Každá zkušená účetní nebo správný podnikatel ví, že jejich práce je i o přehledech, reportech a hromadných operacích. Chcete vědět, jak si v Eurofaktuře hromadnými operacemi zjednodušit život a jak se s nimi pracuje? Hromadný tisk dokumentů, likvidace, zaúčtování, import či úpravy v zásobách, vše rychle a jednoduše. Tak se na ně pojďme společně podívat!


Pokladna vyber

1. Tisk dokumentů – tuto možnost lze využít jak pro tisk ale i ke stažení více dokumentů. Může sloužit také jako forma zálohování. Pro spuštění hromadného tisku slouží ikona Tisk na přehledu daných dokumentů. Všechny zobrazené dokumenty budou nejdříve staženy do zvoleného formátu a poté k dispozici na tisk či uložení.

2. Tisk příloh faktur přijatých– v případě, že veškeré faktury přijímáte elektronicky, ale potřebujete si je i hromadně tisknout skrz archivaci nebo pouze hromadně uložit za určité časové období, využijte volbu hromadného tisku příloh. Pokud si takové faktury zasíláte do Knihy příchozí pošty a zde je i zpracováváte, vždy se uloží jako příloha u konkrétní přijaté faktury. Potom je jednoduše můžete hromadně stáhnout a vytisknout.
Nákupy – Přijaté faktury – ikona Tisk. Staženy budou pouze faktury s přílohou (ikona kancelářské spony na konci řádku).

UPOZORNĚNÍ: Nelze stáhnout přílohy různých formátů najednou. Před stažením různých druhů příloh je nutné je rozdělit podle jejich formátu. Můžete je vyselektovat až ve výběrovém okně (viz níže).

3. Likvidace plateb z bankovního výpisu – po ručním nebo automatickém importu do Knihy příchozí pošty (výpis zaslán na IČO@eurofaktura.cz, nebo automaticky přenesen z banky pomocí API) máte výpis v přehledu bankovních výpisů. Po otevření konkrétního výpisu a zvolení tlačítka Připravit k likvidaci je možné buď celý výpis zlikvidovat, nebo likvidovat všechny příchozí nebo odchozí platby odděleně. Velkým pomocníkem vám budou tlačítka pro hromadné operace v horní časti okna (viz níže). Označte si automaticky spárované platby (označeny zeleně v pravém sloupci) kliknutím do „checkboxu“ a poté tlačítkem Potvrdit vybrané zlikvidujte. Platby, které nebyly automaticky spárovány, si zlikvidujte ručně.

Již zlikvidovaná platba je na bankovním výpisu označena zeleně ve sloupci „Účel platby“. Pokud jste po likvidaci objevili chybu, není nutné rušit likvidaci celého výpisu a všech plateb. Stačí si pouze daný výpis zobrazit, kliknout na platbu, u které potřebujete likvidaci zrušit a kliknout na Více.

A jak na likvidaci plateb od A do Z? Video můžete shlédnout zde.

4. Kopírování vybraných dokladů (příprava automatických faktur) – v případě, že fakturujete pravidelně za služby (např. hosting, nájem nebo poskytování účetnictví), tato funkce vám pomůže. Označte si veškeré faktury, které chcete zkopírovat (kliknutím na řádky označíte více faktur, nebo klikněte na první fakturu, podržte Shift a klikněte na poslední – budou označeny všechny dokumenty mezi nimi), poté na Více v horním panelu nástrojů a vyberte možnost Hromadné kopírování vybraných dokladů. Můžete vystavit faktury nebo pouze koncepty, které po úpravě hromadně vystavíte. Hromadné vystavení konceptů naleznete opět pod tlačítkem Více.

5. Zaúčtování dokumentů – tato možnost je dostupná napříč programem u veškerých dokladů. Nezaúčtované doklady jsou označeny žlutým čtverečkem před číslem dokladu. Můžete si je také zobrazit při filtrování dokladů podle stavu „nezaúčtováno“. Pro jejich zaúčtování klikněte na Více v panelu nástrojů a zvolte Hromadné zaúčtování dokladů. Program zobrazí nezaúčtované doklady, jejich výběr upravíte, potvrdíte a zaúčtujete.

6. Automatické zaúčtování vystavených faktur– při velkém objemu vystavených faktur vám usnadní práci jejich automatické účtování. Jeho frekvenci si zvolíte v Nastavení – Nastavení společnosti – Účetnictví a pole Automatické účtování vystavených faktur.

7. Import všech produktů a stavu zásob – v případě, že začínáte používat náš program i ve spojení s e-shopem, je vhodné provést import všech zásob do programu. Jednoduše importujte všechny produkty z excel souboru (návod i s příkladem zde).
Poté můžete vložit i jejich stav na skladě vytvořením inventury – Sklad – Fyzická inventura – opět přes vložení a práci s excel souborem. Podrobný návod naleznete zde.

8. Úpravy v zásobách – pokud produkty v našem programu již máte a chcete jim např. hromadně povolit změnu ceny, lze postupovat přes export produktů. Export existujících produktů provedete přes Sklad – Produkty – zelená ikona Excel souboru / příp. tlačítko Více – Export produktů do Excelu. Ve sloupci „Povolit změnu ceny“ vyplňte u produktů, u kterých chcete měnit ceny 1 = ano, změna povolena, nebo 0 = ne, změna nepovolena.
Ve všech vyznačených sloupcích (“Více možností” z produktové karty) lze použít tuto logiku (1 = ano, 0 = ne).

9. Přečíslování dokumentů – pokud se stane, že číselná řada přijatých faktur nebo účetních deníků není úplná, jednoduše jejich číselnou řadu přečíslujte a mějte vše v pořádku. Provedete tak v modulu Sestavy – Přečíslování přijatých faktur nebo Přečíslování účetních deníků. Po vygenerování sestavy se vraťte na přehled faktur přijatých nebo účetních deníků a uvidíte změnu.

10. Přehled průměrných pořizovacích cen – pro jednoduchý přehled průměrných pořizovacích cen produktů podle zvolené metody oceňování použijte sestavu s názvem Zásoby oceněné podle váženého průměru cen nebo Zásoby oceněné podle metody FIFO. Po spuštění sestavy budou vždy přepočítány ceny produktů podle dané metody a zobrazí se vám aktuální průměrné pořizovací ceny. Tento report lze využít pro manažerské rozhodování a nastavení prodejní ceny.

Zaujala vás nějaká sestava či report? Tak směle do toho, přihlašte se do vašeho účtu a vyzkoušejte vše sami!

Leave a Reply