Veškeré záznamy, se kterými v průběhu své práce v programu Eurofaktura pracujete, si můžete přímo exportovat do formátu XLS, PDF, TXT i DOC. Tyto přehledné výstupy se nazývají sestavy.
Kartu
naleznete v horním panelu programu. Sestavy umožňují získat přehledy a statistiky hospodaření Vaší společnosti z celé řady různých hledisek. Lze zde provádět i účetní funkce. Sestavy jsou rozděleny podle potřeby zpracování na Všechny sestavy [1.3] pro individuální zpracování záznamů a Hromadné sestavy [1.4] pro hromadné zpracování záznamů.Pro snadnější přístup k Vámi oblíbeným a často používaným sestavám, klikněte na v pravém horním rohu. Takto označená sestava se Vám bude zobrazovat na úvodní stránce Sestav v seznamu oblíbených.
V menu
je k dispozici další možnost automatického spouštění sestav pro naplánované úlohy. Po aktivaci této možnosti se sestava či úloha bude pravidelně spouštět podle plánu a tiskové výstupy lze poté stáhnout v menu Sestavy nebo výsledky odeslat na zadanou e-mailovou adresu.Tato funkce je k dispozici všem předplatitelům balíčků PREMIUM. Mohou ji využívat zákazníci, kteří chtějí automatizovaně zasílat denní/týdenní/měsíční přehledy o prodeji, příjmech, výdajích, přiznání k DPH, apod. |
Chcete-li povolit automatizaci, vyberte požadovanou sestavu a klikněte na šipku vedle tlačítka
. Z rozbalovací seznam vybereme možnostNastavit automatické spouštění úlohy.
|
V dalším kroku zadejte parametry nebo podmínky, za kterých se bude automatická sestava nebo úloha provádět. Zde je možné zadat dny provedení, možnost odeslání výsledku na konkrétní mail a případně určit, co představují data v sestavě.
|
Přehled všech naplánovaných úloh a zpracování je k dispozici v
.
|
Zde pro Vás připravujeme seznam těch nejpoužívanějších sestav v našem programu Eurofaktura.
Vystavené faktury podle zákazníků [1.3.1.3]Celkový prodej podle zákazníků a jednotlivých produktů [1.3.1.5]Vystavené faktury po zákaznících s cenovým rozdílem (marží) [1.3.1.19]
Zásoby oceněné podle metody FIFO
Zásoby oceněné podle váženého průměru cen
Stav zásob podle LOT čísla
Nakoupené produkty za období
Přehled příjemek za období
Otevřené položky
Pohyby na účtu [1.3.6.2.1.3]Kontrola zaúčtovaných částek DPH
Hlavní kniha analyticky
Obratová předvaha - analyticky s rekapitulací podle tříd [1.3.6.2.3.2]Obratová předvaha - analyticky [1.3.6.2.3.1]Výsledovka - analyticky
Rozvaha - analyticky
Účetní výkazy
V této kapitole se nejen spouští hromadné operace ale také hromadné funkce či přeúčtování.
Automatické uzavírání otevřených položek [1.4.1.1]
Vypočítat a zaúčtovat kurzové rozdíly [1.4.1.2]
Přesun zůstatků z předchozího účetního období [1.4.1.3]
Kontrola vyrovnanosti účetního deníku [1.4.1.6]
Hromadný převod zaúčtovaných záznamů z jednoho na druhý účet [1.4.1.7]
Hromadné odeslání upomínek [1.4.1.9]
Všechny sestavy slouží především pro kontrolu výroby, hospodaření podniku a kontrolu celkové efektivnosti podniku. Výstupy z jednotlivých sestav lze použít např. pro marketing, výrobu nebo pro plánování celkových strategických cílů podniku.
Z výše uvedených předpřipravených sestav lze snadno vytvořit přehledy a tabulky a exportovat do formátu PDF nebo si je můžete upravit podle vašich potřeb ve formátu XLS v programu MS Excel. Podle typu dané sestavy jsou podporovány další formáty, a to např. HTML nebo TXT. Pomocí sestav lze vytvářet např. statistiky produktů odebíraných jedním zákazníkem, ceníky, evidenci přítomnosti zaměstnanců a mnoho dalších.
Každá sestava má stejný hlavní panel s dvěmi záložkami - Spustit a Vygenerované sestavy.
Spustit tato záložka má stejnou funkci jako v dolní části sestavy, pod nastavením parametrů.Vygenerované sestavy obsahují všechny již vygenerované sestavy v minulosti. Jde o pomocnou funkci a snadnější dohledání sestav, které jste si vygenerovali.
|
ProdejeSklad a zásoby [1.3.2]Nákupy [1.3.3]Pokladna [1.3.4]Výpočet mezd a ostatních odměn [1.3.5]Účenictví [1.3.6]Využití systému [1.3.7]
Seznam zákazníků [1.3.1.1]
Ceník produktů [1.3.1.2]
Vystavené faktury podle zákazníků [1.3.1.3]
Vystavené faktury podle zákazníků včetně celkové platby [1.3.1.4]
Celkový prodej podle zákazníků a jednotlivých produktů [1.3.1.5]
Celkový prodej podle zákazníků [1.3.1.6]
Celkový prodej podle produktů [1.3.1.7]
Tato sestava představuje vystavených faktur dle různých kritérií - viz možnosti generování sestavy níže.
|
Ukázka reportu při prodeji produktů se spotřební daní.
|
Více o spotřební dani naleznete v této kapitole. |
Tato sestava představuje podrobný přehled prodejů dle různých kritérií - viz možnosti generování sestavy níže.
|
Ukázka reportu při prodeji produktů se spotřební daní. Je zde detailně rozepsáno, která faktur obsahuje jaký produkt. Dohledáte tedy velmi podrobně konkrétní spotřební daň na produktu, ale i částky celkem za určité období.
|
Více o spotřební dani naleznete v této kapitole. |
Tato sestava (report) je vhodná pro všechny, kteří prodávají zboží (produkty, které nakoupí s účelem jejich prodeje). Tedy zejména pro e-shopy.
|
Vygenerovaná sestava může vypadat následovně.
|
Existuje ještě související sestava s názvem Celkový prodej podle zákazníků se zobrazenou marží [1.3.1.7], kde je marže zobrazena v %.
Je to jedna z velmi z významných kontrolních sestav.
K této sestavě se dostanete i z modulu , kde si vyberete příslušný účet. V horním panelu, vedle stiskněte šipku, která Vám nabídne funkci Pohyby na účtu. Po stisknutí se Vám otevře modul Sestavy a můžete si pohyby na příslušném účtu vygenerovat ve Vámi požadovaném typu souboru.
|
Popis jednotlivých parametrů při vytváření této sestavy:
Příklad zadání v políčku ÚČET: Vyplňte do tohoto pole 3* (hvězdička je zde nutná), poté se Vám v sestavě zobrazí veškeré používané účty z účtové třídy 3. Taková sestava může sloužit jako kniha závazků a pohledávek. |
Sestava podle výše nastavených parametrů vypadá následovně:
|
Zobrazit s dodatečnými položkami (zobrazuje aktuální zůstatek a pořadové číslo) | Na sestavě se zobrazí aktuální konečný zůstatek na daném účtu a číselné označení řádků. |
Zobrazit i uzavřené položky (pohledávka a platba jsou v sestavě společně) | Touto funkcí jsou v sestavě seřazeny spárované platby se závazkem nebo pohledávkou. |
Zobrazit pouze souhrn | Tato možnost je vhodná především při tisku účetních tříd nebo skupin, zobrazí se Vám pouze součty obratů za dané období na účtech (viz Obrázek 3). |
Zobrazit počáteční stav a počáteční zůstatek | |
Obrat za účelem výpočtu počátečního zůstatku nebo pro zahájení účetního období (vložte pokud dané účetní období vychází z dat minulého období) | Při zvolení této možnosti se Vám v součtových řádcích zobrazí navíc obrat za všechny účetní období, od počátku zaúčtování na daný účet (pro snadnější kontrolu a výpočet počátečních a konečných stavů). |
Zobrazit manuální způsob uzavření deníku | Pokud jste v saldokontu uzavřeli účetní transakci ručně (nespárovali s platbou již zaúčtovanou), po výběru této možnosti se Vám takové ruční uzavření položky zobrazí v sestavě. |
Zobrazit pouze tržby v cizí měně | Při výběru pouze této bude sestava obsahovat pouze účetní operací v cizí měně. |
|
Sestavy v této kapitole slouží především ke kontrolní a auditní činnosti při vedení účetnictví. Naleznete zde obratovou předvahu, účetní výkazy a další potřebné.
Tato sestava slouží k průběžné kontrole účetních operací či jako podklad při zpracovávání roční účetní uzávěrky. Obsahuje počáteční stav, obraty za dané účetní období a konečné zůstatky v podrobném členení.
Aby Vám sestava přinesla efektivní informace, dbejte na správný výběr parametrů.
|
Účetní období | Zvolte účetní období, ke kterému se vztahují transakce, které chcete zobrazit v Obratové předvaze. |
Období od / Období do | Zde můžete určit pouze určité časové období v daném účetním období. |
Nákladové středisko | Pokud si třídíte dokumenty podle nákladových středisek, zde vyberte příslušné. |
Počáteční stav účetního deníku | Zvolte otevřený pokud byl účetní deník na začátku období otevřený. Zvolte uzavřený pokud byl uzavřený účetní deník na začátku období (uzavřený účetní deník je převeden do Hlavní knihy a nejsou možné žádné změny, pouze po jeho znovuotevření). |
Stav účetního deníku v období | Zvolte otevřený pokud je účetní deník stále otevřen. Zvolte uzavřený pokud jste účetní deník v průběhu období uzavřeli. |
Měna | Zde zvolíte danou měnu. |
Dodatečné možnosti | Viz níže. |
Jazyková varianta | Sestava Vám nabízí vygenerování v daných jazycích. |
Typ souboru | Zde zvolte příslušný formát cílového souboru. |
Vysvětlení jednotlivých Dodatečných možnosti :
|
Tato sestava slouží k průběžné kontrole účetních operací či jako podklad při zpracovávání roční účetní uzávěrky. Obsahuje počáteční stav, obraty za dané účetní období a konečné zůstatky v podrobném (analytickém) členení.
Obratovou předvahu si můžete vygenerovat dvěma způsoby:
Aby Vám sestava přinesla efektivní informace, dbejte na správný výběr parametrů.
|
Účetní období | Zvolte účetní období, ke kterému se vztahují transakce, které chcete zobrazit v Obratové předvaze. |
Období od / Období do | Zde můžete určit pouze určité časové období v daném účetním období. |
Nákladové středisko | Pokud si třídíte dokumenty podle nákladových středisek, zde vyberte příslušné. |
Počáteční stav účetního deníku | Zvolte otevřený pokud byl účetní deník na začátku období otevřený. Zvolte uzavřený pokud byl uzavřený účetní deník na začátku období (uzavřený účetní deník je převeden do Hlavní knihy a nejsou možné žádné změny, pouze po jeho znovuotevření). |
Stav účetního deníku v období | Zvolte otevřený pokud je účetní deník stále otevřen. Zvolte uzavřený pokud jste účetní deník v průběhu období uzavřeli. |
Měna | Zde zvolíte danou měnu. |
Dodatečné možnosti | Viz níže. |
Jazyková varianta | Sestava Vám nabízí vygenerování v daných jazycích. |
Typ souboru | Zde zvolte příslušný formát cílového souboru. |
Vysvětlení jednotlivých Dodatečných možnosti :
|
Zde si můžete vygenerovat jedny z nejdůležitějších sestav účetnictví - účetní výkazy. Jedná se o finální dokument, který může sloužit jako příloha k přiznání k dani z příjmu (se všemi zákonnými náležitostmi), či k průběžným interním kontrolám.
Účetní období | Zvolte účetní období, ke kterému chcete vytvořit daný účetní výkaz = běžné účetní období. |
Období od / Období do | Tyto pole slouží k ohraničení účetního období. Např. pokud potřebujete v rámci mezitimní účetní závěrky vygenerovat výkazy pouze pro určitou část roku; pokud používáte hospodářský rok atd. |
Účetní období 2 | Zvolte minulé účetní období. |
Minulé období od / Minulé období do | Toto období musí korespondovat se zadaným obdobím výše v poli Období od / do. |
Typ výkazu | Zde si vybíráte druh výkazu - Rozvahu nebo Výkaz zisku a ztráty, který máte v modulu | . Šablony výkazů si lze přizpůsobit na velikost vaší společnosti - mikro, malá, střední, podle toho můžete zvolit v plném, zkráceném či mikro rozsahu.
Nákladové středisko | V případě potřeby si můžete vygenerovat účetní výkaz pouze pro 1 konkrétní nákladové středisko, nebo pro všechna nákladová střediska celkem. |
Druh sestavy | Sestavu si můžete vygenerovat pro celou společnost v celkových hodnotách nebo rozdělenou dle nákladových středisek. Ve druhém případě se účetní výkaz zobrazí pro každé nákladové středisko zvlášť. |
Druh účetního deníku | Doporučujeme využívat vždy všechny druhy účetních deníků. POUZE v případě, že generujete výkazy až po uzavření účetního období, je nutné vyloučit uzavírací účetní deník. Otevřete si tuto roletku a klikněte na označit / odznačit vše, a poté odklikněte “uzavření výsledkových účtů”. |
Šablony výkazů si nahrajete do programu dle návodu v této kapitole Šablony pro import výkazů.
Tato sestava slouží k průběžné kontrole účetních operací či jako podklad při zpracovávání roční účetní uzávěrky. Obsahuje počáteční stav, obraty za dané účetní období a konečné zůstatky sloučené dle jednotlivých účtových skupin.
Pro správně vygenerovanou sestavu, je nejprve potřeba zkontrolovat na účtech nastavení druhu účtu, jak je zobrazeno na obrázku! |
|
Poté, co jsme zkontrolovali správnost údajů na účtech, můžeme spustit generováni sestavy v menu
Před spuštění generování sestavy upravíme příslušná kritéria:
Účetní období | Vybereme požadované účetní období. |
Období od/do | Zadáme období, pro které chceme vygenerovat tuto sestavu. Při generování sestavy budou zohledněny všechny účetní deníky, které jsou zaúčtovány na účtech s druhem účtu "Rozvahový - aktiva" nebo "Rozvahový - pasiva". |
Nákladové středisko | Vybereme nákladové středisko, pro které chceme vygenerovat sestavu. Pokud nevybeme žádné, budou zahrnuty všechny NS. |
Měna | Vybereme měnu, ve které chceme vygenerovat sestavu. |
Zaokrouhlení hodnot | Vybereme, jak chceme aby se hodnoty zaokrouhlili na vygenerované sestavě. |
Jazyková varianta | Z rozbalovacího seznamu vybereme ve kterém jazyku chceme mít sestavu. |
Orientace dokumentu | Vybereme rozvržení tisku vygenerované sestavy. |
Formát souboru | Vybereme formát dokumentu, ve kterém si přejeme vygenerovat sestavu (MS Word, Adobe PDF nebo OpenOffice). |
Po kliknutí na tlačítko
se začne generovat sestava "Rozvaha - analyticky" s údaji z účetních deníků pro účty, které mají nastaven druh účtu na "Rozvahový - aktiva" nebo "Rozvahový - pasiva".
|
|
Příprava ostatních výkazů (Výsledovka - analyticky), viz. Výsledovka - analyticky [1.3.6.2.3.9].
Tato sestava slouží k průběžné kontrole účetních operací či jako podklad při zpracovávání roční účetní uzávěrky. Obsahuje počáteční stav, obraty za dané účetní období a konečné zůstatky sloučené dle jednotlivých účtových skupin.
Pro správně vygenerovanou sestavu, je nejprve potřeba zkontrolovat na účtech nastavení druhu účtu, jak je zobrazeno na obrázku! |
|
Poté, co jsme zkontrolovali správnost údajů na účtech, můžeme spustit generováni sestavy v menu
Před spuštění generování sestavy upravíme příslušná kritéria:
Účetní období | Vybereme požadované účetní období. |
Období od/do | Zadáme období, pro které chceme vygenerovat tuto sestavu. Při generování sestavy budou zohledněny všechny účetní deníky, které jsou zaúčtovány na účtech s druhem účtu "Výsledkový - náklady" nebo "Výsledkový - výnosy" |
Nákladové středisko | Vybereme nákladové středisko, pro které chceme vygenerovat sestavu. Pokud nevybeme žádné, budou zahrnuty všechny NS. |
Měna | Vybereme měnu, ve které chceme vygenerovat sestavu. |
Zaokrouhlení hodnot | Vybereme, jak chceme aby se hodnoty zaokrouhlili na vygenerované sestavě. |
Jazyková varianta | Z rozbalovacího seznamu vybereme v kterém jazyku chceme mít sestavu. |
Orientace dokumentu | Vybereme rozvržení tisku vygenerované sestavy. |
Formát souboru | Vybereme formát dokumentu, ve kterém si přejeme vygenerovat sestavu (MS Word, Adobe PDF nebo OpenOffice). |
Po kliknutí na tlačítko
se začne generovat sestava "Výsledovka - analyticky" s údaji z účetních deníků pro účty, které mají nastaven druh účtu na "Výsledkový - náklady" nebo "Výsledkový - výnosy".
|
|
Příprava ostatních výkazů (Rozvaha - analyticky), viz. Rozvaha - analyticky [1.3.6.2.3.8].
Podporujeme export dat, ikdyž je samozřejmě nejefektivnější zpracovávat účetnictví zcela a kompletně v našem programu.
Možnosti exportu najdete v těchto kapitolách:
Export dokladů je vhodný v případě, že Vy jako podnikatel používáte náš software, ale Vaše účetní pracuje v jiném účetním SW. Většina účetních SW v CZ podporuje export/import dokladů v českém standardizovaném formátu pro elektronickou fakturaci - ISDOC. Pomocí této sestavy můžete požadované faktury vyexportovat vaší účetní a ušetříte tím práci a čas oběma stranám.
Export daňových dokladů vyexportuje pouze doklady, vystaveny v našem účetním SW, nelze tedy exportovat doklady, které byli do Eurofaktury již naimportovány odjinud - takovéto doklady mají v hlavičce (vpravo nahoře) příznak "R" |
Export funguje jednoduše. Vyberete datum, za které chcete vyexportovat doklady, vyberete typ dokladu a popř. i nákladové středisko. Jako dodatečné možnosti lze číslovat jednotlivé doklady v souboru podle jejich prefixů, případně přiložit do konečného souboru ZIP i doklad ve formátu PDF. Stiskněte tlačítko
a po dokončení procesu exportu si stáhněte soubor ZIP.Filtrovací pole Datum od / do reprezentuje pro vystavené faktury a opravné daňové doklady datum DUZP na dokumentu, pro doklady k přijaté záloze je to datum přijetí platby.
|
Stažený ZIP soubor obsahuje veškeré daňové doklady v období ve formátu ISDOC (pro jejich další zpracování), případně i v PDF pro jednoduší náhled.
Tuto funkci najdete v modulu
. Zde můžete vyfiltrovat faktury, které chcete exportovat a poté stačí zvolit tlačítko .Účel tohoto exportu dat je především pro interní použití či pro import do nepodporovaných systémů. |
|
Export dokladů je vhodný v případě, že vy jako podnikatel používáte náš software, ale vaše účetní pracuje v programu Money S3. Poté od vás bude potřebovat doklady buď fyzicky (s ručním přepisem do její databáze) nebo požadované doklady můžete exportovat a ušetříte tím práci a čas oběma stranám.
Export funguje jednoduše. Vyberete období, za které chcete vyexportovat doklady, vyberete typ dokladu a popř. i nákladové středisko. Stiskněte tlačítko
a po dokončení procesu exportu si stáhněte soubor XML.Přijatý zjednodušený daňový doklad (ZDD) nelze exportovat do Money S3. Slouží jako rychlý zápis nákladů do účetnictví, tudíž se předpokládá, že pokud jej zadáváte v Eurofaktuře, zároveň zde i zpracováváte DPH přiznání a kompletní účetní agendu. |
Filtrovací pole Datum od / do mají vždy jiný význam, v závislosti na typu dokladu:
|
Stažený XML soubor poté naimportujete do Money S3 následujícím způsobem - otevřete si záložku Obchod a poté vyberete odpovídající modul, podle toho co chcete importovat (Faktury vystavené / Nabídky / Faktury přijaté / ...). Např. chcete naimportovat vystavené faktury, vyberete tedy "Faktury vystavené", v sekci Data zvolíte XML přenosy -> Import z XML.
V průvodní masce vyberete předdefinované nastavení pro daný doklad (pro faktury je to "_FP+FV") a pokračujete na další stranu stiskem tlačítka "Další".
Na další straně stačí vybrat vstupní soubor. Vstupní soubor je námi vyexportovaný .XML dokument z Eurofaktury. Poté stiskněte tlačítko "Dokončit".
Proces importu dokladů do Money S3 byl zahájen a pro každý doklad vám program zobrazí rychlý náhled importovaného dokumentu, kde se po jeho potvrzení, doklad naimportuje. Po dokončení kompletního importu je vám k dispozici výstupní zpráva s detaily o importovaných souborech (chyby/upozornění/oznámení). Import ukončíte stiskem tlačítka "Zavřít". Data importována do Money S3 je nutné zkontrolovat, import není vždy 100 %.
Export dokladů je vhodný v případě, že Vy jako podnikatel používáte náš software, ale Vaše účetní pracuje v programu Pohoda. Poté od Vás bude potřebovat doklady buď fyzicky (s ručním přepisem do její databáze) nebo požadované doklady můžete exportovat a ušetříte tím práci a čas oběma stranám.
Export funguje jednoduše. Vyberete období, za které chcete vyexportovat doklady, vyberete typ dokladu a popř. i nákladové středisko. Stiskněte tlačítko
a po dokončení procesu exportu si stáhněte soubor XML.Filtrovací pole Datum od / do mají vždy jiný význam, v závislosti na typu dokladu:
|
Stažený XML soubor poté vložíte do Pohody následujícím způsobem - otevřete si záložku Soubor - Datová komunikace - XML import/export.
|
Do vstupního pole (request) vybereme .XML soubor z Eurofaktury a pokračujte na další stranu stiskem tlačítka "Další".
|
Na další straně není potřeba dělat žádné úpravy, tzn. klikneme rovnou na tlačítko "Další". Výsledek daného importu se zobrazí v okně včetně seznamu varování/chyb při importu. Import ukončíme stiskem tlačítka "Dokončit". Data importována do Pohody je nutné zkontrolovat, import není vždy 100 %.
|
Pro potřeby lokální archivace dat do Vašeho počítače můžete exportovat všechna data zadaná do programu pro jednotlivé účetní období. Export dat je dostupný jako sestava v nabídce
.Export účetních dat v sekci , je přístupný i účtům s balíčkem ZDARMA. Díky tomu si můžete stáhnout účetní data i mimo Vaše předplacené období. |
Archivace dat umožňuje připravit účetní data firmy pro kontrolu mimo program a obsahuje výpis klíčových výkazů a další formy dat. |
Můžete exportovat následující data:
Při archivaci prodejních dokladů, pokud máte ve zvoleném účetním období více než 50 000 dokladů zvoleného typu (vystavené faktury, opr. daň. doklady apod.), program exportuje a archivuje data pouze v XML souboru bez vizualizace ve formátu PDF. V takovém případě se PDF exportuje pouze u těch dokumentů, kde byl dokument dříve uložen ve formátu PDF i v databázi (např. dokument byl odeslán e-mailem a na dokumentu je uložena i příloha ve formátu PDF). |
Před exportem dat si vyberte účetní období, za které chcete data exportovat a v jaké jazykové variantě. Poté označte, která data či dokumenty chceme exportovat. Zpracování zahájíme kliknutím na
.
|
Po zpracování program připraví soubor se souhrnem exportovaných dat a soubor s archivovanými daty.
|
Veškeré data všech účetních období (v totožné podobě) najdete v sekci
. Zde také můžete vyexportovat archiv kliknutím na odkaz, jak ukazuje obrázek: Otevře se nová stránka se soubory ze všech dokončených archivací za vybrané účetní období. Ve stejném okně Vám programu rovněž nabídne spustit proces archivace dat znovu, kliknutím na tlačítko
|
Po úspěšném exportu všech potřebných dat, je možné v následném kroku smazat požadované data archivovaného účetního období. |
Tato sestava patří mezi ty, které spuštěním po vygenerování vytvoří určitý předpis či spustí akci.
Zde si můžete buď zkontrolovat upomínky připravené k odeslání Vašim dlužníkům, nebo přímo tyto upomínky ihned odeslat.
Tlačítko pouze simulace znamená,
---