z ARESu. Kliknutím na údaje o firmě, se všechny údaje o firmě přesunou na fakturu, kde je můžete případně rovnou doplnit či upravit. Popř. pokud zákazníka už v adresáři máte, ve sloupci Zdroj dat bude napsáno adresář (viz obrázek).

	Obrázek 13: Výsledky vyhledávání

Takto vložený zákazník bude po vystavení faktury uložen v Adresáři, kde jej můžete dál editovat a doplnit další údaje (bank. účet, dodací adresy a další poznámky).

3. V naší mobilní aplikaci s názvem Mobilní fakturace (https://eurofaktura.cz/rcz/login), vložíte nového zákazníka přes IČO ještě jednoduššeji. Při vystavení nové faktury, do pole pro Zákazníka napište dané IČO a ihned Vám okno našeptávače zobrazí firmu s daným IČO (popř. zákazníka s daným IČO v adresáři - bez poznámky ARES). Klepnutím potvrdíte výběr daného zákazníka.

	Obrázek 14: Vložení nového zákazníka přes IČO v mobilní aplikaci

Odkaz na mobilní aplikaci: https://eurofaktura.cz/rcz/mobile.

 

2.1.11. Nastavení EET

Připravili jsme pro Vás podrobný návod o tom, jak nastavit vše potřebné pro správné fungování EET v Eurofaktuře.

https://www.youtube.com/watch?v=067E_dKCPcU

Jak a kde získat digitální certifikát jsme pro Vás detailně popsali v této kapitole: Digitální certifikát EET.

 

2.1.12. Vystavování faktur v hotovosti (bez EET)

Připravili jsme pro Vás přesný postup pro vystavování faktur či jiných dokumentů bez napojení na režim EET. EET funguje pouze pro platební metodu "hotovost".

2.1.12.1 Forma úhrady

Nově umožňujeme vystavovat faktury bez EET i bez nutnosti nastavovat provozovnu a pokladnu. Podrobný video-návod počátečního nastavení k dispozici na zde [https://youtu.be/73KY_60s_g4].

Výchozí stav provozovny je u nových registracích (od září 2021) nastaven vždy na "aktivní - nepodléhá EET". Tento stav provozovny umožňuje pracovat se všemi druhy platebních metod - i s hotovostí. Z tohoto důvodu není nutné vytvářet pokladnu.

Stačí pouze v |Nastavení společnosti |Platební metody vybrat hotovost jako aktivní metodu a zvolit ji na faktuře - viz níže.

	Obrázek 15: Vystavení faktury - výběr hotovosti (bez pokladny a provozovny)

2.1.12.2 Pokladna a provozovna

Pokud již máte zavedenou pokladnu a nastavenou provozovnu, je nutné mít správně nastaveny tyto tři funkce:

• platební metody - povolena hotovost
• stav provozovny - stav provozovny povolen pro použití hotovosti: aktivní - nepodléhá EET. Více zde.
• existující a aktivní pokladnu

Při tvorbě hotovostní faktury pouze vyberete pokladnu a poté zvolíte formu úhrady hotovost.

	Obrázek 16: Faktura placená v hotovosti

2.1.12.3 "Vystavit fakturu" vs "Hotově"

Jakmile máte nastaveno vše potřebné a vyplněny fakturační údaje, stačí kliknout na Vystavit fakturu. Pokud kliknete na tlačítko Hotově v levém dolním rohu a potvrdíte platbu, tak se faktura označí jako zaplacená a ihned se k ní vytvoří pokladní doklad. Na toto tlačítko se váže dodatečné nastavení v |Nastavení |Nastavení společnosti |Obchodní činnost |Dodatečné možnosti, kde si můžete nastavit tvorbu pokladního dokladu či nikoliv.

	Obrázek 17: Potvrzení platby v hotovosti

	Obrázek 18: Následné označení platby v hotovosti na faktuře

 

2.1.13. Vystavování faktur v hotovosti v režimu EET

Připravili jsme pro Vás přesný postup pro vystavování faktur či jiných dokumentů bez napojení na režim EET. EET funguje pouze pro platební metodu "hotovost".

Video návod jak na nastavení EET najdete zde [https://www.youtube.com/watch?v=067E_dKCPcU]. Jakmile máte vše nastaveno, můžete se pustit do vystavení faktury.

2.1.13.1 Pokladna, způsob platby

Pro vystavení hotovostní faktury s EET musíte nejdříve zvolit pokladnu a poté zvolit jako způsob platby hotovost. K tomu je nutné mít povolenou hotovost jako platební metodu a mít vytvořenou aktivní pokladnu.

2.1.13.2 Provozovna

Pokud máte více než jednu provozovnu, je dobré si ověřit, zda-li má ta zvolená nastavený stav "aktivní - běžný režim EET" (viz Provozovny). Vybranou provozovnu uvidíte v sekci Upravit nahoře na faktuře.

	Obrázek 19: Volba provozovny v sekci "Upravit"

2.1.13.3 "Vystavit fakturu" vs "Hotově"

Jakmile máte nastaveno vše potřebné a vyplněny fakturační údaje, stačí kliknout na Vystavit fakturu. Pokud kliknete na tlačítko Hotově v levém dolním rohu a potvrdíte platbu, tak se faktura označí jako zaplacená a ihned se k ní vytvoří pokladní doklad. Na toto tlačítko se váže dodatečné nastavení v |Nastavení |Nastavení společnosti |Obchodní činnost |Dodatečné možnosti, kde si můžete nastavit tvorbu pokladního dokladu či nikoliv.

 

2.1.14. Faktura v cizí měně

Fakturu lze vystavit v mnoho cizích měnách. Kurz měny se přepočítává při zaúčtování i při vstupu do DPH přiznání dle DUZP dané faktury (dle druhu plnění) denním kurzy ČNB.

Nastavení měny faktury lze provést dvěma způsoby:

• měna na dokumentu - nastavení měny na dokumentu provedete přes Upravit v horní liště panelu nástrojů a vyberete danou měnu. Toto nastavení má vyšší prioritu než nastavená měna na položce. Pokud tedy zvolíte na dokumentu měnu CZK a na položce EUR, bude vystavená faktury v CZK. Vždy se tedy faktura vystaví v měně dokumentu bez ohledu na rozdílnou měnu položky.

• měna na položce / produktu - měna položky může být rozdílná z důvodu nastavení cen na skladu. Např. vložený ceník pouze v EUR.

 

2.1.15. Faktura v cizím jazyce

Fakturu i jiné dokumenty lze vystavit v mnoho cizích jazycích.

Způsoby nastavení cizího jazyka jsou dva:

1. přímo na dokladu - nastavíte si příslušný jazyk dokumentu. Např. na vystavené faktuře klikněte na tlačítko Upravit a dostanete se na nastavení dokumentu. Najděte pole Jazyková varianta a zvolte požadovaný jazyk. Změnu potvrďte přes OK a uložte.

Momentálně umožňujeme fakturaci v následujících jazycích:

• čeština
• angličtina
• němčina
• italština
• slovenština
• polština
• francouzština
• španělština
• maďarština
• slovinština
• chorvatština
• bulharština

A neustále přidáváme další. Pokud by vám tedy nějaký jazyk chyběl, neváhejte se s požadavkem obrátit na naši uživatelskou podporu.

	Obrázek 20: Nastavení cizího jazyka na dokumentu / faktuře

Pokud si přejete zobrazit zobrazit i položky na faktuře v cizím jazyce zaklikněte dodatečnou možnost pod jazykovou variantou dokumentu "Změnit název/popis produktu podle vybraného jazyka dokumentu".

Nastavený jazyk si ověřte přes náhled tisku v horním panelu nástrojů.

2. přes zákazníka - druhou možností je nastavení jazyka komunikace přímo na detailu zákazníka. Pokud máte např. pouze německy mluvícího zákazníka, nastavte si přímo na jeho detailu němčinu jako jazyk komunikace a o nic dalšího se starat nemusíte. Němčina bude vždy používána na vystavených dokladech a i při odesílání e-mailů danému zákazníkovi.

Nastavení jazyka komunikace provedete následovně |Adresář |Zákazníci, vyberte si příslušného zákazníka a otevřete si jeho detail. Otevřete si záložku Obchodní podmínky a klikněte na Upravit pro zobrazení veškerých údajů. Poté v poli "Jazyk komunikace" zvolte danou volbu. Kliknutím na Potvrdit a Uložit dokončíte nastavení.

	Obrázek 21: Nastavení jazyka komunikace na zákazníkovi

Pro kontrolu nastavení vyzkoušejte vystavit fakturu a případně ji i odeslat e-mailem.

 

2.1.16. Vystavování faktur pod cizím DIČ

Při vložení zahraničních (cizích) DIČ se vám zobrazí dodatečné druhy plnění DPH:

• poskytnutí el. služeb v jiném členském státě EU (cizí DPH)
• zasílání zboží do jiného člen. státu EU nad registrační limit (cizí DPH)
• poskytnutí služeb v EU (cizí DPH) - vyněto z DPH přiznání

Při poskytnutí elektronických služeb v jiném členském státě EU osobám nepovinným k dani, je místem plnění podle §10i Zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty místo příjemce služby. Tedy zahraniční stát. Při vystavení faktury je nutné nastavit druh plnění DPH pro celou fakturu (dokument), přes tlačítko Upravit. Jako Druh plnění (DPH) zvolte "Poskytnutí el. služeb v jiném členském státě EU (cizí DPH)" a níže se vám zobrazí i Země DPH. Zde zvolíte příslušnou zemi, do které tyto elektronické služby prodáváte. Na položkách faktury budete mít možnost volby zahraniční sazby DPH.
Tento doklad není zahrnut do přiznání k DPH v ČR.

Při zasílání zboží do jiného člen. státu EU nad registrační limit (cizí DPH) je místo plnění závislé na tom, zda jste překročili limit pro zasílání zboží v dané zemi EU. Pokud jste limit překročili, místo plnění je v tomto členském státě a je nutné se v dané zemi registrovat k DPH. Pokud jste limit nepřekročili, prodáváte zboží jako běžný tuzemský prodej, tedy ř. 1 a 2 v přiznání k DPH (více viz §8 Zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).Pokud jste limit překročili a budete mít registraci k DPH v cizí zemi, je nutné cizí DIČ vyplnit v |Nastavení |Nastavení společnosti |Registracek DPH v EU. Poté je možné faktury vystavovat pod zahraničím DIČ. Při vystavení faktury je nutné nastavit druh plnění DPH pro celou fakturu (dokument), přes tlačítko Upravit a také zvolit zemi DPH, kde máte registraci k DPH. Na položkách faktury budete mít možnost volby zahraniční sazby DPH.

Toto plnění bude v přiznání k DPH uvedeno na ř. 24 pouze jako informativní hodnota.

Poskytnutí služeb v EU (cizí DPH) - vyněto z DPH přiznání a jeho nastavení na faktuře je totožné se zasíláním zboží. Pouze s rozdílem, že hodnota tohoto plnění není uvedena v přiznání k DPH.

 

2.1.17. Vysvětlivky faktury

V této kapitole naleznete vysvětlení veškerých vyplňovacích polí na faktuře.

2.1.17.1 Fakurační údaje

2.1.17.2 Údaje v záhlaví dokladu

2.1.17.3 Ruční vložení položky

 

2.1.18. Dodatečné funkce

2.1.18.1 Úvodní a záverečný text v dokumentu

Kromě všeobecných textů v dokumentu, které lze nastavit v |Nastavení |Nastavení společnosti |Základní nastavení |Nastavení vzhledu dokladů máte možnost přidat úvodní a záverečný text specifický pro konkrétní dokument.

Úvodní text lze přidat přímo na dokumentu v právé části pomocí tlačítka +Přidat úvodní text.

	Obrázek 22: Přidání úvodního textu

Závěrečný text lze přidat třemi způsoby:

• přednastavený záverečný text z |Nastavení společnosti - Závěrečný text v dokumentu

• manuálním přidáním textu ve spodní části při zadávání faktury nebo v sekci Upravit.

	Obrázek 23: Závěrečný text v dokumentu

• závěrečný text z produktu - v sekci |Sklad |Produkty v profilu konkrétního produktu v části |Ostatní údaje (VOP, kurzy) můžete pomocí tlačítka Upravit doplnit požadovaný závěrečný text.

	Obrázek 24: Závěrečný text z produktu

2.1.18.2 Dodací adresa

Po vybrání zákazníka z adresáře máte možnost upravit dodací adresu v okně vpravo od údajů o zákazníkovi. Tato adresa je specifická pro tento dokument. Pokud si přejete mít trvale dodací adresu u daného zákazníka odlišnou od fakturační, můžete ji přidat do profilu partnera v sekci |Adresář.

	Obrázek 25: Dodací adresa na faktuře

 

2.2. Hromadný import / tvorba faktur ze souboru

Kromě ručního vložení faktury lze importovat či vystavovat faktury hromadně na základě Excelové tabulky.

Tyto možnosti naleznete v sekci |Prodej |Faktury pomocí šipky vedle tlačítka Nová faktura.

Možné formáty pro import:

• XLS, XLSX (Excel)
• CSV
• ODS (OpenSource Document)

	Obrázek 26: Účetní import vystavených faktur ze souboru

2.2.1 V této kapitole najdete:

• Hromadné vystavení faktur ze souboru [2.2.2]
• Účetní import faktur ze souboru [2.2.3]
• Více položek na fakturu / více faktur na zákazníka [2.2.4]
• Kódy druhu plnění (DPH) [2.2.5]

 

2.2.2. Hromadné vystavení faktur ze souboru

Kromě ručního tvoření lze tvořit koncepty faktury i hromadně na základě fakturačních údajů připravených v Excelové tabulce. Pokud si například vedete evidenci fakturačních a dalších údajů klientů v Excelu, tak jim můžete vždy hromadně vytvořit koncepty faktur z tohoto souboru a následně je hromadně vystavit.

V sekci |Prodeje |Faktury vedle tlačítka Nová faktura rozbalte nabídku pomocí šipky a zvolte možnost Připravit koncepty faktur z importovaného souboru.

Možné formáty pro import:

• XLS, XLSX (Excel)
• CSV
• ODS (OpenSource Document)

	Obrázek 27: Připravit koncepty faktur z importovaného souboru

2.2.2.1 1. Import údajů

V tomto okně nahrajte daný soubor obsahující fakturační údaje a stiskněte tlačítko Další.

	Obrázek 28: Import údajů

2.2.2.2 2. Kontrola údajů

Po nahrání souboru je třeba namapovat sloupce ze souboru se sekcemi v programu. Z levého okna přesuňte pomocí šipek údaje programu doprava ve stejném pořadí, jako jsou v Excelovém souboru. Pokud chcete údaje z pravého okna odebrat, použijte šipky v opačném směru.

Pokud chcete na jednu fakturu přidat více různých položek, nebo více faktur pro stejného zákazníka, návod najdete v kapitole Více položek na fakturu / faktur na zákazníka [2.2.4].

Např. A - Název zákazníka koresponuje se sloupcem A - Společnost, B - (údaje ignorovány) koresponduje s Příjmením, protože příjmení kontaktní osoby není zásadní pro tvorbu faktur.

	Obrázek 29: Kontrola údajů

2.2.2.3 3. Dodatečné údaje

V této sekci určíte obecné údaje pro všechny připravované faktury jako jsou povinné náležitosti, forma úhrady, jazyk faktur apod.

	Obrázek 30: Dodatečné údaje

2.2.2.4 4. Náhled dokumentu

Zde již vidíte náhled připravovaných dokumentů. Pokud jsou na náhledu jakékoliv nesrovnalosti, vždy je možné se vrátit o krok zpět pomocí tlačítka Předchozí a chyby opravit. Po kliknutí na tlačítko Dokončit se Vám vytvoří koncepty těchto dokladů.

Poté je můžete upravovat, vystavit ručně či hromadně pomocí tlačítka Více možností Hromadné vystavení dokladů z konceptů v přehledu faktur.

Pokud chcete celý proces importu faktury zrušit a průvodce zavřít bez provedení jakýchkoli změn, klikněte na tlačítko Zrušit, které je k dispozici v každém kroku.

	Obrázek 31: Náhled dokumentů

 

2.2.3. Účetní import faktur ze souboru

Kromě ručního účetnického vložení faktury lze importovat faktury hromadně na základě Excelové tabulky např. z jiných programů.

V sekci |Prodeje |Faktury vedle tlačítka Nová faktura rozbalte nabídku pomocí šipky a zvolte možnost Účetní import vystavených faktur ze souboru (Excel, CSV...).

Možné formáty pro import:

• XLS, XLSX (Excel)
• CSV
• ODS (OpenSource Document)

2.2.3.1 1. Import údajů

V tomto okně nahrajte daný soubor obsahující faktury k importu a stiskněte tlačítko Další.

	Obrázek 32: Import údajů

2.2.3.2 2. Kontrola údajů

Po nahrání souboru je třeba namapovat sloupce ze souboru se sekcemi v programu. Z levého okna přesuňte pomocí šipek údaje programu doprava ve stejném pořadí, jako jsou v Excelovém souboru. Pokud chcete údaje z pravého okna odebrat, použijte šipky v opačném směru.

Pokud chcete na jednu fakturu přidat více různých položek, nebo více faktur pro stejného zákazníka, návod najdete v kapitole Více položek na fakturu / faktur na zákazníka [2.2.4].

Např. A - Název zákazníka koresponuje se sloupcem A - Společnost, B - (údaje ignorovány) koresponduje s Příjmením, protože příjmení kontaktní osoby není zásadní pro tvorbu faktur.

	Obrázek 33: Kontrola údajů

2.2.3.3 3. Dodatečné údaje

V této sekci určíte obecné údaje pro všechny importované faktury jako jsou povinné náležitosti, forma úhrady, jazyk faktur apod.

	Obrázek 34: Pro případ namapovaných dat ve kroku 2

	Obrázek 35: Dodatečné údaje

2.2.3.4 4. Náhled dokumentu

Zde již vidíte shrnutí importu připravovaných dokumentů. Pokud jsou na náhledu jakékoliv nesrovnalosti, vždy je možné se vrátit o krok zpět pomocí tlačítka Předchozí a chyby opravit. Po kliknutí na tlačítko Dokončit se Vám faktury importují do programu.

Poté je můžete upravovat, vystavit ručně či hromadně pomocí tlačítka Více možností Hromadné vystavení dokladů z konceptů v přehledu faktur.

	Obrázek 36: Náhled dokumentů

 

2.2.4. Více položek na fakturu / více faktur na zákazníka

Pokud chcete na jednu fakturu přidat více různých položek, následujte návod 1. Pokud chcete připravit / importovat více faktur pro stejného zákazníka, následujte návod 2.

2.2.4.1 1. Více různých položek na fakturu

Každý další druh položek na fakturu importujete pomocí tvorby dalšího řádku v souboru, který je totožný s prvním řádkem dané faktury, pouze informace o položkách se mění. Tímto způsobem se poté v programu spojí do jednoho dokladu.

	Obrázek 37: Přidání více položek na fakturu

2.2.4.2 2. Více faktur pro jednoho zákazníka

Pokud chcete vystavit / importovat více faktur se stejným zákazníkem, musí být alespoň jeden údaj mimo údajů o položkách rozdílný v každém řádku. Např. na obr. 2 vidíte, že každý řádek má kromě rozdílného množství položek vždy jiné nákladové středisko.

	Obrázek 38: Tvorba více faktur pro jednoho zákazníka

 

2.2.5. Kódy druhu plnění (DPH) a dalších sloupců pro import

Na této stránce najdete kódy a formáty dat, které použijete v Excelovém souboru určeném pro import do programu při Hromadném vystavení faktur ze souboru [2.2.2] nebo při Účetním importu faktur ze souboru [2.2.3].

Jedním z mapování, které lze při importu použít, je "Druh plnění (DPH)" při přípravě návrhů faktur ze souboru nebo importu vystavených faktur . Pro úspěšné namapování obsahu sloupce s druhem plnění (DPH) v Eurofaktuře je nutné v souboru použít správné označení.

Seznam kódů Druhů plnění (DPH):

 

2.2.6. Seznam názvů sloupců (hromadný import / tvorba ze souboru)

2.2.6.1 Hromadné vystavení faktur ze souboru

2.2.6.2 Účetní import faktur ze souboru

 

2.3. Vystavené faktury

Modul najdete v sekci |Prodeje |Vystavené faktury. Zobrazí se Vám přehled všech vystavených faktur za určité období.

	Obrázek 39: Přehled vystavených faktur

Pomocí kritérií v horní vyhledávací části, můžete jednoduše filtrovat dokumenty podle různých kritérií. Podle data doklad od - do, podle stavu, zákazníka. Dále můžete doklady kopírovat, odstraňovat atd.. Po nastavení vyhledávacích kritérií stiskněte tlačítko Hledat.Kliknutím na číslo faktury nebo její řádek se vám otevře její detail, kde můžete pokračovat v editaci či účtování.

Na této stránce jsou k dispozici další funkce:

Vystavení nové faktury - Novou fakturu přidáte kliknutím na tlačítko v pravé části obrazovky Nová faktura

Kopírování - Novou fakturu můžete vytvořit také kopírováním již existující. Jednoduše klikněte na ikonu a následným upravením dat získáte fakturu novou.

Tisk - Pro tisk nebo stažení konkrétní faktury klikněte na ikonu , které najdete na konci řádku faktury.

Odstranění - odstranění konkrétní faktury / konceptu provedete kliknutím na ikonu . Pro odstranění faktury je nutné, aby tato faktura byla poslední v seznamu (nejnovější).

Zobrazení součtu vybraných dokladů - pro rychlé zobrazení součtu částek vybraných dokladů klikněte na . Po kliknutí na toto tlačítko budou zobrazeny součty částek vybraných / zobrazených dokumentů - např. základ daně, DPH, celkem zaplaceno.

Kliknutím název sloupce můžete jeho obsah seřadit sestupně nebo vzestupně - např. podle čísla dokumentů, částek, data vystavení atd.

2.3.1 Hromadné operace s fakturami

Pomocí tlačítka Více... máte možnost provádět hromadné operace jako např. hromadné zaúčtování dokladů, hromadné kopírování či odesílání dokladů jak vidíte na obrázku níže.

	Obrázek 40: Hromadné operace s fakturami

Klávesové zkratky na přehledu dokladů (nejen u vystavených faktur):

Význam grafického označení:

 

2.4. Operace s fakturami

S fakturami můžete provádět různé operace:

• Zadání platby faktury [2.4.1]
• Nastavení plateb [2.4.2]
• Platba hotově [2.4.3]
• Vystavit z dokladu [2.4.4]
• Zaúčtování faktury [2.4.5]
• Odeslání faktury [2.4.6]
• Storno faktury [2.4.7]
• Kopírování/ vystavení stejného dokladu [2.4.8]
• Nastavení DPH na dokumentech [2.4.9]
• Opakující se položky na faktuře [2.4.10]
• Časové rozlišení faktur vystavených [2.4.11]
• Práce s položkami [2.4.12]
• Využití průzkumníka dokumentů [2.4.13]
• Hromadné vystavení faktur ze souboru [2.2.2]

 

2.4.1. Zadání platby faktury

Úhrada faktura může být zadána celkově nebo částečně. Pro platbu hotově přejděte na stránku Platba hotově [2.4.3].

2.4.1.1 Celková úhrada faktury

Při správné likvidaci bankovního výpisu se platba automaticky spáruje s danou fakturou. Faktura se označí jako zaplacená a bude na ní záznam o platbě.

V případě jiné úhrady faktury (poukazem...) ji můžeme označit jako zaplacenou kliknutím na tlačítko Platby... a vybrat možnost Vložit úhradu dokladu.

	Obrázek 41: Zadání platby faktury

2.4.1.2 Částečná úhrada faktury

V případě, že zákazník fakturu zaplatil pouze částečně, neoznačujete fakturu jako zaplacenou jak tomu bylo v předcházejícím případě, ale zadáte pouze částečnou platbu kliknutím na tlačítko Platby.... Poté vyberte možnost Vložit úhradu dokladu, kde postupujete stejně jak u celkové platby, ale zadáváte pouze informace k částečné úhradě. Faktura je poté částečně zaplacena, jak je vidět na Obrázku 2.

	Obrázek 42: Částečná úhrada faktury

2.4.1.3 Zobrazení QR kódu na faktuře

QR kód slouží zákazníkovi k lepší manipulaci s fakturou. Usnadňuje jak platbu tak i zaúčtování faktury - záleží na typu QR kódu.

Ke správnému zobrazení QR kódu na faktuře, je nutné vložit bankovní účet do programu |Banka |Bankovní účet. V opačném případě QR kód nebude vygenerován.

	Obrázek 43: Faktura s QR kódem Platba+F

 

2.4.2. Nastavení plateb

2.4.2.1 Nastavení platby v programu

V modulu |Nastavení |Nastavení společnosti |Základní nastavení |Možné platební metody Ve sloupci Výběr si můžete navolit platební metody, které budete mít v seznamu při zadávání platby. Stejně tak můžete zadat platební metodu jako výchozí, která se bude vztahovat ke všem vystaveným fakturám v programu.

	Obrázek 44: Nastavení platební metody

2.4.2.2 Nastavení platebního plánu se splátkami

Pokud se jedná o fakturu na splátky, můžete nastavit platební plán se splátkami, který najdete v pravém dolním rohu jak je vidět na Obrázku 4.

	Obrázek 45: Nastavení platebního plánu se splátkami

.

1. Kliknete na tlačítko Nastavení platebního plánu.
2. Objeví se vám vstupní maska, kde zadejte údaje k počtu splátek a počtu dní splatnosti splátek.

	Obrázek 46: Zadání počtu splátek

3. Zadejte hodnoty jednotlivých splátek. Data splátek můžete libovolně upravit.

	Obrázek 47: Zadání jednotlivých splátek

4. Splátkový kalendář se objeví pod celkovou částkou na faktuře.

	Obrázek 48: Náhled splátkového kalendáře

 

2.4.3. Platba hotově

1. Platba hotově dohodnuta předem

Pokud je platba hotově domluvena předem je možné ji označit již při vytváření faktury. V případě EET je nutné, aby provozovna a pokladna byly správně nastaveny. Poté stačí zvolit možnost Hotově.

	Obrázek 49: Zaplatit fakturu hotově

Poté stačí vystavit fakturu s částkou k zaplacení v sekci Hotovost.

	Obrázek 50: Vystavit fakturu

Na faktuře se poté zobrazí záznam o zaplacení a vytvoří se příjmový pokladní doklad. Pokud máte nastaveno v |Nastavení |Nastavení společnosti |Obchodní činnost.

	Obrázek 51: Faktura zaplacená hotově

2. Platba v hotovosti bude provedena později

Pokud si nejste jistí, jakým způsobem bude faktura uhrazena, nebo se faktura při platbě změní z bankovního převodu na hotovostní, máte možnost vytvořit záznam o úhradě dodatečně.

Místo tlačítka Hotově použijete pouze běžné tlačítko Vystavit fakturu.

Jakmile proběhne platba, stačí tlačítkem vystavit z dokladu vytvořit příjmový pokladní doklad se stejným partnerem a částkou a zaúčtovat ho na stejný účet, jako na kterém je zaúčtovaná daná faktura.

	Obrázek 52: Již zaúčtovaná faktura

	Obrázek 53: Příjmový pokladní doklad odpovídající faktuře a zaúčtovaný na stejný účet

Poté stačí propojit oba dokumenty v saldokontu označením obou dokumentů, vyrovná se zůstatek a poté jen dané položky zúčtujete pomocí tlačítka Zúčtovat vybrané položky.

	Obrázek 54: Propojení obou dokumentů v saldokontu

 

2.4.4. Vystavit z dokladu

Vystavení z dokladu umožňuje z faktury ihned přejít do vystavení opravných dokladů, proforem či příjmového pokladního dokladu. Vydanou fakturu je možné vystavit i přenesením informací z dokladu, který již existuje, např. z výdejky, přijaté objednávky, nabídky nebo zálohované faktury. Z vybraného dokladu můžete přenést údaje na vydanou fakturu, ve které poté můžete upravovat přenášené položky např. množství, cenu, DPH a nebo slevy. Z výdejek je možné vystavit i více dokladů najednou.

Vystavení z dokladu najdete v úvodní masce daného dokumentu. Poté klikněte na tlačítko Vystavit z dokladu.

	Obrázek 55: Vystavit z dokladu - z dokumentu faktura

Z faktury je možné vystavit:

• Opravný daňový doklad
• Příjmový pokladní doklad (u faktur placených v hotovosti)
• Proforma faktura
• Storno doklad

2.4.4.1 1. Opravný daňový doklad

	Obrázek 56: Opravný daňový doklad

2.4.4.2 2. Příjmový pokladní doklad

	Obrázek 57: Vystavený příjmový pokladní doklad

2.4.4.3 3. Proforma/nabídka (není daňovým dokladem)

	Obrázek 58: Vystavená proforma/nabídka

2.4.4.4 4. Storno doklad

	Obrázek 59: Vystavení ze storno dokladu

 

2.4.4.5. Dodací list

Pokud potřebujete dodací list, můžete si ho v programu vytisknout z výdejky či faktury s napojenou výdejkou.

Produkty s evidencí zásdob

• prodej zboží - evidence zásob
• materiál
• polotovar
• výrobek

2.4.4.5.1 Tisk dodacího listu z faktury

Z faktury, na kterou je napojená výdejka, máte možnost v roletce u tlačítka Tisk na horní liště faktury zvolit Dodací list č..

	Obrázek 60: Tisk dodacího listu z faktury

 

2.4.5. Zaúčtování faktury

Zaúčtovat fakturu můžete pomocí tlačítka Zaúčtování. Poté máte možnost fakturu zaúčtovat do již existujícího účetního deníku nebo založit nový účetní deník jak vidíte na Obrázku 1.

	Obrázek 61: Výběr možnosti zaúčtování

Poté se vám zobrazí okno s výběrem účtů. Změnit zaúčtování lze změnit kliknutím na příslušný účet. Poté nezapomeňte vše uložit.

	Obrázek 62: Zaúčtování

 

2.4.6. Odeslání faktury

Kliknutím na ikonu můžete doklad odeslat ve formě e-mailu nebo SMS. V případě e-mailu se Vám zobrazí vstupní maska s informacemi o adresátovi a příjemci. Příloha e-mailu obsahuje vždý daný doklad ve formátu PDF, e-fakturu (ISDOC) a případně další soubory, které si přejete odeslat.

	Obrázek 63: Odeslání faktury

Text e-mailu si můžete přednastavit v sekci |Nastavení | Moje nastavení | Přístup | Kontaktní informace. Pro dokončení odeslání stiskněte tlačítko Odeslat e-mail.

	Obrázek 64: Nastavení textu emailu

 

2.4.6.1. Elektronická fakturace (ISDOC)

ISDOC je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení ICT unie. ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný. Díky tomu můžete posílat elektronické faktury napříč ekonomickými systémy, včetně systémů používaných státními institucemi.Elektronickou fakturu snadno odešlete e-mailem nebo prostřednictvím datových schránek.

2.4.6.1.1 Export e-faktury ve formátu ISDOC

Na detailu vystavené faktury klikneme v nástrojové liště na tlačítko pro "Přenos dat" a z rozbalovacího menu vybereme "Export faktury do ISDOC", jak je zobrazeno na obrázku níže:

	Obrázek 65: Export faktury do elektronického formátu ISDOC

Po vyexportování se vám do PC stáhne daná faktura v elektronickém formátu ISDOC pro další zpracování vaším účetním.

 

2.4.7. Storno faktury

Pomocí tlačítka Vystavit z dokladu můžete fakturu stornovat.

	Obrázek 66: Vystavení storno dokladu z faktury

	Obrázek 67: Vystavený storno doklad

 

2.4.8. Kopírování dokladů

Kopírovat doklady lze jednotlivě nebo hromadně napříč celý programem.

2.4.8.1 1. Kopírování jednotlivě

	Obrázek 68: Kopírování dokladů jednotlivě

Po kliknutí na tuto ikonu se se otevře okno s novým dokladem a přenesenými daty z kopírovaného dokladu. Tyto údaje upravte na aktuální a vystavte.

2.4.8.2 2. Hromadné kopírování

Hromadné kopírování je vysvětleno v našem videu https://youtu.be/GIazg7omfW0.

Pravidelně se opakující faktury a jejich tvorbu si můžete usnadnit i pokud obsahují časové období. Nastavení provedete přes dodatečné možnosti a jejich nastavení - viz níže.

Při hromadném kopírování a volbě dodatečných možností dbejte na nastavení údajů v kopírovaných dokladech. Dodatečné možnosti jsou následující:

Formáty datumů na položce - následující formáty dat budou změněny na aktuální při zakliknutí možnosti "změnit datumy v textu / popisu produktu":

• leden
• LEDEN
• Leden

• případně i tento formát data 1.5.2021 - 31.5.2021 viz obrázek níže.

Jedna z kopírovaných faktur vypadá následovně:

	Obrázek 69: První faktura, která bude hromadně kopírována

Jakmile máte kompletní seznam vystavených faktur připravených pro kopírování v dalším měsíci, postupujte následovně. Po hromadném označení faktur, jděte přes tlačítko Více - Hromadné kopírování vybraných faktur pro otevření následujícího okna.

	Obrázek 70: Hromadné kopírování vystavených faktur s nastavením data DUZP od do pro změnu na aktuální u nových faktur

Při kopírování jsme vybrali možnost kopírovat faktury do "konceptu", proto nemají zatím faktury pořadové číslo. Ale jejich data na položce i v DUZP v hlavičce faktury jsou změněny na aktuální měsíc dle zadaných údajů - viz níže.

	Obrázek 71: Nová faktura s aktuálními daty

Nyní pokud je vše správně zkopírováno stačí pouze kliknout na Vystavit fakturu na jednotlivé faktuře. Nebo opět přes hromadnou operaci Více - Hromadné vystavení vybraných dokladů vystavíte více fakturou najednou.

 

2.4.9. Nastavení DPH na dokumentech

2.4.9.1 DPH přiznání - druhy plnění

2.4.9.2 Kontrolní hlášení - oddíly

Sekce kontrolního hlášení slouží pro automatické vygenerování kontrolního hlášení. S účinností od 1. 1. 2016 vzniká plátcům DPH povinnost podávat tzv. kontrolní hlášení, které v souvislosti s režimem přenesení daňové povinnosti nahrazuje současný výpis z evidence pro účely daně z přidané hodnoty podle 92a zákona o DPH a zároveň tiskopis evidence pro daňové účely dle 44.

2.4.9.3 Faktura v reverse charge (režimu přenesení daňové povinnosti)?

Před vystavením takové faktury je nutné nastavit zobrazení závěrečného textu, který o reverse charge (PDP) informuje. Informaci o reverse charge jednoduše propojíte s daným druhem plnění DPH. Při výběru tohoto druhu plnění se na faktuře Vámi nastavený text automaticky propíše.

Jak text nastavit? Přečtěte si zde.

2.4.9.4 Registrace k DPH v jiných zemích, cizí DPH

Pokud používáte balíček PREMIUM, máte možnost využít funkci Registrace k DPH v EU. Tato funkce umožňuje používat tři dodatečná plnění DPH. Nejprve je nutné vložit cizí DIČ a následně na nové faktuře nastavit příslušné plnění DPH pro celý dokument. Více informací o této funkci a jejím použití na fakturách naleznete zde [2.1.16].

 

2.4.10. Opakující se položky na faktuře

Pokud opakovaně fakturujete položky či služby, je možné si je uložit do skladu. Poté je již nemusíte znovu zadávat se všemi jejich informacemi, stačí vybrat produkt ze skladu.

	Obrázek 72: Vybrat či přidat položku na fakturu

2.4.10.1 Přidat položku do skladu

Novou položku uložíte do skladu pomocí tlačítka Vybrat produkt a poté Přidat nový produkt. Následně vyplníte veškeré informace k dané položce (položky označené hvězdičkou jsou povinné). Důležitá sekce je Typ produktu. Zde můžete vybrat typ produktu pro účely účetnictví a zda-li si přejete o daném produktu vést skladovou evidenci zásob (viz. níže).

	Obrázek 73: Vybrat produkt ze skladu

	Obrázek 74: Přidat nový produkt do skladu

	Obrázek 75: Informace o novém produktu

2.4.10.2 Typ produktu

Existuje několik typů produktů.

	Obrázek 76: Volba typu produktu

 

2.4.11. Časové rozlišení faktur vystavených

Systém umí automaticky rozúčtovat výnos dle jeho čas. souvislosti do příslušného účetního období. Pro tuto možnost je nutné vybrat dodatečnou možnost v |Nastavení společnosti |Účetnictví |Dodatečné možnosti |Automatické účtování časového rozlišení výnosů na vystavených fakturách. Poté postupujte podle návodu níže.

Při tvorbě faktury postupujte jak jste zvyklý. Pro správné časové rozlišení výnosů je nutné vyplnit Datum zdaň. pl. od / do. Dle těchto dat bude vypočten podíl výnosů VS časového rozlišení a vše bude poté zaúčtováno. Pro zadání obou dat DUZP klikněte do prvního data DUZP, zobrazí se dvě okna k vyplnění.

	Obrázek 77: Zadání hlavičky faktury - vyplnit DUZP od i do

Jakmile máte fakturu kompletní a vystavenou, klikněte na Zaúčtování. Na základě DUZP dat bude provedeno rozúčtování na účty 6* a 384*.

	Obrázek 78: Automatické zaúčtování časového rozlišení na faktuře

 

2.4.12. Práce s položkami

Ruční i skladové položky lze hromadně měnit, upravovat, mazat či kopírovat. Pro tyto účely slouží malý panel nástrojů nad položkami dokumentů (nejen faktur, ale všech vystavených i přijatých dokumentů).

Pro aktivaci panelu nástrojů je nutné zakliknout vybrané nebo všechny položky v checkboxu na levé (vystavené dokumenty) / pravé (přijaté dokumenty) straně obrazovky. Položky vyberte i pouhým kliknutím na jejich řádek (není nutné přímo zakliknout checkbox = zaškrtávací políčko). Teprve poté program umožní s panelem nástrojů pracovat.

	Obrázek 79: Popis panelu nástrojů položek dokumentů

2.4.12.1 Průzkumník dokumentů

S položkami můžete pracovat i pomocí funkce Průzkumníka dokumentů. Jak na to naleznete na stránce Využití průzkumníka dokumentů [2.4.13].

 

2.4.13. Využití průzkumníka dokumentů

Na faktuře máte možnost provádět úkony také pomocí Průzkumníka dokumentů. Návod, jak ho zapnout, najdete na stránce Průzkumník dokumentů.

Tento nástroj Vám umožňuje například přímý odkaz na produkty v dokumentu či na jiný s tímto provázaný dokument.

2.4.13.1 Ostatní dokumenty

Při otevření dokumentu uvidíte po levé straně zmíněný průzkumník dokumentů. V jeho první sekci můžete rozrolovat podkapitolu Zákazník a jeho dosavadní dokumenty seřazené dle typu a zvolit konkrétní dokument, který chcete zobrazit či upravit.

	Obrázek 80: Provázání s dokumenty

2.4.13.2 Produkty

Stejným způsobem můžete rozrolovat podkapitolu Produkty,kde uvidíte list produktů ze skladu přidaných na fakturu. Kliknutím na konkrétní produkt se dostanete na jeho detail, kde je možné dělat veškeré úpravy.

	Obrázek 81: Provázání s produkty

	Obrázek 82: Prokliknutí na detail produktu

 

2.4.14. Fakturace za produkty se spotřební daní

Pro správné vyfakturování produktů se spotřební daní si projděte nejdříve tuto kapitolu.

2.4.14.1 1. přidání produktu na fakturu

Přes tlačítko Vybrat produkt nebo klávesovými zkratkami Enter / Ctrl + Enter přidejte produkt s již vloženou spotřební daní na dokument.

2.4.14.2 2. zobrazení na faktuře

V náhledu vystavené faktury v programu (viž níže) vidíte výpočet spotřební daně jednotlivě i celkem.

	Obrázek 83: Spotřební daň na faktuře - náhled

V PDF verzi faktury je možné tuto informaci o spotřební dani vložit na více míst. Jako výchozí je sumarizační řádek po položkami faktury - viz níže.

	Obrázek 84: Spotřební daň na faktuře v PDF - zobrazení

2.4.14.3 3. přehled spotřební daně za období

Přehled vypočtené spotřební daně na základě prodaných produktů za určité období naleznete ve 3 reportech - export vystavených faktur do XLS (viz níže) a v Sestavách - Celkový prodej podle zákazníků a jednotlivých produktů a Vystavené faktury podle zákazníků.

Export vystavených faktur do XLS
V přehledu vystavených faktur máte k dispozici export dat do Excelu (XLS). Vždy je vyexportováno pouze to, co máte zobrazeno, proto je potřeba brát v potaz použité filtry.

	Obrázek 85: Export faktur do XLS

Vygenerovaný soubor obsahuje sloupec V s uvedenými údaji o spotřební dani, které slouží jako podklady pro podání daňového přiznání k této dani.

	Obrázek 86: Nahled XLS souboru - spotřební daň

 

2.4.15. Česká pošta - elektronické podání

Export údajů z Eurofaktury pro elektronické podání zásilek na Českou poštu najdete v modulu |Prodeje |Faktury. V přehledu faktur na panelu nástrojů (mezi vyhledávacími filtry a seznamem faktur) zvolíte tlačítko Více - Ostatní sestavy a exporty - Export údajů z vystavených faktur pro podání online - ČESKÁ POŠTA.

	Obrázek 87: Více - Export údajů pro online podání České pošty

Poté se otevře následující tabulka, kde si můžete vybrat, které faktury chcete do online podání zahrnout a jaký typ zásilky má každá z nich být. Typ zásilky si můžete vybrat pomocí rozrolovacího okna u každé faktury (červený obdelník) - např. Doporučený balík, Do ruky, Na poštu, Balíkovna atd.

Máte možnost přidání doplňkové služby k zásilce pomocí tlačítka Přidat doplňkové služby (žlutý obdelník) - např. Avízo, Dobírka, Do vlastních rukou, Křehké atd.

	Obrázek 88: Export údajů z vystavených faktur pro podání online - ČESKÁ POŠTA

 

2.5. Periodické vystavování dokumentů

Pokud fakturujete stejným zákazníkům za stejnou službu několikrát ročně (předplatné, pronájem, členství atd.), můžete si celý proces fakturace zjednodušit.

V programu existují dva způsoby vystavování periodických faktur:

• Ruční hromadné kopírování opakujících se faktur [2.5.1] nebo
• Vystavování opakujících faktur / nabídek za budoucí zúčtovací období. [2.5.2]

 

2.5.1. Ruční hromadné kopírování opakujících se faktur

Pokud chcete pravidelně vystavovat větší množství faktur, program Vám to umožňuje pomocí dodatečného atributu na samotné faktuře.

Postup pro pravidelnou fakturaci více faktur je následující:

1. Při prvním zadání faktury nebo při jejím prvním vystavení ji označte jako opakující se. Opakování lze nastavit jako "měsíční", "čtvrtletní", "pololetní" atd.

	Obrázek 89: Nastavení opakující se faktury

2. Když chcete vystavit faktury na další období, nejprve v seznamu zobrazených faktur pomocí vyhledávacích filtrů omezte zobrazení pouze na faktury z předchozího období, které pak hromadně zkopírujte do nového období (zde Vám pomůže, pokud máte zadanou opakovatelnost faktur na již existujících fakturách, jak bylo popsáno v bodě 1).

	Obrázek 90: Filtrování faktur podle četnosti opakování

3. Pokud je výběr faktur omezen na ty, které se opakují, zvolte možnost Hromadné kopírování vybraných dokladů.

	Obrázek 91: Hromadné kopírování vybraných dokladů

4. Při hromadném kopírování zadejte údaje pro nové období a potvrďte kopírování faktur. Faktury lze buď přímo vystavit, nebo lze vytvořit koncepty faktur, které lze následně zkontrolovat/doplnit a vystavit ručně.

 

2.5.2. Vystavování opakujících faktur / nabídek za budoucí zúčtovací období

V menu |Sestavy |Hromadné zpracování |Prodeje je k dispozici sestava Vystavování opakujících faktur / nabídek za budoucí zúčtovací období. Tato sestava se používá v případě, že ve firmě existují opakující se doklady (nabídky, faktury) a chcete automaticky hromadně vystavit doklady na další období (např. nájemné, předplatné a další opakující se služby).

2.5.2.1 Jak funguje automatické vystavování opakujících se faktur

Základem pro vystavení dokladu na další období je existence nezaúčtované opakující se faktury za předchozí období. To znamená, že první opakující se faktura pro zákazníka se vždy vystavuje ručně s nastavením všech parametrů opakování, jako např:

• v jakém intervalu se má faktura opakovat (měsíčně, pololetně atd.);
• položky faktury (popis služeb), které mají být účtovány;
• částka faktury;
• vzhled, jazyk, umístění nákladů a další vlastnosti faktury.

Tato sestava vyhledá všechny existující opakující se faktury za předchozí období a zkopíruje je do nového období.

Pokud klienti platí za služby předem a není zaručeno, že faktura bude uhrazena, doporučujeme nejprve vystavit nabídku a poté fakturovat až na základě uhrazené nabídky.

Existují dvě možnosti, jak přerušit cyklus opakované fakturace:

• označit zákazníka jako neaktivního nebo
• označit poslední fakturu pro zákazníka jako neopakující se.

2.5.2.2 Spuštění sestavy pro automatickou opakovanou fakturaci

	Obrázek 92: Sestava pro vystavení periodických dokladů na další fakturační období

Před spuštěním definujte kritéria pro výběr faktur, na jejichž základě se vygenerují doklady pro další fakturační období:

Po nastavení všech kritérií klikněte na tlačítko Spustit pro přípravu sestavy:

	Obrázek 93: Generování periodických faktur pro další fakturační období

 

2.6. Faktura pro neplátce DPH

Náležitosti účetního dokladu (zjednodušeně faktura) se liší vzhledem k plátcovství nebo neplátcovství. Pokud jste neplátcem DPH, pak se řídíte Zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, konkrétně paragrafem 11, který uvádí tyto povinné náležitosti:

• označení účetního dokladu
• obsah účetního případu a jeho účastníky
• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
• okamžik vyhotovení účetního dokladu (datum vystavení)
• okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení
• podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování a účetní případ (záznam v technické formě je tvorby dokladů v našem programu - tzv. auditní stopa o změnách a zaúčtování na dokumentu)

Razítko či podpis vystavovatele není povinnou náležitostí.

Co se týče uvedení příznaku "Nejsem plátce DPH" na fakturu či jiný vystavený doklad, je nutné si text doplnit do dokladů ručně. A to buď na každou fakturu či dokument zvlášť do Závěrečného textu v dokumentu nebo automatizované přes nastavení tisku dokumentu. Více o druhou možnosti zde.

Doklady pro neplátce DPH tedy neobsahují DUZP. Jelikož zobrazení tohoto data se řídí Zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, nikoliv zákonem o účetnictví.

 

2.7. Filtry pro vyhledávání dokumentů

Pokud zpracováváte velké množství dat, práci s vyhledáváním si usnadníte pomocí možnosti uložit si oblíbená kritéria vyhledávání na lištu.

Pro uložení vyhledávacích kritérií postupujte následovně:

a) |Prodeje |Faktury použijte oblíbené vyhledávací filtry v horní části a klikněte na Hledat.

b) zobrazí se vám pouze faktury dle filtru a nyní použijte šipku vedle tlačítko hledat a klikněte na Uložit hledání jako

	Obrázek 94: "Uložit hledání jako" - použít pro uložení filtru

Zobrazí se vám následující okno, kde zvolíte název a barvu filtru. Po kliknutí na Potvrdit se zobrazí nad vyhledávacími filtry - viz obrázek č. 3.

	Obrázek 95: Vložení názvu a barvy filtru vyhledávání

Pro použití filtru (uložené zkratky) stačí kliknout na vytvořený žlutý filtr "neodeslané" a máte zobrazeny dané dokumenty velice rychle. Není nutné otvírat filtr stav, vybrat požadovaný a kliknout na hledat.

	Obrázek 96: Uložený filtr pro vyhledávání

Vyhledávacích filtrů (zkratek) si můžete uložit více a používat je dle potřeby.

	Obrázek 97: Více uložených filtrů

Pokud chcete vytvořené filtry upravit nebo odstranit, klikněte opět na šipku u tlačítka vyhledat a zvolte možnost Nastavení uložených hledání. Zde můžete odstranit již existující a upravit existující - viz níže.

	Obrázek 98: Možnosti odstranění a úprav v uložených vyhled. filtrech

 

3. Nabídky/Proformy

Proforma faktura (neboli zálohová faktura či nabídka) je dokument o množství a ceně, který nezávazně zasílá prodejce kupujícímu dopředu před dodáním služeb nebo zboží. Proforma faktura obsahuje zpravidla veškeré předepsané náležitosti účetního, resp. běžného daňového dokladu. Údaje však mají pouze informativní charakter a slouží např. jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodní operace. Proforma faktura je vžitý název, který se obvykle používá pro označení neúčetního dokladu, který časově předchází skutečnému účetnímu dokladu např. faktuře. Z pohledu plátce DPH je pojem proforma faktura neúčetním dokladem bez vlivu na daň. Její nezaplacení tedy nezpůsobí žádné důsledky v účetnictví.

3.1 Vystavení a evidence nabídek/proforem

Nabídky/proformy najdete v sekci |Prodeje |Nabídky/proformy. Nabídky/proformy se vytváří stejným způsobem jako ostatní doklady v systému Eurofaktura. Novou nabídku/proformu vystavíte kliknutím na tlačítko Vytvořit novou nabídku. Zobrazí se Vám vstupní maska, kde můžete vybrat zákazníka z adresáře nebo přidat nového. Je zde také možnost jednorázového vyplnění zákazníka bez uložení do seznamu Partnerů. Stačí vyplnit alespoň Název společnosti. Do nabídky můžete přidat položky ze skladu nebo je vložit ručně. Vložení ze skladu nezmění stav zásob, ale později poslouží k vytvoření objednávky a faktury z příslušné nabídky. Plátce DPH může ke každé položce přiřadit DPH v příslušné sazbě. Do pole text je možné přidat detailnější popis nabídky.

	Obrázek 99: Seznam proforem faktur

Pokud zákazník Vaši nabídku akceptuje, tak z ní rovnou můžete vytvořit objednávku, fakturu či jiný účetní doklad pomocí tlačítka Vystavit z dokladu.

	Obrázek 100: Proforma faktura

 

3.2. Návod na vystavení daň. dokladu ze zaplacené proformy / nabídky

Jakmile je nabídka / proforma zaplacena, ať už částečně nebo celkově, stává se z ní daňový doklad a je nutné z něj odvést DPH a další daně. Jak pohodlně vystavit daňový doklad ze zaplacené nabídky bankovním převodem je popsáno níže.

3.2.1 1. Vystavení a zaslání nabídky zákazníkovi

Jděte přes menu |Prodeje |Nabídky a vytvořte novou nabídku přes tlačítko Nová nabídka.

	Obrázek 101: Vystavená nabídka

3.2.2 2. Zaplacení nabídky a spárování platby v bance

Nejdřív importujte bankovní výpis (automaticky nebo ručně) a přejděte k párování plateb a dokladů klikněte na Připravit k likvidaci. Po vyhledání správného partnera a dokladu klikněte na OK a v dolní části obrazovky se zobrazí modré okno viz obr. 3. Klikněte na černý text "Přejete si vystavit daňové doklady k přijatým platbám?".

	Obrázek 102: Likvidace platby

	Obrázek 103: Upozornění na možnost jednoduchého vystavení daňového dokladu ze zaplacené nabídky

Po kliknutí na černě zbarvený text se vám zobrazí nové okno pro vystavení faktury nebo konceptu a další dodatečné možnosti. Pro vytvoření konceptu nebo faktury/daň. dokladu klikněte na Hromadné vystavení faktur z vybraných nabídek. Budete mít možnost vystavit daňový doklad i z jiných doposud nevyfakturovaných zaplacených nabídek. Dále se vám objeví potvrzovací okno s informací, kolik faktur vytváříte. Jakmile je proces úspěšně dokončen můžete přejít ke kontrole či odeslání faktur zákazníkovi.

	Obrázek 104: Nové okno pro vytvoření daňového dokladu

3.2.3 3. Odeslání daňového dokladu (faktury) zákazníkovi

Po úspěšném vytvoření konceptu nebo faktury si můžete zkontrolovat doklad a přejít k jeho odeslání zákazníkovi. Doporučujeme využít přednastavený text - více informací zde.

	Obrázek 105: Daňový doklad (faktura) s napojením na zaplacenou nabídku

 

3.3. Hromadné příprava konceptů nabídek/proforem ze souboru

Kromě ručního tvoření lze tvořit koncepty nabídek i hromadně na základě fakturačních údajů připravených v Excelové tabulce. Pokud si například vedete evidenci fakturačních a dalších údajů klientů v Excelu, tak jim můžete vždy hromadně vytvořit koncepty nabídek z tohoto souboru a následně je hromadně vystavit.

V sekci |Prodeje |Nabídky / Proformy vedle tlačítka Nová nabídka / proforma rozbalte menu pomocí šipky a zvolte možnost Připrava konceptů nabídek z importovaného souboru.

Možné formáty pro import:

• XLS, XLSX (Excel)
• CSV
• ODS (OpenSource Document)

	Obrázek 106: Připravit koncepty nabídek z importovaného souboru

3.3.1 1. Import údajů

V tomto okně nahrajte daný soubor obsahující fakturační údaje a stiskněte tlačítko Další.

	Obrázek 107: Import údajů

3.3.2 2. Kontrola údajů

Po nahrání souboru je třeba namapovat sloupce ze souboru se sekcemi v programu. Z levého okna přesuňte pomocí šipek údaje programu doprava ve stejném pořadí, jako jsou v Excelovém souboru. Pokud chcete údaje z pravého okna odebrat, použijte šipky v opačném směru.

Pokud chcete na jednu nabídku přidat více různých položek, nebo více nabídek pro stejného zákazníka, postupujte podle návodu v kapitole Více položek na fakturu / faktur na zákazníka [2.2.4].

Např. A - Název zákazníka koresponuje se sloupcem A - Společnost, B - (údaje ignorovány) koresponduje s Příjmením, protože příjmení kontaktní osoby není zásadní pro tvorbu nabídek.

	Obrázek 108: Kontrola dat

3.3.3 3. Dodatečné údaje

V této sekci určíte obecné údaje pro všechny připravované nabídky jako jsou povinné náležitosti, forma úhrady, jazyk nabídek apod.

	Obrázek 109: Dodatečné údaje

3.3.4 4. Náhled dokumentu

Zde již vidíte náhled připravovaných dokumentů. Pokud jsou na náhledu jakékoliv nesrovnalosti, vždy je možné se vrátit o krok zpět pomocí tlačítka Předchozí a chyby opravit. Po kliknutí na tlačítko Dokončit se Vám vytvoří koncepty těchto dokumentů.

Poté je můžete upravovat, vystavit ručně či hromadně pomocí tlačítka Více možností Hromadné vystavení dokladů z konceptů v přehledu faktur.

	Obrázek 110: Náhled dokumentů

 

3.4. Barevné označení na nabídkách / proformách

Sloupec "Dok. čís" je zabarven 3 barvami na základě různých chování a akcí s dokumenty. Barvy znamenají následující:

	Obrázek 111: Barevné rozlišení sloupce "Dok. čís."

 

4. Výdejky

Výdejky jsou interní dokumenty ve firmě a jsou určeny pro výdej zboží ze skladu bez vazby na účetnictví. Použijete je v situaci, kdy výdej zboží provádíte nezávisle na fakturaci. Po zaúčtování se zásoby skladu upraví podle počtů položek uvedených na výdejce. Po zaúčtování výdejky se na jejím náhledu / stažení zobrazí i správná cena při vyskladnění na základě zvolené metody (např. při průměrných vážených nákladů bude cena vyskladnění zobrazena až po zaúčtování výdejky).

Výdejku můžete vytvořit i přenesením informací z existujícího dokladu, konkrétně z přijatých objednávek zákazníků, příjemek a vystavených faktur.

4.1 Vystavení nové výdejky

Novou výdejku vytvoříte kliknutím na Nová výdejka a otevře se Vám následující okno. Zákazníka můžete vybrat z Vašeho adresáře a produkt přidáte z Vaší skladové evidence.

	Obrázek 112: Tvorba nové výdejky

4.2 Práce s výdejkou

Z výdejky můžete vystavit fakturu, storno výdejky či přidat položky na již existující fakturu. Změny se automaticky zaevidují do příslušných evidencí.

	Obrázek 113: Práce s výdejkou

4.3 Tisk výdejky

U výdejky můžete vybrat, co se při tisku na dokumentu zobrazí - zda-li množství i cena či pouze množství. Tento výběr je k dispozici v |Sklad |Nastavení |Sklady.

	Obrázek 114: Způsob oceňování

Toto nastavení se projeví při tisku výdejky.

	Obrázek 115: Tisk výdejky

 

4.4. Dodací list

Pokud potřebujete dodací list, můžete si ho v programu vytisknout z výdejky či faktury s napojenou výdejkou.

Produkty s evidencí zásdob

• prodej zboží - evidence zásob
• materiál
• polotovar
• výrobek

4.4.1 Tisk dodacího listu z výdejky

Po zaznamenání pohybu na skladě vystavením výdejky máte možnost v roletce u tlačítka Tisk na horní liště výdejky zvolit Dodací list č..

	Obrázek 116: Tisk dodacího listu z výdejky

 

5. Objednávky zákazníků

Do evidence objednávek si můžete převést akceptované nabídky od zákazníků nebo můžete vystavit novou objednávku.

5.1 Vytvoření nové objednávky

Novou objednávku vytvoříte kliknutím na tlačítko Nová objednávka zákazníka a otevře se Vám vstupní okno. Zákazníka můžete vybrat z vašeho adresáře nebo založit nového zákazníka. Do objednávky můžete zapsat položky ručně anebo je vložit ze skladů. Vložení položky ze skladu nezmění stav zásob, ale později urychlí vytvoření faktury z objednávky. Plátce DPH může ke každé položce přiřadit DPH v jiné sazbě. Je možné vyplnit i další členění, které se přenesou do faktury v okamžiku likvidace objednávky.

5.2 Vystavení z objednávky

Z objednávky lze vystavit fakturu nebo můžete fakturovat jen část objednávky. Z objednávky můžete vystavit i doklady k přijaté záloze, buď na celkovou objednávku, nebo jen na určitou část. Pokud nemáte objednané položky na skladě, tak je možné vytvořit objednávku u Vašich dodavatelů přímo z objednávky od zákazníků. Objednávku je možné i jednoduše stornovat.

5.3 Stav objednávky

U objednávek můžete sledovat, v jakém množství byly jednotlivé položky přeneseny, a je li objednávka finálně vyřízená. Stav objednávky nastavíte v úvodní masce objednávky, kde pomocí rolovacího tlačítka Stav vyberete status objednávky.

	Obrázek 117: Stav objednávky

5.4 Evidence objednávek

V této přehledné evidenci můžete snadno vyhledávat účetní doklady podle Vámi zvolených kritérií. Máte rozepsány základní informace o konkrétním účetním dokladu a pro více informací si stačí otevřít daný doklad. Ten poté můžete upravit nebo z něj vystavit jiné doklady. U vytvořených objednávek lze jednoznačně rozlišit, v jakém stavu jsou podle barevného označení.

	Obrázek 118: Evidence objednávek

Po otevření účetního dokladu se Vám zobrazí detailní okno, kde jsou rozepsány veškeré údaje. Doklad můžete upravit přidáním nebo odebráním produktů nebo doplněním dalších údajů. Z daného účetního dokladu můžete vystavit jedním kliknutím jiné doklady, které se automaticky zaevidují do příslušných evidencí.

 

5.5. Barevné značení na objednávkách zákazníků

Na přehledu objednávek zákazníků jsou stavy dokumentů odlišně zbarveny. Použité barvy mají následující význam:

	Obrázek 119: Barvy stavů objednávek

Možnost změny stavu:

Stavy se většinou nastavují automaticky podle vystavených dokladů, popř se nastavují automaticky i po importu dané objednávky z e-shopu, který jste připojili k programu Eurofaktura. Všechny stavy na objednávce lze změnit nebo nastavit ručně kliknutím přímo na zobrazený stav na dokladu, jak je znázorněno na obrázku:

	Obrázek 120: Změna stavu objednávky

 

5.6. Uložení hledání objednávek zákazníků

Program denně zpracovává velké množství objednávek zákazníků, které vyhledáváte podle specifických kritérií. Pro šetření Vašeho času máte nyní možnost si tyto kritéria uložit jako barevné zástupce v nástrojové liště nad tabulkou vyhledávacích filtrů.

Tuto funkci najdete v modulu |Prodeje |Objednávky zákazníků skrze šipku vedle tlačítka Hledat, kde po nastavení filtrů vyberete možnost Uložit hledání jako ....

	Obrázek 121: Uložit hledání

Poté si určíte název a barvu tohoto filtru a potvrdíte.

	Obrázek 122: Přidat filtr

Poté se zástupce zobrazí na panelu nástrojů nad kritérii vyhledávání a při příštím vyhledávání dokumentů na něj stačí kliknout a program automaticky vyhledá objednávky s nadefinovanými filtry.

5.6.1 Nastavení filtrů

Ve chvíli, kdy chcete jakýkoliv již uložený filtr upravit či vymazat, pomocí šipky vedle tlačítka Hledat zvolte možnost Nastavení uložených hledání. Poté můžete v nově otevřeném okně filtr vymazat křízkem vpravo nebo kliknutím na řádek filtru změnit jeho jméno či barvu.

	Obrázek 124: Nastavení filtrů

 

6. Doklady k přijaté záloze

Doklad k přijaté záloze může sloužit jako informace pro zaplacení zálohy před samotným poskytnutím služby nebo dodáním zboží. V okamžiku uhrazení dokladu k přijaté záloze, resp. jakékoliv platby přijaté před zdanitelným plněním, vzniká plátci DPH povinnost odvést DPH. Doklad k přijaté záloze nevstupuje do účetnictví, daní nebo evidence DPH. Pokud platba nepřijde, nic se neděje a nic není potřeba zdaňovat.

Nicméně pokud doklad k přijaté záloze zaplacen je, potom nastává situace, kdy dnem přijetí zálohy je nutné vystavit doklad k přijaté záloze (neboli daňový doklad o platbě). Tento doklad k přijaté záloze již vstupuje do účetnictví i do DPH.

6.1 Vystavení nového dokladu k přijaté záloze

Doklady k přijaté záloze najdete v sekci |Prodeje |Doklady k přijaté záloze. Nový doklad k přijaté záloze vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový doklad k přijaté záloze a zobrazí se vstupní maska. Poté postupujete jako při vystavování faktur.

Vydaný doklad k přijaté záloze můžete také vytvořit z nabídky nebo objednávky.

	Obrázek 125: Vzhled standardního panelu nástrojů

6.2 Evidence dokladů k přijaté záloze

V evidenci můžete snadno vyhledávat doklady k přijaté záloze podle Vámi zvolených kritérií. Máte zde rozepsány základní informace o konkrétním dokladu. Pro více informací si stačí daný doklad otevřít. Poté ho můžete i upravit nebo z něj vystavit další doklady.

Na obrázku níže vidíte místo čísla dokladu k přijaté záloze (koncept), který vyjadřuje nevystavení faktury či nekompletní, avšak uložený záznam. Kdykoli můžete pracovat na jeho dokončení. Koncept se vytváří u všech druhů dokladu.

	Obrázek 126: Vzhled standardního panelu nástrojů

6.3 Upravit nebo vystavit jiný účetní doklad

Po otevření dokladu k přijaté záloze se Vám zobrazí vstupní okno, kde jsou rozepsány veškeré údaje. Doklad můžete upravit přidáním nebo odebráním produktů nebo doplněním dalších údajů. Z daného dokladu k přijaté záloze můžete vystavit jedním kliknutím jiné doklady, které se automaticky zaevidují do příslušných evidencí.

 

7. Opravný daňový doklad

Opravný daňový doklad je písemný doklad, kterým věřitel upravuje svoji už dříve vyúčtovanou, ale ještě neuhrazenou pohledávku vůči dlužníkovi. Na základě opravného daňového dokladu je pak výše pohledávky účetně snížena, zvýšena či případně zcela zrušena.

Pojem opravný daňový doklad nahrazuje pojmy "dobropis a vrubopis" od roku 2011, upraveno Zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

7.1 Vystavení opravného daňového dokladu

Vystavit opravný daňový doklad je možné několika způsoby, a to buď z dokladu nebo pomocí tlačítka Nový opravný daňový doklad.

Vystavení z dokladu

1. Přejděte na dokument, ze kterého chcete, aby byl opravný daňový doklad vystaven.

2. Klikněte na tlačítko Vystavit z dokladu a poté vyberte Opravný daňový doklad.

Nový opravný daňový doklad

1. V modulu |Prodeje |Opravné daňové doklady klikněte na tlačítko Nový opravný daňový doklad.

2. Opravný daňový doklad může být vytvořen samostatně nebo i z vystavené faktury (Vystavená faktura - Vystavit z dokladu - Opravný daňový doklad) - v druhém případě jsou propsána všechna data z vystavené faktury a vy je jednoduše můžete jenom změnit (částky).

V případě, že takto provážete původní faktur s opravným daňovým dokladem, bude na něm propsána reference. Upravte si datumy a částky na požadované.

	Obrázek 127: Vložení opravného daň. dokladu

3. Vložte požadované údaje a potvrďte tlačítkem Uložit.

	Obrázek 128: Přehled opravných daň. dokladů

7.2 Uplatnění DPH u opravného daňového dokladu

Nárok na DPH (v případě vrácení peněz) vzniká datem uskutečnění zdanitelného plnění. Proto je DUZP datem rozhodným, na základě kterého se promítne daný opravných daň. doklad do příslušného DPH.

 

8. Přehled stavů zásilek

Pokud používáte funkci napojení na kurýrní služby, je Vám k dispozici možnost sledování zásilek v reálném čase. V modulu |Prodeje |Přehled stavů zásilek najdete seznam faktur, jejichž položky byly odeslány přes kurýrní službu.

Jak napojíte GLS a Zásilkovnu se dozvíte na jednotlivých stránkách.

	Obrázek 129: Přehled zásilek

Prokliknutím číslem faktury či sledovacím číslem zásilky se dostanete na detail konkrétní faktury, ze které byl štítek pro kurýrní službu vytisknut. Poté pomocí ikony "auta" na panelu nástojů můžete zobrazit informace o zásilce. Zde najdete sledovací číslo zásilky, stav a další údaje, které můžete aktualizovat pomocí tlačítka na pravé straně.

Ikona "auta" se zobrazí pouze v případě, že jsou na faktuře obsaženy produkty ze skladu, nikoliv ruční položky.

	Obrázek 130: Tlačítko zásilky na detailu faktury

	Obrázek 131: Informace o zásilce

 

8.1. Barevné označení zásilek

Na přehledu stavu zásilek je označen sloupec "stav balíku" různými barvami. Barvy mají různý význam - viz níže.

	Obrázek 132: Stavy zásilek a jejich barevné označení

 

9. Pracovní příkazy

V modulu |Prodeje |Pracovní příkazy můžete zadat a evidovat pracovní příkazy.

10. Nový pracovní příkaz

1. Pro vytvoření nového pracovního příkazu klikněte na tlačítko Nový pracovní příkaz. Pro úpravu stávajícího pracovního příkazu přejděte na jeho detail.

Do pracovního příkazu jde importovat předem vytvoření kusovník, který může obsahovat informace o produktu, počtu odpracovaných hodin či použitém materiálu. Tato funkce je užitečná například při častém vystavování stejné nabídky (např. automechanik a výměna pneumatik). Více informací najdete v sekci Kusovníky [17]. Všechny tyto informace můžete vyplnit i přímo v pracovním příkazu.

2. Zobrazí se vstupní okno, kam zadejte údaje o zákazníkovi pomocí tlačítka Upravit.

	Obrázek 133: Nový pracovní příkaz

3. Přidat objednaný produkt - pomocí tlačítka Přidat objednaný produkt se zobrazí vstupní okno, ve kterém lze vybrat již existující produkt nebo přidat nový.

	Obrázek 134: Vložit nový produkt

4. Přidat pracovní hodiny - pomocí tlačítka Přidat pracovní hodiny se zobrazí vstupní okno pro zadání odpracovaných hodin za pracovníka.

	Obrázek 135: Přidání pracovních hodin

5. Přidat použitý materiál - pomocí tlačítka Po použití materiálu se zobrazí vstupní okno pro zadání použitého materiálu na daný produkt či službu.

	Obrázek 136: Vložit použitý materiál

6. Vystavení dokumentu - z pracovního příkazu můžete vystavit nabídku, fakturu či vypořádat výdejku.

	Obrázek 137: Vystavení dokumentu z pracovního příkazu

 

10.1. Cenotvorba pracovním příkazem

Z vystaveného pracovního příkazu můžete nejen vypořádat výdejku, ale i vystavit nabídku či fakturu. Při vystavování dokumentů z tohoto dokladu máte několik možností způsobu výpočtu ceny:

	Obrázek 138: Vystavení z dokladu

Specifikace materiálu

Specifikace odpracovaných hodin

 

11. Evidence pracovních výkazů

Evidenci pracovních výkazů najdete na kartě |Prodej |Evidence pracovních výkazů. V záznamu o prodeji v časovém rozpisu lze v závislosti na zvoleném časovém období samostatně zaznamenávat časovou spotřebu na základě obchodních partnerů, zaměstnanců a pracovních příkazů.

Časové využití lze také propojit s projekty, které jste dříve přidali do modulu |Účetnictví |Kódy a nastavení |Projekty.

Chcete-li zadat data do registru použití času, klikněte na požadované datum v kalendáři, vyberte pracovníka, projekt, pracovní postup, typ práce / tarifu a zadejte strávený čas. Na základě konkrétní hodinové sazby a časové náročnosti se automaticky vypočítají celkové časové náklady.

	Obrázek 139: Evidence pracovnách výkazů

11.1 Generovat sestavy pracovního výkazu

1. Klikněte na tlačítko Více... a zvolte možnost Generovat a vytisknout zprávu z časového záznamu.

2 Zobrazí se vstupní okno.

	Obrázek 140: Generování sestavy pracovního výkazu

3. Zvolte typ sestavy. Typ sestavy určuje podle jakého parametru bude sestava generována.

4. Doplňte informace do vstupního okna.

5. Klikněte na tlačítko Spustit a poté na Hlaseni.pdf.

Data z Evidence pracovních výkazů se automaticky přenese do přehledu modulu Přehled a výpočet pracovní doby [12] .

 

12. Přehled a výpočet pracovní doby

Stránka v současné české verzi je ve fázi vývoje.

Děkujeme za pochopení.

V modulu |Prodeje |Přehled a výpočet hodin můžete zkontrolovat vypočtenou časovou spotřebu na základě údajů zadaných v Evidenci pracovních výkazů.

	Obrázek 141: Přehled a výpočet pracovní doby

12.1 Úprava pracovního výkazu

Kliknutím na detail projektu můžete upravovat údaje, které jsou v něm zadané.

	Obrázek 142: Úprava pracovního výkazu

12.2 Operace s pracovními výkazy

Kliknutím na tlačítko Více... přejdete na další operace:

	Obrázek 143: Operace s pracovními výkazy

1. Označit jako dohodnuté/fakturované

Označení výkazu za zpracovaný.

2. Označit jako nedohodnuté

Označení výkazu za nedohodnutý.

3. Spočítat a přenést na vystavené faktury

Pomocí této operace program spočítá a přenese výkaz na fakturu. Objeví se vstupní okno, kam doplňte informace. Poté potvrďte tlačítkem Spočítat a přenést na vystavené faktury, který najdete v dolní části vstupního okna. Následně budete přesměrovaní na vytvoření faktury.

	Obrázek 144: Přenesení výkazu na fakturu

4. Generovat sestavy pracovního výkazu

1. Zobrazí se vstupní okno.

2. Zvolte typ sestavy. Typ sestavy určuje podle jakého parametru bude sestava generována.

3. Doplňte informace do vstupního okna.

4. Klikněte na tlačítko Spustit a poté na Hlaseni.pdf.

 

13. Karta zákazníka

V levé části náhledů prodejních dokumentů jsou zobrazené informace o zákazníkovi ve formě karty zákazníka a přehledu jeho nejdůležitějších statistik.

Kliknutím na jméno nebo název zákazníka se dostanete na jeho kartou a všechny jeho údaje.

	Obrázek 145: Karta zákazníky a jeho nejdůležitější statistiky

Zobrazení karty zákazníka se váže na uživatelská práva. Můžete ji nastavit následovně v |Nastavení |Administrace uživatelů nebo v |Adresář |Uživatelé, kde vyberete konkrétního uživatele a v záložce |Výchozí oprávnění uživatele |Prodeje |přehled statistik zákazníků tuto možnost označíte (viz obrázek 3).

	Obrázek 146: Přehled statistik zákazníků - uživatelská práva

Pokud Vám karta zákazníka překáží v práci, můžete ji dočasně skrýt pomocí křížku v jejím pravém horním rohu. Pro její opětovné zobrazení stačí kliknout na ikonu vedle názvu zákazníka.

	Obrázek 147: Skrýt kartu zákazníka

	Obrázek 148: Znovu zobrazit kartu zákazníka

 

14. Typy práce/tarifů

Přehled a vkládání typů práce je základem pro tvorbu kusovníku či pracovních příkazů. Zde si vytváříte název a hodinovou sazbu za jednotlivé druhy práce.

• více o tvorbě kusovníku zde
• více o tvorba pracovních příkazů zde [9]

 

15. Slevy a prodejní akce

Tato záložka slouží na definování sezónních či jiných slev a akcí. Usnadní Vám práci, protože nemusíte slevy vkládat jednotlivě u každé faktury či jednotlivých produktů.

Nastavit si můžete slevu na konkrétní produkt, skupinu produktů nebo sklad, období od a do určitého data a procento konkrétní slevy.

	Obrázek 149: Vložení slevy

Pokud chcete nastavit více slev či akcí naráz a máte je zaznamenané v tabulkovém souboru (*.xls, *.csv, *.ods), můžete je importovat pomocí návodu zde.

 

15.1. Import sleva prodejních akcí ze souboru

Pokud chcete vložit slevy a prodejní akce pro více produktů, skupin produktů nebo skladů, můžete použít importu dat ze souboru (Excel, CSV nebo ODS). Funkci najdete v modulu |Prodeje |Slevy a prodejní akce skrze tlačítko s dalšími možnostmi Více....

	Obrázek 150: Import sleva a prodejních akcí ze souboru

15.1.1 1. Import údajů

V tomto okně nahrajte daný soubor obsahující slevy k importu a stiskněte tlačítko Další.

	Obrázek 151: Import údajů

15.1.2 2. Kontrola údajů

Po nahrání souboru je třeba namapovat sloupce ze souboru se sekcemi v programu. Z levého okna přesuňte pomocí šipek údaje programu doprava ve stejném pořadí, jako jsou v Excelovém souboru. Pokud chcete údaje z pravého okna odebrat, použijte šipky v opačném směru.

	Obrázek 152: Kontrola údajů

15.1.3 3. Dodatečné údaje

V této sekci můžete určit skupinu zákazníků nebo produktů pro všechny importované slevy a akce, pokud si nepřejete použít určení ze souboru.

	Obrázek 153: Dodatečné údaje

15.1.4 Upozornění

Po dokončení importu se Vám zobrazí sumarizace celého importu, včetně seznamu úspěšných/neúspěšných importů a případně detailnější vysvětlení.

	Obrázek 154: Sumarizace importu po dokončení

 

16. Fakturace odpracovaných hodin

Usnadněte si práci! Pro jednoduchou fakturaci odpracovaných hodin, použijte následující postup.

1. vyplnit druh práce a její hodinovou sazbu |Prodeje |Typy práce/tarifů.

2. vyplnit docházku zaměstnance v |Prodeje |Evidence pracovních výkazů. Nejdůležitější je vyplnit zaměstnance a typ práce, slouží jako základ pro výpočet ceny na faktuře. Dále je možné odpracovaný čas přidělit konkrétnímu zákazníkovi nebo pracovnímu příkazu. 

	Obrázek 155: Vyplnění odpracovaných hodin

3. V |Prodej |Přehled a výpočet hodin budou nevyfakturované hodiny (stav otevřeno). Poté klikněte na Více v horní liště panelu nástrojů a zvolte možnost "Vypočítat a přenést na vystavené faktury".Dále vyberte, jaký typ faktury chcete vytvořit a další informace. 

	Obrázek 156: Přehled odpracovaných hodin a tvorba faktury

4. Prodeje - Faktury - zde si zkontrolujete vytvořenou fakturu nebo koncept. V popisu položek se Vám jednoduše zobrazí tarif práce, zaměstnanec, dny a odpracované hodiny.

	Obrázek 157: Faktura (koncept) vytvořena

 

17. Kusovníky

Kusovníky najdete v modulu |Prodeje |Kusovníky.

Sekce Kusovník je převážně určena pro společnosti, které se zabývají výrobou. Kusovník je dokument, který zachycuje všechny komponenty použité pro výrobu určitého produktu. Slouží jako předpřipravená šablona pro další použití ve faktuře nebo v pracovních příkazech. Lze v nich nastavit například položky, materiál či počet odpracovaných hodin. Na úvodní straně záložky kusovníků se evidují veškeré Vaše kusovníky, které můžete vyhledávat podle konkrétních kritérií z menu.

	Obrázek 158: Tvorba nového kusovníku

Kusovník lze přenést na pracovní příkaz či přidat do faktury (to je možné pouze přímo z faktury v nabídce Více).

Více o tvorbě a využití kusovníku se dozvíte na této stránce.

	Obrázek 159: Přenos kusovníku do Pracovního příkazu

	Obrázek 160: Přidání kusovníku ve faktuře

 

17.1. Tvorba a využití kusovníku

Kusovník je tvořen při výrobě ale i např. v restauraci (viz příklad). Podstatou kusovníku je to, aby veškerý spotřebovaný materiál byl ze skladu odečten a vyrobený produkt (výrobek) do skladu přibyl. Pojďme si vše ukázat na příkladu.

Příklad: Příprava a výroba hamburgeru

1. Tvorba kusovníku - V |Prodeje |Kusovníky a klikněte na tlačítko Vložit nový kusovník, kde vložíte výsledný produkt / výrobek.

V tomto okně určujete, co se vyrábí = výrobek. Do kolonky " Kód produktu / Popis " můžete vložit pouze ty produktu, které mají typ polotovar, výrobek.

Uvnitř samotného kusovníku určíte, co vše tvoří výsledný výrobek / produkt. Patří sem práce a materiál. Jednotlivé součásti / materiál kusovníku tvoříte opět výběrem položek ze skladu. Takové položky musí mít typ produktu materiál, polotovar.

Tvorba kusovníku je jakýmsi vzorem pro další použití. Po uložení kusovníku nedochází k žádným skladovým operacím. Slouží pouze pro evidence a další zpracování. Používá se v případě, že lze odhadnout spotřebu materiálu i práce a množství následného výrobku.

Typy práce/tarifů [14] - přidat pracovní hodiny

Seznam produktů - produkty

2. Přenos na pracovní příkaz - v případě, že správně nastavíte kusovník - definujete materiál a hodiny, při následném použití v pracovním příkazu budete moci automaticky snižovat stav spotřebovaného materiálu a zvyšovat množství hotového výrobku.

Kliknutím na Přenos na pracovní příkaz přeneseme daný materiál i práci do "výroby". Pracovní příkaz a jeho stav ovlivňuje skladové operace.

	Obrázek 161: Vytvoření pracovního příkazu

a) V případě, že jste již přešli k výrobě a materiál je spotřebován (spotřebováván) změňte stav pracovního příkazu. Kliknutím na Nastavit stav na zvolte stav "probíhá realizace", tímto krokem dojde ve skladu k úbytku spotřebovaného materiálu. Po kliknutí na změnu stavu se vám zobrazí nové okno, kde je nutné vybrat zaměstnance. Pokud nepotřebujete přidělovat práci konkrétnímu zaměstnanci, vytvořte si fiktivního a toto povinné pole vyplňte. Doporučujeme zatrhnout také dodatečnou možnost "spotřebovaný materiál se oceňuje metodou průměrných vážených nákladů" (pokud tuto metodu AVCO ocenění skladů využíváte).

O úbytku materiálu se přesvědčte v produktové kartě |Sklad |Produkty záložka Skladové operace (viz níže), či v |Sklad |Skladové operace vyhledejte konkrétní produkt.

	Obrázek 162: Úbytek materiálu na skladě - změna stavu pracovního příkazu na "probíhá realizace"

b) Jakmile je výrobek dokončen, změňte stav na "dokončen". Vyberete datum dokončení výroby a dáte OK. V tomto kroce dojde k navýšení finálního výrobku (v našem případě hamburgeru) na skladě (viz níže).

	Obrázek 163: Navýšení hotového výrobku na skladě - změna stavu pracovního příkazu na "dokončeno"

c) Nyní máte na skladech zaznamenány veškeré pohyby - úbytek spotřebovaného majetku i zvýšení hotového výrobku, tak můžete přejít k prodeji daného výrobku. Použijte tlačítko Vystavit z dokladu.

 

17.2. Automatizace kusovníku a pracovního příkazu

Pokud máte v nabídce výrobky na objednání či sady produktů, můžete použít tuto funkci automatické tvorby pracovního příkazu a následný úbytek materiálu/obsažených produktů na skladě z faktury.

17.2.1 Nastavení daného produktu / sady

Na kartě produktu je nutné nastavit Typ produktu na jeden z následujících:

• výrobek (pokud je to konečný produkt)
• polotovar (pokud bude tento produkt používaný dál pro výrobu

	Obrázek 164: Nastavení produktu / sady

17.2.2 Zapnutí funkce

Zapnutí této funkce najdete v |Nastavení |Nastavení společnosti |Obchodní činnost ve spodní části této sekce pod nadpisem "Dodatečné možnosti".

Zde zašrtkete možnost   Při vystavení faktury/výdejky automaticky vytvořit pracovní příkaz z obsažených komponent výrobeku, pokud výrobek s definovaným kusovníkem z dokladu není skladem.

17.2.3 Kusovník

Pro výše zmíněný produkt je potřeba nastavit kusovník, který se bude skládat z materiálů /polotovarů / jiných produktů tvořící daný výrobek či sadu produktů.

Jak na tvorbu kusovníků najdete v kapitole Tvorba a využití kusovníku [17.1].

17.2.4 Jak to funguje

Díky povolené možnosti z "Nastavení společnosti - Obchodní činnost", se při vyfakturování objednávky s daným výrobkem / sadou automaticky vytvoří pracovní příkaz s daným kusovníkem. Rovněž se automaticky odečtou zásoby na skladě pro "materiál / polotovary" (či produkty ze sady) vystavenou výdejkou.

	Obrázek 165: Konečná faktura s odkazem na pracovní příkaz

 

---
© Eurofaktura s.r.o. 2003-2024